Die Aufbewahrung von Unterlagen ist seit langem ein teurer und zeitaufwändiger Teil der Geschäftstätigkeit. Jedes Unternehmen hat eine Sammlung von Dokumenten, die organisiert und aufbewahrt werden müssen. In stark regulierten Branchen ist die Belastung sogar noch größer als in anderen Branchen mit vergleichbarer Größe. Elektronische Dokumente ersetzen immer mehr das Papier, wodurch eine Reihe von Problemen gelöst werden, z. B. in Bezug auf den physischen Speicherplatz, den Zugriff und das Wiederauffinden. Ohne sorgfältige Planung können jedoch auch elektronische Dokumente verloren gehen oder auf andere Weise unzugänglich gemacht werden. Glücklicherweise wurden fortschrittliche Systeme zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows entwickelt, um elektronische Dokumente in jeder Phase ihres Lebenszyklus zu verwalten, von der Erstellung bis zu ihrer endgültigen Vernichtung.
Was ist ein Dokumenten-Workflow-Management-System?
Nahezu jedes Unternehmen verfügt bereits über Methoden zur Dokumentenverwaltung, auch wenn einige davon formeller sind als andere. Unternehmen ohne standardisierte Verfahren stellen häufig fest, dass jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung individuelle Methoden zur Speicherung von Unterlagen entwickelt, z. B. das Speichern auf einzelnen Arbeitsstationen, das Ausdrucken und Ablegen oder das Speichern auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk.
Diese informellen Verfahren können zu Problemen führen, wenn versucht wird, auf gespeicherte Dokumente zuzugreifen, und eine umfassende Suche nach Informationen ist nahezu unmöglich. Ein formales System zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows stellt sicher, dass autorisierte Personen das, was sie brauchen, zum richtigen Zeitpunkt finden können, ohne übermäßig viel Zeit und Ressourcen für das Projekt aufwenden zu müssen. Moderne Systeme zur Verwaltung von Dokumenten-Workflows verfügen über spezielle Funktionen, die es ermöglichen, alle Unternehmensdokumente unabhängig von ihrem Format automatisch zu organisieren, zu archivieren und mit minimalem Aufwand zu verwalten.
Cloud-Speicher vs. Vor-Ort-Speicher
Qualitativ hochwertige Systeme zur Verwaltung von Dokumenten-Workflows bieten zwei Möglichkeiten zur Speicherung von Dokumenten: in der Cloud oder vor Ort. Wenn Sie sich für ein Cloud-System entscheiden, sind die Dokumente dezentralisiert. So kann jeder Mitarbeiter an jedem Standort sofort auf benötigte Dokumente zugreifen. Die Benutzer haben Zugriff auf die Suchfunktion des Systems, und alle Unterlagen sind über das Internet verfügbar. Die Mitarbeiter können über jedes Gerät mit Internetzugang bestimmte Elemente abrufen.
Vor-Ort-Systeme bieten nach wie vor Dezentralisierungsfunktionen, und die Mitarbeiter können von jedem Ort und Gerät mit Internetzugang aus nach Dokumenten suchen. Allerdings ist es unter Umständen nicht möglich, einige Geschäftsunterlagen über das Internet einzusehen, was bedeutet, dass diese Option nicht immer für geschäftliche Anforderungen geeignet ist.
Der Übergang von Papierdokumenten zur digitalen Aktenführung
Obwohl viele Dokumente ihren Lebenszyklus als elektronische Aufzeichnungen beginnen, werden viele immer noch auf Papier erstellt. Für eine effektive Speicherung, Suche und Abfrage müssen alle Dokumente schließlich in ein digitales Format überführt werden. Moderne Systeme zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows machen diesen Prozess reibungslos und fehlerfrei, indem sie Import-Tools, Versionskontrolle und vieles mehr bieten. Physische Dokumente werden gescannt und im System kategorisiert, ebenso wie Faxe und E-Mails, wo sie so organisiert werden, dass sie für künftige Zugriffe leicht zugänglich sind.
Es gibt zwei gängige Methoden zur Digitalisierung von Unterlagen:
- Optische Zeichenerkennung (OCR) - Diese Technologie ermöglicht es, Daten auf Papier zu scannen, zu interpretieren und an ein digitales System weiterzuleiten. Metadaten können indiziert und durchsuchbar gemacht werden. Formulare können gescannt und in nützlichen digitalen Formaten wie JSON, XML, Datenbanken und ähnlichem gespeichert werden.
- Intelligente Zeichenerkennung (ICR) - Der größte Nachteil von OCR ist die Unfähigkeit, handschriftliche Zeichen zu erkennen. ICR wurde entwickelt, um dieses Problem zu lösen. Obwohl die Technologie noch unvollkommen ist, erweitert sie die Scanmöglichkeiten Ihres Unternehmens.
Systeme zur Verwaltung von Dokumenten-Workflows sind in der Regel so konzipiert, dass sie digitale Dokumente, z. B. PDFs oder DOCs, durch Erfassung von Metadaten im Workflow-System erzeugen. Dies ist für eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen nützlich, z. B. für das Versenden von Dokumenten zur Unterschrift, wenn sie in eine Software für digitale Signaturen integriert sind, oder für die Erstellung von Aufzeichnungen mit Zeitstempeln. Zu den üblichen Anwendungen gehören Kundenaufträge, Bestellungen, Verträge und Rechnungen.
Steigern Sie die Effektivität Ihres Document Workflow Management Systems
Bei der Planung der Erstellung und Implementierung eines formalen Dokumenten-Workflow-Prozesses ist das Hauptaugenmerk auf Einfachheit zu richten. Entwerfen Sie ein System, das die Dokumente so kategorisiert, dass sie bei Bedarf gefunden, archiviert und entsorgt werden können.
Brauchen Sie Ideen? Lesen Sie mehr Beispiele für Workflow-Automatisierung & Software
Die Wahl eines Systems zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows hat einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Effektivität Ihrer Aktenführung. Wählen Sie eine Software, die diese wichtigen Funktionen bietet:
- Die Möglichkeit, Benutzerberechtigungen für die Anzeige und/oder Bearbeitung verschiedener Dokumente zu vergeben. Auf diese Weise können Sie sensible Informationen schützen und den Zugriff auf einer Need-to-know-Basis beschränken.
- Benutzerfreundlich und intuitiv, mit genügend Flexibilität, um sich den veränderten Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
- Umfassender Plan zur Datensicherung, der gewährleistet, dass Ihre Dokumente im Falle eines Systemausfalls oder eines anderen Missgeschicks sicher sind.
- Enthält Funktionen, die sowohl die Eingabe als auch die Ausgabe von Dokumenten ermöglichen, so dass externe Dokumente in das System integriert werden können, um später darauf zugreifen zu können, und dass es möglich ist, innerhalb des Systems erstellte Dokumente an externe Benutzer zu senden.
- Leistungsstarke Suchfunktion mit detaillierten Suchfiltern, so dass die Benutzer genau das Dokument finden können, das sie benötigen.
Letztlich kann jedes Unternehmen von einem hochwertigen Dokumenten-Workflow-Management-System profitieren. Zu den universellen Vorteilen gehören die Implementierung eines Büroautomatisierungssystems für ein papierloses Büro, ein geringerer Bedarf an Speicherplatz, ein sofortiger dezentraler Abruf von Dokumenten, die Sicherung sensibler Informationen, Backups zur Verhinderung von Datenverlusten, Prüfpfade, die Versionierung von Dokumenten zur Verfolgung von Änderungen und automatisch generierte Dokumente.
Die ProcessMaker-Software für das Management von Dokumenten-Workflows bietet eine sichere und einfach zu verwaltende Möglichkeit zur Automatisierung von Dokumentationsprozessen. Dazu gehören Funktionen, die es Anwendern ermöglichen, externe Dokumente zu importieren und automatisch interne Dokumente zu generieren, die zur späteren Verwendung archiviert oder an externe Parteien gesendet werden können.