Im Zuge von COVID-19 beschleunigen Unternehmen aller Branchen ihre Initiativen zur digitalen Transformation, um die betriebliche Flexibilität zu erhöhen und ihre Gewinne zu steigern. Um diese Ziele zu erreichen, bedarf es jedoch mehr als nur gut durchdachter Geschäftsprozesse oder der Implementierung innovativer Automatisierungstechnologien. Unternehmen müssen einen Plan zur Verbesserung der Prozesseffizienz haben.
Was ist Prozesseffizienz?
Prozesseffizienz ist der Aufwand, der erforderlich ist, um ein Unternehmensziel zu erreichen. Zum Beispiel die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung. In diesem Sinne ist die Prozesseffizienz ein Maß für die Leistung, das die Zeit und die Kosten für die Ausführung eines Geschäftsprozesses berücksichtigt. Um die Prozesseffizienz zu messen, verwenden Unternehmen in der Regel eine Variante der folgenden Formel:
(Wert der Outputs/Wert der Inputs) x 100
Jedes Ergebnis, das über 100 % liegt, wird als Mehrwert für das Unternehmen betrachtet. Nehmen wir an, ein Automobilhersteller beschäftigt 20 Mitarbeiter, die in der Lage sind, jeden Tag insgesamt 1 Auto zu produzieren. Der Wert des Fahrzeugs beträgt 30.000 $ und die Produktionskosten 50.000 $. Der Produktionsprozess des Herstellers arbeitet mit einem Wirkungsgrad von 60 % ($30.000/$50.000 x 100). Dieser Prozess ist nicht effizient.
Was aber, wenn die 20 Arbeiter 20 Autos pro Tag mit Produktionskosten von 150.000 $ herstellen könnten? In diesem Fall arbeitet der Produktionsprozess mit einem Wirkungsgrad von 400 % (600.000 $/ 150.000 $ x 100) und es handelt sich um einen effizienten Geschäftsprozess.
Dies ist natürlich ein sehr vereinfachtes Beispiel für einen komplizierten Prozess. Je nach Komplexität eines Geschäftsprozesses kann es viele weitere Kennzahlen geben, die für die Messung der Prozesseffizienz relevant sind. So kann es beispielsweise erforderlich sein, Qualität, Ressourceneffizienz, Produktionszeit oder Durchsatz zu berücksichtigen.
Die Vorteile effizienter Prozesse
Effiziente Prozesse sind ein gemeinsames Merkmal erfolgreicher Organisationen. Organisationen, die Prozesseffizienz erreichen, profitieren von den folgenden Vorteilen:
- Erhöhte Produktivität. Wenn sowohl Menschen als auch Maschinen mit höchster Effizienz arbeiten, wird der Durchsatz erhöht.
- Verbesserte Kundenerfahrungen. Ineffiziente Prozesse führen zu fragmentierten und frustrierenden Kundenerlebnissen. Nahtlose Übergänge zwischen den Kanälen und die Freisetzung von Mitarbeitern, die mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben, führen zu besseren Erfahrungen.
- Gesteigerte Rentabilität. Unternehmen steigern ihre Gewinne, indem sie die Produktion erhöhen und gleichzeitig die Kosten senken.
- Weniger Fehler und bessere Einhaltung der Vorschriften. Effiziente Prozesse nutzen Automatisierungstechnologien, um manuelle Aufgaben zu ersetzen. Dadurch wird das Auftreten kostspieliger Fehler verringert. Und wenn doch Fehler auftreten, verfügen die Unternehmen über Verfahren, um sie zu beheben.
- Erhöhte Flexibilität. Die Pandemie hat den Bedarf an betrieblicher Flexibilität noch deutlicher gemacht. Mit effizienten Prozessen können sich Organisationen schnell und mit minimalen Unterbrechungen ihrer Abläufe anpassen.
