Cómo mejorar la eficiencia de los procesos

A raíz de COVID-19, organizaciones de todos los sectores están acelerando sus iniciativas de transformación digital para aumentar la flexibilidad operativa e impulsar sus resultados. Pero alcanzar estos objetivos implica algo más que tener un proceso de negocio bien diseñado o implantar tecnologías de automatización innovadoras. Las organizaciones deben contar con un plan para mejorar la eficiencia de los procesos.  

¿Qué es la eficiencia del proceso?

La eficiencia del proceso es la cantidad de esfuerzo que se requiere para alcanzar un objetivo empresarial. Por ejemplo, fabricar un producto o prestar un servicio. En este sentido, la eficiencia de los procesos es una medida de rendimiento que tiene en cuenta el tiempo y los costes de ejecución de un proceso empresarial. Para medir la eficiencia de los procesos, las organizaciones suelen utilizar alguna variación de la siguiente fórmula:  

(Valor de las salidas/valor de las entradas) x 100

Cualquier resultado superior al 100% se considera que añade valor a la organización. Por ejemplo, supongamos que un fabricante de automóviles emplea a 20 trabajadores que son capaces de producir un total de 1 coche cada día. El valor del coche es de 30.000 dólares y el coste de producción es de 50.000 dólares. El proceso de producción del fabricante funciona con una eficiencia del 60% (30.000 $/50.000 $ x 100). Este proceso no es eficiente.

Pero, ¿y si los 20 trabajadores pudieran producir 20 coches al día con unos costes de producción de 150.000 dólares? En este caso, el proceso de producción está funcionando con una eficiencia del 400% (600.000 dólares/ 150.000 dólares x 100) y es un proceso empresarial eficiente.

Obviamente, este es un ejemplo muy simplificado de un proceso complicado. Dependiendo de la complejidad de un proceso empresarial, puede haber muchas otras métricas que sean relevantes para medir la eficiencia del proceso. Por ejemplo, puede ser necesario tener en cuenta la calidad, la eficiencia de los recursos, el tiempo de producción o el rendimiento.

Los beneficios de los procesos eficientes

Los procesos eficientes son una característica común de las organizaciones de éxito. Las organizaciones que logran la eficiencia de los procesos experimentan los siguientes beneficios:

• Aumento de la productividad. Si tanto las personas como las máquinas funcionan con la máxima eficiencia, el rendimiento aumenta.
• Mejora de la experiencia del cliente. Los procesos ineficaces dan lugar a recorridos fragmentados y frustrantes para los clientes. Ofrecer transiciones fluidas entre canales y liberar a los empleados para que dediquen más tiempo a ayudar a los clientes da lugar a experiencias superiores.
• Aumento de la rentabilidad. Las organizaciones mejoran sus resultados al aumentar la producción y reducir los costes.
• Reducción de errores y mejora del cumplimiento. Los procesos eficientes aprovechan las tecnologías de automatización para sustituir las tareas manuales. Esto reduce la aparición de costosos errores. Además, cuando se producen errores, las organizaciones disponen de procesos para subsanarlos.
• Mayor flexibilidad. La pandemia ha acentuado aún más la necesidad de flexibilidad operativa. Con procesos eficientes, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente con mínimas interrupciones en sus operaciones.

Mejora de la eficacia de los procesos

Aunque el proceso de mejora de la eficiencia puede variar entre las organizaciones en función de sus necesidades y retos únicos, suele incluir 4 pasos generales:

1. Trazado de los procesos existentes

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión muy eficaz que sirve para representar visualmente el flujo de trabajo y los participantes en un proceso empresarial. Hay muchas variantes de mapas de procesos que se pueden utilizar. Algunos de los más utilizados son los diagramas de flujo, los diagramas de carril de natación, los mapas de flujo de valor y los diagramas BPMN. Los interesados pueden preparar los mapas de procesos manualmente esbozando los diagramas a mano o aprovechar una solución de software de gestión de procesos empresariales (BPM) de bajo código fácil de usar con capacidad de mapeo de procesos.

A plataforma BPM ofrece ventajas adicionales más allá del mapeo básico de procesos. BPMN 2. 0 es un sistema de notación estándar abierto ampliamente reconocido y utilizado en el mundo de la gestión de procesos empresariales. Los usuarios pueden crear diagramas BPMN que pueden definirse gráficamente, interpretarse y ejecutarse con un motor BPMN. Esto facilita a las organizaciones la aplicación de mejoras en los procesos y la orquestación de sus procesos empresariales.

2. Identificar los cuellos de botella y las áreas de mejora

Utilizando su mapa de procesos, identifique lo que funciona bien y lo que no funciona en su proceso empresarial actual. Busque cuellos de botella en el proceso y discuta las posibles soluciones con los principales interesados. Identifique las tareas manuales que consumen mucho tiempo y son propensas a errores, y considere cómo puede implementar tecnologías de automatización para mejorar la eficiencia del proceso.

3. Planifique su nuevo proceso

Cree un nuevo mapa de procesos que represente el proceso mejorado. Comparta el mapa con las principales partes interesadas y colabore para ver si hay enfoques alternativos y más eficientes. La eficiencia de los procesos es un proceso continuo que implica prueba y error. Es posible que descubra que las mejoras no funcionan bien en la práctica o que hay soluciones más eficaces y rentables. Siga aplicando mejoras graduales sobre la base de lo que aprenda en el camino.

4. Compartir el nuevo proceso a nivel de la organización

Lograr la eficiencia de los procesos implica algo más que diagramar un proceso. Los cambios deben comunicarse al resto de la organización para que los directivos y los empleados comprendan sus funciones y responsabilidades. Mediante la estandarización, las organizaciones logran la coherencia de sus procesos empresariales y potencian la eficiencia, ya que hay poca variación en la realización de las tareas.   

Las investigaciones sugieren que las organizaciones que dan prioridad a la comunicación en toda la organización tienen más éxito, especialmente cuando se trata de implementar cambios relacionados con la automatización. Por ejemplo, los líderes empresariales de organizaciones con iniciativas de automatización exitosas son 7 veces más propensos que otras, de comunicar los cambios al implementar los esfuerzos de automatización.

La mejora de la eficiencia de los procesos ofrece una amplia gama de beneficios que van más allá de la simple mejora de los resultados. La eficiencia de los procesos apoya la salud de la organización y permite que tanto la gestión como los empleados hagan su mejor trabajo. Innumerables organizaciones de todo el mundo confían en el galardonado software BPMN 2.0 de bajo código de ProcessMaker. software BPM para mejorar la eficiencia de sus procesos de negocio y transformar sus empresas.