Comment améliorer l'efficacité des processus

Dans le sillage du COVID-19, les organisations de tous les secteurs d'activité accélèrent leurs initiatives de transformation numérique afin d'accroître leur flexibilité opérationnelle et de stimuler leurs résultats. Mais pour atteindre ces objectifs, il ne suffit pas d'avoir un processus opérationnel bien conçu ou de mettre en œuvre des technologies d'automatisation innovantes. Les organisations doivent avoir un plan pour améliorer l'efficacité des processus.  

Qu'est-ce que l'efficacité des processus ?

L'efficacité des processus est la quantité d'effort nécessaire pour atteindre un objectif commercial. Par exemple, produire un produit ou fournir un service. En ce sens, l'efficacité des processus est une mesure de la performance qui tient compte du temps et des coûts d'exécution d'un processus métier. Pour mesurer l'efficacité des processus, les organisations utilisent généralement une variation de la formule suivante :  

(Valeur des sorties/valeur des entrées) x 100

Tout résultat supérieur à 100 % est considéré comme une valeur ajoutée pour l'organisation. Par exemple, supposons qu'un constructeur automobile emploie 20 travailleurs capables de produire un total d'une voiture par jour. La valeur de la voiture est de 30 000 dollars et le coût de production est de 50 000 dollars. Le processus de production du fabricant fonctionne avec une efficacité de 60 % (30 000 $/50 000 $ x 100). Ce processus n'est pas efficient.

Mais qu'en est-il si les 20 travailleurs peuvent produire 20 voitures par jour avec des coûts de production de 150 000 $ ? Dans ce cas, le processus de production fonctionne avec une efficacité de 400 % (600 000 $/150 000 $ x 100) et il s'agit d'un processus commercial efficace.

Il s'agit évidemment d'un exemple très simplifié d'un processus complexe. En fonction de la complexité d'un processus d'entreprise, il peut y avoir de nombreuses autres mesures pertinentes pour évaluer l'efficacité du processus. Par exemple, il peut être nécessaire de prendre en compte la qualité, l'efficacité des ressources, le temps de production ou le débit.

Les avantages de l'efficacité des processus

L'efficacité des processus est une caractéristique commune des organisations qui réussissent. Les organisations qui parviennent à rendre leurs processus efficaces bénéficient des avantages suivants :

• Augmentation de la productivité. Lorsque les personnes et les machines fonctionnent au maximum de leur efficacité, le débit augmente.
• Amélioration de l'expérience des clients. Des processus inefficaces entraînent des parcours clients fragmentés et frustrants. En assurant des transitions transparentes entre les canaux et en libérant les employés pour qu'ils puissent consacrer plus de temps à aider les clients, on obtient des expériences supérieures.
• Une rentabilité accrue. Les organisations améliorent leurs résultats en augmentant leur production tout en réduisant leurs coûts.
• Réduction des erreurs et amélioration de la conformité. Les processus efficaces s'appuient sur les technologies d'automatisation pour remplacer les tâches manuelles. Cela réduit l'occurrence d'erreurs coûteuses. De plus, lorsque des erreurs se produisent, les organisations ont mis en place des processus pour y remédier.
• Une flexibilité accrue. La pandémie a encore accentué le besoin de flexibilité opérationnelle. Grâce à des processus efficaces, les organisations peuvent s'adapter rapidement en perturbant le moins possible leurs activités.

Améliorer l'efficacité des processus

Bien que le processus d'amélioration de l'efficacité puisse varier d'une organisation à l'autre en fonction de leurs besoins et défis spécifiques, il comprend généralement quatre étapes générales :

1. Cartographie des processus existants

La cartographie des processus est un outil de gestion très efficace utilisé pour représenter visuellement le flux de travail et les participants impliqués dans un processus d'entreprise. Il existe de nombreuses variantes de cartes de processus que vous pouvez utiliser. Parmi les plus courantes, citons les organigrammes, les diagrammes de type swimlane, les cartes de flux de valeur et les diagrammes BPMN. Les parties prenantes peuvent préparer des cartes de processus manuellement en esquissant des diagrammes à la main ou tirer parti d'une solution logicielle de gestion des processus métier (BPM) à faible code, facile à utiliser et dotée d'une capacité de cartographie des processus.

A conforme à BPMN 2.0 offre des avantages supplémentaires au-delà de la cartographie de base des processus. BPMN 2.0 est un système de notation standard ouvert qui est largement reconnu et utilisé dans le monde de la gestion des processus métier. Les utilisateurs peuvent créer des diagrammes BPMN qui peuvent être définis graphiquement, interprétés et exécutés avec un moteur BPMN. Il est ainsi plus facile pour les organisations de mettre en œuvre des améliorations de processus et d'orchestrer leurs processus métier.

2. Identifier les goulots d'étranglement et les domaines à améliorer

À l'aide de votre carte des processus, identifiez ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas dans votre processus d'entreprise existant. Recherchez les goulots d'étranglement dans le processus et discutez des solutions possibles avec les principales parties prenantes. Identifiez les tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps et sont sujettes à des erreurs et réfléchissez à la manière dont vous pouvez mettre en œuvre des technologies d'automatisation pour améliorer l'efficacité du processus.

3. Planifiez votre nouveau processus

Créez une nouvelle carte du processus qui décrit le processus amélioré. Partagez la carte avec les principales parties prenantes et collaborez pour voir s'il existe des approches alternatives et plus efficaces. L'efficacité des processus est un processus continu qui implique des essais et des erreurs. Vous constaterez peut-être que les améliorations ne fonctionnent pas bien dans la pratique ou qu'il existe des solutions plus efficaces et plus rentables. Continuez à mettre en œuvre des améliorations progressives en vous appuyant sur ce que vous apprenez en cours de route.

4. Partager le nouveau processus au niveau de l'organisation

L'efficacité d'un processus ne se limite pas à son diagramme. Les changements doivent être communiqués dans le reste de l'organisation afin que la direction et les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. Grâce à la normalisation, les organisations parviennent à une certaine cohérence dans leurs processus d'entreprise et améliorent leur efficacité, car il y a peu de variations dans l'exécution des tâches.   

Les recherches suggèrent que les organisations qui donnent la priorité à la communication dans l'ensemble de l'organisation sont plus performantes, en particulier lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre des changements liés à l'automatisation. Par exemple, les chefs d'entreprise des organisations ayant mis en place des initiatives d'automatisation réussies sont 7x plus susceptibles que les autres à déclarer qu'ils communiquent les changements lors de la mise en œuvre des efforts d'automatisation.

L'amélioration de l'efficacité des processus offre un large éventail d'avantages qui vont au-delà de la simple amélioration de vos résultats financiers. L'efficacité des processus favorise la santé de l'organisation et permet à la direction et aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. D'innombrables organisations situées dans le monde entier font confiance aux logiciels BPMN 2.0 à faible code primés de ProcessMaker. logiciel BPM pour améliorer l'efficacité de leurs processus métier et transformer leurs activités.