Verbesserung der Prozesseffizienz
Der Prozess zur Verbesserung der Effizienz kann zwar von Unternehmen zu Unternehmen variieren und hängt von den jeweiligen Bedürfnissen und Herausforderungen ab, umfasst aber in der Regel 4 allgemeine Schritte:
1. Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse
Prozessmapping ist ein hochwirksames Managementinstrument zur visuellen Darstellung des Arbeitsflusses und der an einem Geschäftsprozess beteiligten Personen. Es gibt viele verschiedene Varianten von Prozesslandkarten, die Sie verwenden können. Zu den am häufigsten verwendeten gehören Flussdiagramme, Swimlane-Diagramme, Wertstromkarten und BPMN-Diagramme. Die Beteiligten können Prozesslandkarten manuell erstellen, indem sie die Diagramme von Hand skizzieren, oder eine einfach zu bedienende Low-Code-Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) mit Prozesslandkartenfunktion nutzen.
A BPMN 2.0-konforme BPM-Plattform bietet über die grundlegende Prozessabbildung hinaus weitere Vorteile. BPMN 2.0 ist ein offener Notationsstandard, der in der Welt des Geschäftsprozessmanagements weithin anerkannt und verwendet wird. Benutzer können BPMN-Diagramme erstellen, die grafisch definiert, interpretiert und mit einer BPMN-Engine ausgeführt werden können. Dies erleichtert Unternehmen die Implementierung von Prozessverbesserungen und die Orchestrierung ihrer Geschäftsprozesse.
2. Ermittlung von Engpässen und verbesserungswürdigen Bereichen
Ermitteln Sie anhand Ihrer Prozesslandkarte, was in Ihrem bestehenden Geschäftsprozess gut funktioniert und was nicht. Suchen Sie nach Engpässen im Prozess und besprechen Sie mögliche Lösungen mit den wichtigsten Beteiligten. Identifizieren Sie zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Aufgaben und überlegen Sie, wie Sie Automatisierungstechnologien zur Verbesserung der Prozesseffizienz einsetzen können.
3. Planen Sie Ihren neuen Prozess
Erstellen Sie eine neue Prozesslandkarte, die den verbesserten Prozess abbildet. Tauschen Sie sich mit den wichtigsten Beteiligten aus und prüfen Sie gemeinsam, ob es alternative und effizientere Ansätze gibt. Prozesseffizienz ist ein fortlaufender Prozess, der Versuch und Irrtum beinhaltet. Vielleicht stellen Sie fest, dass die Verbesserungen in der Praxis nicht gut funktionieren oder dass es effizientere und kostengünstigere Lösungen gibt. Führen Sie weiterhin schrittweise Verbesserungen ein und bauen Sie dabei auf den Erkenntnissen auf, die Sie im Laufe der Zeit gewonnen haben.
4. Teilen Sie den neuen Prozess auf der Organisationsebene
Zur Erzielung von Prozesseffizienz gehört mehr als die Erstellung eines Prozessdiagramms. Die Änderungen müssen in der gesamten Organisation kommuniziert werden, damit Management und Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Durch die Standardisierung erreichen Unternehmen Konsistenz in ihren Geschäftsprozessen und steigern die Effizienz, da es bei der Ausführung von Aufgaben kaum Unterschiede gibt.
Die Forschung zeigt dass Unternehmen, die der Kommunikation im gesamten Unternehmen Vorrang einräumen, erfolgreicher sind, insbesondere wenn es um die Umsetzung automatisierungsbezogener Änderungen geht. Zum Beispiel sind Führungskräfte aus Unternehmen mit erfolgreichen Automatisierungsinitiativen 7-mal wahrscheinlicher als andere, dass sie die Änderungen bei der Umsetzung von Automatisierungsmaßnahmen kommunizieren.
Die Verbesserung der Prozesseffizienz bietet eine breite Palette von Vorteilen, die über die bloße Verbesserung Ihres Endergebnisses hinausgehen. Prozesseffizienz unterstützt die Gesundheit der Organisation und befähigt sowohl das Management als auch die Mitarbeiter, ihre beste Arbeit zu leisten. Unzählige Organisationen auf der ganzen Welt vertrauen auf die preisgekrönte BPMN 2.0-konforme Low-Code BPM-Software um die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern und ihr Unternehmen zu transformieren.
