Automatisierte Finanzdienstleistungen können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen und gleichzeitig aussagekräftige Leistungsdaten liefern. Dennoch zögern viele Unternehmen bei der Einführung von Automatisierungstechnologien, weil sie Bedenken bei der Implementierung haben und nicht wissen, wo sie anfangen sollen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der am häufigsten automatisierten Finanzprozesse, um Ihnen einige Ideen und Anregungen für den Einstieg zu geben.
Ausgabenprognosen
Budgets und Prognosen spielen eine Schlüsselrolle für fundierte Entscheidungen in jedem Unternehmen. Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf manuelle Prognoseverfahren wie das Ausfüllen allgemeiner Tabellenkalkulationen. Andere Unternehmen ignorieren den Prozess ganz und bewegen sich vorwärts, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, wohin sie sich bewegen.
Mit kostengünstigen und benutzerfreundlichen automatisierten Finanzdienstleistungsinstrumenten können die Beteiligten auf Ausgabenprognosen zugreifen und neue Szenarien in Echtzeit durchspielen. Die Berichte basieren nicht nur auf den am leichtesten verfügbaren Daten, sondern sind auch frei von Fehlern, die bei manuell erstellten Prognosen häufig auftreten.
Investitionsanträge
Anlageanträge und die Aufnahme neuer Kunden sind seit jeher mühsame und langwierige Prozesse. Strenge Vorschriften wie KYC- und Anti-Geldwäsche-Gesetze (AML) sowie Anforderungen zur Einrichtung und Aufrechterhaltung risikobasierter Kundenidentifizierungsprogramme (CIP) erschweren es den Banken, den Antragsprozess zu beschleunigen. Diese Prozesse sind nicht nur kostspielig für die Banken, sondern führen auch zu einem schlechten Kundenerlebnis.
Automatisierte Finanzdienstleistungen bieten eine breite Palette von Vorteilen für die Bearbeitung von Investitionsanträgen und die Aufnahme von Neukunden. Die Automatisierung robotergestützter Prozesse (RPA) macht manuelle Überprüfungs- und Dateneingabeaufgaben überflüssig, indem sie Daten aus KYC-Dokumenten erfasst. Banken können auch die Kommunikation mit ihren Kunden optimieren, indem sie sie über Antragsentscheidungen informieren und ihnen Selbstbedienungsoptionen zur Verfügung stellen, um den Prozess kosteneffizient zu beschleunigen.
CapEx-Anträge
Das Genehmigungsverfahren für Investitionsausgaben spielt eine wichtige Rolle für den Cashflow eines Unternehmens. In den meisten Unternehmen sind die Genehmigungsverfahren für Investitionsausgaben jedoch äußerst ineffizient, da die Anträge mehrere Abteilungen durchlaufen müssen. Während dieser Aufwand bei großen Anschaffungen bis zu einem gewissen Grad akzeptabel sein mag, ist dies bei kleineren, alltäglichen Anschaffungen wie Büroausstattung weniger der Fall. Manuelle Genehmigungsverfahren sind nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Mitarbeiter verrechnen oder Genehmigungen an die falsche Stelle weiterleiten.
Das Genehmigungsverfahren für Investitionsausgaben beginnt mit einem Antrag für ein Investitionsgut. In dem Vorschlag oder Antrag werden in der Regel die Anlage, die Kosten und der erwartete ROI angegeben. Von dort aus wird der Antrag in der Regel an das Management weitergeleitet. Die Geschäftsleitung prüft den Bedarf und entscheidet, ob die Anlage in das Budget des Unternehmens passt. Wird der Antrag genehmigt, wird er an das Beschaffungsteam weitergeleitet, das Kostenvoranschläge einholt und die Zahlung veranlasst.
Unternehmen können die Genehmigungsprozesse für Investitionen vereinfachen und durch Automatisierung die Effizienz und Transparenz erhöhen. Genehmigungsanfragen werden automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet und Erinnerungen versandt. Der Antragsteller kann den Status des Vorschlags in Echtzeit verfolgen. Mit Geschäftsprozessmanagement-Software (BPM)können Unternehmen Genehmigungsprozesse einfach entwerfen und umsetzen. Genehmigungsprozesse die ihren individuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.
