Los procesos financieros más comúnmente automatizados
Los servicios financieros automatizados pueden ahorrar a las organizaciones mucho tiempo y dinero, a la vez que proporcionan un poderoso conocimiento del rendimiento. Sin embargo, muchas organizaciones son reacias a adoptar las tecnologías de automatización debido a las preocupaciones de implementación y a no saber por dónde empezar. En este artículo analizamos algunos de los procesos financieros automatizados más comunes para darle algunas ideas e inspiración para empezar.
Previsiones de gastos
Los presupuestos y las previsiones desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones informadas dentro de cualquier organización. Muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos de previsión manuales, como la cumplimentación de hojas de cálculo genéricas. Otras organizaciones ignoran por completo el proceso, avanzando sin ninguna indicación clara de hacia dónde se dirigen.
Gracias a los instrumentos de servicios financieros automatizados, rentables y fáciles de utilizar, los interesados pueden acceder a las previsiones de gastos y ejecutar nuevos escenarios en tiempo real. Los informes no sólo se basan en los datos más fácilmente disponibles, sino que están libres de los errores comunes en las previsiones preparadas manualmente.
Aplicaciones de inversión
Las solicitudes de inversión y la incorporación de nuevos clientes siempre han sido procesos tediosos y prolongados. Las estrictas regulaciones como el CSC y las leyes contra el lavado de dinero (AML), así como los requisitos para establecer y mantener programas de identificación de clientes basados en el riesgo (CIP) dificultan a los bancos la agilización del proceso de solicitud. Estos procesos no sólo son costosos para los bancos, sino que dan lugar a malas experiencias de los clientes.
Los servicios financieros automatizados tienen una amplia gama de beneficios para procesar las solicitudes de inversión e incorporar nuevos clientes. La automatización de procesos robóticos (RPA) elimina las tareas de revisión manual e introducción de datos mediante la captura de datos de la documentación KYC. Los bancos también pueden agilizar la comunicación con los clientes, notificándoles las decisiones de aplicación y proporcionándoles opciones de autoservicio para agilizar el proceso de forma rentable.
Peticiones de CapEx
El proceso de aprobación del CapEx desempeña un papel importante en el flujo de efectivo de una organización. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones los procesos de aprobación del CapEx son muy ineficientes, ya que requieren que las solicitudes pasen por varios departamentos. Si bien un trabajo de campo significativo puede ser aceptable hasta cierto punto para las grandes compras de activos, no lo es tanto para las compras cotidianas menores, como el equipo de oficina. Además de ser lentos, los procesos de aprobación manual son propensos a errores. No es infrecuente que los empleados calculen mal o envíen las aprobaciones a la parte equivocada.
El proceso de aprobación del CapEx comienza con una solicitud de un activo de capital. La propuesta o solicitud típicamente identifica el activo, el costo y el retorno de la inversión anticipado. A partir de ahí, la solicitud se envía típicamente a la administración. La administración considera la necesidad y determina si el activo está dentro del presupuesto de la organización. Si se aprueba, la solicitud se envía al equipo de adquisiciones para obtener estimaciones y organizar el pago.
Las organizaciones pueden simplificar los procesos de aprobación del CapEx, así como aumentar la eficiencia y la transparencia a través de la automatización. Las solicitudes de aprobación se envían automáticamente a la parte apropiada y se envían recordatorios. El solicitante puede seguir el estado de la propuesta en tiempo real. Con software de gestión de procesos empresariales (BPM)las organizaciones pueden diseñar e implementar fácilmente procesos de aprobación que satisfacen sus necesidades comerciales únicas.
Flujo de trabajo de la factura
Los flujos de trabajo de facturación tradicionales plantean una serie de retos para las organizaciones. En primer lugar, las facturas en papel son lentas y requieren que los empleados pasen mucho tiempo procesándolas. En segundo lugar, las facturas carecen de uniformidad y deben ser analizadas por los seres humanos para identificar la información pertinente, un proceso que también es propenso a errores. Por último, los procesos manuales carecen de transparencia y requieren una amplia contabilidad y conciliación para hacer coincidir las facturas con los pagos.
Con los servicios financieros automatizados, las organizaciones pueden crear un fácil proceso de aprobación de facturas. Las soluciones de automatización pueden extraer los datos relevantes de las facturas y almacenarlos en un depósito central para un fácil acceso en el futuro. Las funciones automatizadas del flujo de trabajo de las facturas, como los procesos de aprobación por correo electrónico, facilitan a los interesados la aprobación de las facturas y los pagos desde cualquier lugar. La automatización también simplifica la contabilidad y la conciliación en la parte posterior.
Sistema de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar (AR) juegan un papel vital para asegurar un flujo de efectivo saludable. Sin embargo, muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos de cuentas por cobrar ineficientes basados en papel. Con estos sistemas, los empleados pasan incontables horas imprimiendo, enviando por correo, copiando y buscando documentos perdidos. De hecho, algunos expertos estiman que con estos ineficientes procesos de RA puede tomar un promedio de hasta 16,3 días para procesar una sola factura.
Muchas organizaciones dudan en cambiar a una solución automatizada de RA, en gran parte porque temen el cambio. Sin embargo, el cambio a un sistema automatizado de cuentas por pagar y cuentas por cobrar es una transición fluida que produce muchos beneficios. La automatización reduce los costos y elimina los costosos errores de introducción de datos y las facturas mal colocadas. Y lo que es más importante, la automatización de la RA hace que las facturas lleguen rápidamente a la persona adecuada en el momento oportuno, lo que ayuda a su organización a recibir los pagos con mayor rapidez.
Auditoría de las cuentas anuales
Las auditorías se encuentran entre los procesos de servicios financieros más repetitivos y que más tiempo consumen. Los procesos de auditoría tradicionales implican el uso de sistemas e instrumentos dispares. Los auditores desempeñan funciones vitales en la identificación de transacciones sospechosas y en la garantía de que las organizaciones cumplen tanto las políticas internas como los reglamentos financieros.
Los servicios financieros automatizados simplifican el proceso de auditoría. Mediante el uso de la APR, las organizaciones pueden reunir y normalizar datos para su uso por los auditores, así como ayudar a la clasificación para las evaluaciones anuales de riesgos. Los auditores también pueden utilizar la automatización para ejecutar controles para las pruebas y crear informes detallados.
Controles automatizados
De acuerdo con Investigación de ForresterEl fraude cuesta a las organizaciones entre 200 y 250 mil millones de dólares anuales. Esto ejerce una presión adicional sobre las organizaciones para que apliquen controles y otras medidas para mitigar el riesgo. Cada vez más organizaciones confían en los controles automatizados por esta razón. Un control automatizado es un mecanismo que hace cumplir las reglas predefinidas cuando se presentan una o más condiciones.
Las organizaciones utilizan controles automatizados por varias razones, además de para controlar el riesgo. También ayudan a garantizar el cumplimiento de la reglamentación. Por ejemplo, para cumplir con reglamentos como el de la ley Sarbanes-Oxley, las organizaciones deben someter a prueba periódicamente los controles fundamentales. Los controles automatizados también reducen los costos de auditoría y cumplimiento, así como mejoran los procesos al eliminar los controles manuales.
Los servicios financieros automatizados ofrecen muchas ventajas y seguirán desempeñando un papel cada vez más importante para ayudar a las organizaciones a hacer frente a los dinámicos desafíos empresariales. ProcessMaker proporciona a la industria líder en código bajo software de gestión de procesos empresariales (BPM) que ha ayudado a organizaciones de todo el mundo a automatizar sus procesos de servicios financieros.
