Características importantes de los sistemas de gestión del flujo de trabajo de documentos

El mantenimiento de registros ha sido durante mucho tiempo una parte costosa y lenta de hacer negocios. Cada empresa tiene una colección de documentos que deben ser organizados y almacenados. Las industrias fuertemente reguladas se enfrentan a una carga aún mayor que otras de tamaño similar en otras líneas de trabajo. Los documentos electrónicos están sustituyendo rápidamente al papel, lo que resuelve una serie de problemas, como el espacio físico de almacenamiento, el acceso y la recuperación. Sin embargo, sin una planificación cuidadosa, incluso los documentos electrónicos pueden perderse o hacerse inaccesibles de otra manera. Afortunadamente, se han desarrollado sistemas avanzados de gestión del flujo de trabajo de los documentos para manejar los documentos electrónicos en todas las etapas de su ciclo de vida, desde su creación hasta su eventual destrucción.

¿Qué es un sistema de gestión del flujo de trabajo de documentos?

Casi todas las empresas tienen ya métodos de gestión de documentos, aunque algunos son más formales que otros. Las organizaciones que no cuentan con un proceso normalizado suelen descubrir que cada funcionario o departamento desarrolla métodos individuales de almacenamiento de registros, por ejemplo, guardándolos en estaciones de trabajo individuales, imprimiéndolos y archivándolos o manteniéndolos en una unidad de red compartida.
Estos procesos informales pueden dar lugar a problemas cuando se intenta acceder a los documentos guardados, y las búsquedas exhaustivas de información son casi imposibles. Un sistema formal de gestión del flujo de trabajo de documentos garantiza que las personas autorizadas puedan encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan, sin dedicar tiempo y recursos excesivos al proyecto. Los sistemas avanzados de gestión del flujo de trabajo de documentos tienen características especializadas que permiten organizar, archivar y mantener automáticamente todos los documentos de la empresa, independientemente de su formato, con un esfuerzo mínimo.

Almacenamiento en la nube vs. Almacenamiento en las instalaciones

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo de documentos de alta calidad ofrecen dos métodos de almacenamiento de documentos: en la Nube o en el local. Si se elige un sistema en la Nube, los documentos se descentralizan. Esto facilita a cualquier empleado en cualquier lugar el acceso a los documentos necesarios de forma instantánea. Los usuarios tienen acceso a la función de búsqueda del sistema, y todos los registros están disponibles a través de Internet. Los empleados pueden recuperar elementos específicos utilizando cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Los sistemas in situ siguen ofreciendo funciones de descentralización, y los empleados pueden buscar documentos desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a Internet. Sin embargo, tal vez no sea posible ver algunos registros comerciales por Internet, lo que significa que esta opción no siempre es adecuada para las necesidades de las empresas.

La transición de los documentos en papel a los registros digitales

Aunque muchos documentos comienzan su ciclo de vida como un registro electrónico, muchos siguen siendo creados en papel. Para que el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación sean eficaces, es necesario que todos los documentos se trasladen finalmente a un formato digital. Los sistemas avanzados de gestión del flujo de trabajo de documentos hacen que este proceso sea fluido y libre de errores, ofreciendo herramientas de importación, control de versiones y más. Los documentos físicos se escanean y se clasifican en el sistema, junto con los faxes y los correos electrónicos, donde se organizan de forma que estén fácilmente disponibles para futuras necesidades de acceso.
Hay dos métodos populares de digitalización de registros:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) - Esta tecnología permite escanear e interpretar datos en papel y pasarlos a un sistema digital. Los metadatos pueden ser indexados y se pueden hacer búsquedas. Los formularios pueden ser escaneados y almacenados en formatos digitales útiles como JSON, XML, bases de datos y similares.
• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) - El principal inconveniente del OCR es la incapacidad de reconocer los caracteres escritos a mano. El ICR se desarrolló para abordar este problema. Aunque la tecnología es todavía imperfecta, se añade a las capacidades de escaneo de su empresa.

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo de los documentos suelen estar diseñados para generar documentos digitales, por ejemplo, PDF o DOC, mediante la captura de metadatos en el sistema de flujo de trabajo. Esto es útil para diversas aplicaciones empresariales, por ejemplo, el envío de documentos para su firma cuando se integran con un software de firma digital o la producción de registros con sellos de tiempo. Entre los usos más comunes figuran los pedidos de venta, las órdenes de compra, los contratos y las facturas.

Aumentar la eficacia de su sistema de gestión del flujo de trabajo de documentos

A la hora de planificar la creación y aplicación de un proceso formal de flujo de trabajo documental, la consideración primordial es la simplicidad. Diseña un sistema que categorice los documentos para poder localizarlos, archivarlos y desecharlos cuando sea necesario.

¿Necesitas ideas? Lea más ejemplos de automatización del flujo de trabajo y software

Su selección de un sistema de gestión del flujo de trabajo de documentos tendrá un impacto significativo en la eficiencia y eficacia de su proceso de registro. Elija un software que ofrezca estas características clave:

• La capacidad de asignar permisos de usuario para ver y/o editar varios documentos. Esto le permite proteger la información confidencial, restringiendo el acceso en base a la necesidad de conocerla.
• Fácil de usar e intuitivo, con suficiente flexibilidad para cambiar según las necesidades de su empresa.
• Un completo plan de respaldo de datos que asegura que sus documentos estén seguros en caso de una falla en el sistema u otro contratiempo.
• Incluye características capaces de entrada y salida, que permiten incorporar al sistema papeleo externo para un futuro acceso, así como hacer posible el envío de documentos generados dentro del sistema a usuarios externos.
• Poderosa capacidad de búsqueda que permite filtros de búsqueda detallada, para que los usuarios puedan localizar fácilmente el documento exacto que necesitan.

En última instancia, cualquier empresa puede beneficiarse de un sistema de gestión del flujo de trabajo de documentos de alta calidad. Las ventajas universales incluyen la implementación de un sistema de automatización de oficinas para una oficina sin papeles, la reducción de la necesidad de espacio de archivo, la recuperación descentralizada instantánea de documentos, la seguridad de la información confidencial, el respaldo para la prevención de la pérdida de datos, las pistas de auditoría, la creación de versiones de los documentos para rastrear los cambios y los documentos generados automáticamente.

El software de gestión de flujos de trabajo de documentos de ProcessMaker proporciona una forma segura y fácil de gestionar para automatizar los procesos de documentación. Incluye funciones que permiten a los usuarios importar documentos externos y generar automáticamente documentos internos que pueden ser archivados para futuras referencias o enviados a terceros.