Workflow für Rechnungen
Herkömmliche Rechnungsabläufe stellen Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Erstens sind papierbasierte Rechnungen langsam und erfordern einen hohen Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Zweitens sind die Rechnungen nicht einheitlich und müssen von Menschen analysiert werden, um relevante Informationen zu identifizieren, ein Prozess, der ebenfalls fehleranfällig ist. Schließlich fehlt es den manuellen Prozessen an Transparenz, und es sind umfangreiche Buchführungs- und Abstimmungsarbeiten erforderlich, um Rechnungen und Zahlungen abzugleichen.
Mit automatisierten Finanzdienstleistungen können Unternehmen ein einfaches Verfahren zur Rechnungsfreigabe schaffen. Automatisierungslösungen können relevante Daten aus den Rechnungen extrahieren und sie in einem zentralen Repository speichern, damit sie in Zukunft leicht zugänglich sind. Automatisierte Rechnungs-Workflow-Funktionen wie E-Mail-Genehmigungsprozesse machen es den Beteiligten leicht, Rechnungen und Zahlungen von überall aus zu genehmigen. Die Automatisierung vereinfacht auch die Buchhaltung und den Abgleich am Ende des Prozesses.
Debitorenbuchhaltungssystem
Die Debitorenbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung eines gesunden Cashflows. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen nach wie vor auf ineffiziente papierbasierte Debitorenprozesse. Mit diesen Systemen verbringen die Mitarbeiter unzählige Stunden mit Drucken, Versenden, Kopieren und der Suche nach verlorenen Dokumenten. Einige Experten schätzen, dass diese ineffizienten AR-Prozesse im Durchschnitt bis zu bis zu 16,3 Tage um eine einzige Rechnung zu bearbeiten.
Viele Unternehmen zögern bei der Umstellung auf eine automatisierte Debitorenbuchhaltung, vor allem weil sie Veränderungen fürchten. Die Umstellung auf ein automatisiertes Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungssystem ist jedoch ein nahtloser Übergang, der viele Vorteile mit sich bringt. Die Automatisierung senkt die Kosten und vermeidet kostspielige Dateneingabefehler und verlegte Rechnungen. Vor allem aber sorgt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dafür, dass die Rechnungen schnell an die richtige Person zur richtigen Zeit weitergeleitet werden und Ihr Unternehmen schneller Zahlungen erhält.
Prüfung der Jahresabschlüsse
Prüfungen gehören zu den sich wiederholenden und zeitaufwändigen Prozessen im Finanzdienstleistungsbereich. Herkömmliche Prüfungsprozesse erfordern den Einsatz unterschiedlicher Systeme und Werkzeuge. Prüfer spielen eine wichtige Rolle bei der Aufdeckung verdächtiger Transaktionen und bei der Sicherstellung, dass Organisationen sowohl die internen Richtlinien als auch die Finanzvorschriften einhalten.
Automatisierte Finanzdienstleistungen vereinfachen den Rechnungsprüfungsprozess. Mithilfe von RPA können Unternehmen Daten für die Verwendung durch Prüfer sammeln und standardisieren sowie bei der Klassifizierung für jährliche Risikobewertungen helfen. Die Prüfer können die Automatisierung auch nutzen, um Kontrollen zu testen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Automatisierte Kontrollen
Nach Angaben von Forrester Forschungkostet Betrug Unternehmen jährlich zwischen 200 und 250 Milliarden Dollar. Dies erhöht den Druck auf die Unternehmen, Kontrollen und andere Maßnahmen zur Risikominderung einzuführen. Aus diesem Grund verlassen sich immer mehr Unternehmen auf automatisierte Kontrollen. Eine automatisierte Kontrolle ist ein Mechanismus, der vordefinierte Regeln durchsetzt, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind.
Unternehmen setzen automatisierte Kontrollen nicht nur aus Gründen der Risikokontrolle ein. Sie helfen auch dabei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Um Vorschriften wie Sarbanes-Oxley einzuhalten, müssen Unternehmen beispielsweise regelmäßig Schlüsselkontrollen testen. Automatisierte Kontrollen senken auch die Kosten für Prüfungen und die Einhaltung von Vorschriften und verbessern die Prozesse durch den Wegfall manueller Kontrollen.
Automatisierte Finanzdienstleistungen bieten viele Vorteile und werden auch in Zukunft eine immer wichtigere Rolle bei der Bewältigung dynamischer Geschäftsanforderungen spielen. ProcessMaker bietet branchenführende Low-Code Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) die Organisationen auf der ganzen Welt dabei geholfen hat, ihre Finanzdienstleistungsprozesse zu automatisieren.
