Caractéristiques importantes des systèmes de gestion du flux de documents

La tenue de registres a longtemps été un élément coûteux et long de la gestion des affaires. Chaque entreprise possède une collection de documents qui doivent être organisés et stockés. Les secteurs fortement réglementés doivent faire face à une charge encore plus lourde que leurs homologues d'autres secteurs d'activité. Les documents électroniques prennent rapidement la place du papier, ce qui résout un certain nombre de problèmes, notamment l'espace de stockage physique, l'accès et la récupération. Toutefois, sans une planification minutieuse, même les documents électroniques peuvent être perdus ou rendus inaccessibles. Heureusement, des systèmes avancés de gestion des flux de documents ont été développés pour traiter les documents électroniques à chaque étape de leur cycle de vie, de leur création à leur destruction éventuelle.

Qu'est-ce qu'un système de gestion du flux de documents ?

Presque toutes les entreprises ont déjà mis en place des méthodes de gestion des documents, même si certaines sont plus formelles que d'autres. Les organisations qui ne disposent pas d'un processus normalisé constatent souvent que chaque membre du personnel ou chaque service élabore des méthodes individuelles de stockage des documents, par exemple en les enregistrant sur des postes de travail individuels, en les imprimant et en les classant, ou en les conservant sur un lecteur réseau partagé.
Ces processus informels peuvent entraîner des problèmes lors de la tentative d'accès aux documents sauvegardés, et les recherches d'informations complètes sont presque impossibles. Un système formel de gestion des flux de documents garantit que les personnes autorisées peuvent trouver ce dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin, sans consacrer trop de temps et de ressources au projet. Les systèmes avancés de gestion des flux de documents possèdent des fonctionnalités spécialisées qui permettent d'organiser, d'archiver et de maintenir automatiquement tous les documents de l'entreprise, quel que soit leur format, avec un minimum d'efforts.

Stockage dans le nuage ou stockage sur site

Les systèmes de gestion des flux de documents de haute qualité offrent deux méthodes de stockage des documents : dans le nuage ou dans les locaux. Si vous choisissez un système Cloud, les documents sont décentralisés. Cela permet à tout employé, où qu'il se trouve, d'accéder facilement et instantanément aux documents dont il a besoin. Les utilisateurs ont accès à la fonction de recherche du système, et tous les documents sont disponibles sur Internet. Les employés peuvent récupérer des éléments spécifiques à l'aide de n'importe quel appareil ayant accès à l'internet.

Les systèmes sur site offrent toujours des fonctions de décentralisation, et les employés peuvent rechercher des documents à partir de n'importe quel endroit et appareil ayant un accès à Internet. Toutefois, il peut ne pas être possible de consulter certains documents commerciaux sur Internet, ce qui signifie que cette option n'est pas toujours adaptée aux besoins des entreprises.

Le passage des documents papier à l'enregistrement numérique

Bien que de nombreux documents commencent leur cycle de vie sous forme électronique, beaucoup sont encore créés sur papier. Pour que le stockage, la recherche et la récupération soient efficaces, il faut que tous les documents soient finalement transférés dans un format numérique. Des systèmes avancés de gestion des flux de documents rendent ce processus fluide et sans erreur en offrant des outils d'importation, le contrôle des versions, et bien plus encore. Les documents physiques sont scannés et classés dans le système, ainsi que les télécopies et les courriels, où ils sont organisés de manière à être facilement accessibles pour les besoins d'accès futurs.
Il existe deux méthodes populaires de numérisation des documents :

• Reconnaissance optique de caractères (OCR) - Cette technologie permet de scanner et d'interpréter les données sur papier et de les transmettre à un système numérique. Les métadonnées peuvent être indexées et rendues consultables. Les formulaires peuvent être scannés et stockés dans des formats numériques utiles tels que JSON, XML, des bases de données et autres.
• Reconnaissance intelligente des caractères (ICR) - Le principal inconvénient de l'OCR est l'incapacité à reconnaître les caractères manuscrits. L'ICR a été développé pour remédier à ce problème. Bien que la technologie soit encore imparfaite, elle augmente les capacités de numérisation de votre entreprise.

Les systèmes de gestion des flux de documents sont généralement conçus pour générer des documents numériques, par exemple des PDF ou des DOC, en capturant les métadonnées dans le système de flux de documents. Cela est utile pour diverses applications commerciales, par exemple l'envoi de documents pour signature lorsqu'il est intégré à un logiciel de signature numérique ou la production de documents avec horodatage. Les utilisations courantes sont les commandes de vente, les bons de commande, les contrats et les factures.

Accroître l'efficacité de votre système de gestion des flux de documents

Lorsque vous planifiez la création et la mise en œuvre d'un processus formel de flux de documents, le premier critère à prendre en compte est la simplicité. Concevez un système qui catégorise les documents afin qu'ils puissent être localisés, archivés et éliminés si nécessaire.

Besoin d'idées ? En savoir plus Exemples et logiciels d'automatisation des flux de travail

Le choix d'un système de gestion des flux de documents aura un impact significatif sur l'efficience et l'efficacité de votre processus d'archivage. Choisissez un logiciel qui offre ces caractéristiques clés :

• La possibilité d'attribuer des autorisations d'utilisateur pour la visualisation et/ou la modification de divers documents. Cela vous permet de protéger les informations sensibles, en limitant l'accès selon le principe du besoin d'en connaître.
• Convivial et intuitif, avec suffisamment de souplesse pour évoluer en fonction des besoins de votre entreprise.
• Un plan de sauvegarde des données complet qui garantit la sécurité de vos documents en cas de défaillance du système ou de tout autre incident.
• Comprend des fonctionnalités capables d'entrée et de sortie, permettant l'intégration de documents externes dans le système pour un accès futur, ainsi que la possibilité d'envoyer des documents générés dans le système à des utilisateurs externes.
• Puissante capacité de recherche qui permet des filtres de recherche détaillés, afin que les utilisateurs puissent facilement trouver le document exact dont ils ont besoin.

En fin de compte, toute entreprise peut bénéficier d'un système de gestion des flux de documents de haute qualité. Parmi les avantages universels, citons la mise en place d'un système bureautique pour un bureau sans papier, la réduction des besoins en espace de stockage, la récupération instantanée et décentralisée des documents, la sécurisation des informations sensibles, la sauvegarde pour prévenir la perte de données, les pistes d'audit, le versionnage des documents pour suivre les modifications et les documents générés automatiquement.

Le logiciel de gestion des flux de documents ProcessMaker offre un moyen sûr et facile à gérer d'automatiser les processus de documentation. Il comprend des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d'importer des documents externes et de générer automatiquement des documents internes qui peuvent être archivés pour référence ultérieure ou envoyés à des parties externes.