Automatisierungslösungen versetzen Unternehmen in die Lage, ineffiziente manuelle Prozesse zu ersetzen. Zu den zeit- und kostenintensivsten gehören Genehmigungsverfahren. Dazu gehören branchenübergreifende Aufgaben wie Rechnungsstellung und Bestellungen sowie unternehmensspezifische Genehmigungsprozesse.
Diese Genehmigungsprozesse sind nicht nur ineffizient, sondern verursachen auch hohe versteckte Kosten. In diesem Blogbeitrag werden wir einige der Kosten manueller Genehmigungsprozesse genauer untersuchen. Anschließend werden wir uns wichtige Elemente eines automatisierten Prozess-Workflows ansehen, wie man sie erstellt und einige Tipps für die Auswahl von Software für Genehmigungsprozesse geben.
Die wahren (und versteckten) Kosten eines manuellen Genehmigungsverfahrens
Die tatsächlichen Kosten manueller Genehmigungsverfahren setzen sich aus drei verschiedenen Arten von Ausgaben zusammen: direkte, indirekte und versteckte. Direkte Kosten sind harte Kosten wie Büromaterial (z. B. Stifte, Toner), Versandkosten und sogar Lagerkosten für die Sicherung umfangreicher Unterlagen. Indirekte Kosten sind die immateriellen Kosten des Genehmigungsverfahrens. Dazu gehören Dinge wie die administrative Unterstützung für das Füllen von Umschlägen und die Dateneingabe.
Und dann sind da noch die versteckten Kosten eines Genehmigungsverfahrens. So ist es nicht ungewöhnlich, dass Kunden manuelle Rechnungen verspätet bezahlen oder dass Bestellungen ohne die Genehmigung eines Vorgesetzten tage- oder wochenlang aufgeschoben werden. In der Zwischenzeit können Unternehmen Cashflow-Probleme bekommen und andere Rechnungen nicht bezahlen. Oder ein Projekt kann sich verzögern, weil die Buchhaltung keine Genehmigung für die Bezahlung eines Lieferanten erhalten konnte.
Vielen Unternehmen fehlt das Verständnis für die tatsächlichen Kosten ihrer Genehmigungsverfahren. Der Grund dafür ist, dass es schwierig sein kann, selbst die harten Kosten zu ermitteln. Nehmen wir zum Beispiel einen Büroangestellten, der mehrere Aufgaben wahrnimmt. Um die Kosten zu berechnen, müssten wir den prozentualen Anteil seiner oder ihrer Zeit kennen, der auf einen bestimmten Genehmigungsprozess entfällt.
Anhand einiger Statistiken können wir uns einen Überblick über die durchschnittlichen Kosten bestimmter Genehmigungsverfahren verschaffen. Bedenken Sie das:
- Nach Angaben des APQC liegen die die durchschnittlichen Kreditorenbuchhaltungskosten pro bearbeiteter Rechnung bei 7,75 $.eine Zahl, die von den leistungsstärksten Unternehmen erheblich verzerrt wird. Die leistungsschwächsten Unternehmen geben im Durchschnitt 12,44 $ pro bearbeitete Rechnung aus.
- Nach Angaben des Center for Advanced Procurement Strategy (CAPS)liegen die durchschnittlichen Kosten pro Bestellung je nach Branche und Marktsegment zwischen 50 und 1.000 Dollar.
Wenn man sich diese Zahlen ansieht, wird deutlich, wie sehr ineffiziente manuelle Prozesse den Gewinn eines Unternehmens schmälern. Glücklicherweise können Unternehmen durch die Automatisierung von Genehmigungsprozessen ihre Kosten erheblich senken.
Wichtige Elemente
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und Herausforderungen. Es gibt mehrere Kernkomponenten eines automatisierten Genehmigungsprozesses:
- Einreichungen. Der Genehmigungsprozess beginnt mit einer Art Antrag oder Vorlage (z. B. einer Bestellung).
- Zulassungsrouting. Legen Sie fest, wer für die Freigabe des Antrags zuständig ist und dass die Anträge automatisch an diese Person weitergeleitet werden.
- Berechtigungen. Weisen Sie jedem Benutzer Berechtigungsebenen zu und entscheiden Sie, wer Beiträge bearbeiten oder genehmigen darf.
- Fälligkeitstermine und Benachrichtigungen. Um die Effizienz eines Arbeitsablaufs zu erhöhen, sollten Fristen für die Genehmigung festgelegt und automatisch Benachrichtigungen/Erinnerungen versandt werden.
- Aufzeichnungen und Protokolle. Durch die Automatisierung können Unternehmen Aufzeichnungen über den Genehmigungsprozess führen, was die Transparenz und die Einhaltung der Vorschriften durch einen Prüfpfad verbessert.
Wie man ein Genehmigungsverfahren gestaltet
Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Genehmigungsverfahrens besteht darin, den Prozess vollständig abzubilden. Die Abbildung von Geschäftsprozessen wird verwendet, um einen bestimmten Prozess visuell darzustellen, die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben detailliert zu beschreiben und Hinweise darauf zu geben, wie der Fortschritt gemessen werden kann.
Beachten Sie, dass es bei Workflows für Genehmigungsprozesse in der Regel nur zwei Endpunkte gibt: Genehmigung oder Ablehnung. Dennoch gibt es in der Regel viele Schritte, die ausgeführt werden müssen, um von Punkt A zu Punkt B zu gelangen. Listen Sie jeden Schritt zwischen der Einreichung und der Genehmigung oder Ablehnung auf und nehmen Sie ihn in Ihre Karte auf. Identifizieren Sie die Beteiligten und ihre Zuständigkeiten. Geben Sie an, welcher Beteiligte befugt ist, jeden Schritt zu genehmigen.
Überlegen Sie, ob automatische Genehmigungen oder Ablehnungen zulässig sind, wenn ein Antrag innerhalb bestimmter Parameter liegt. Für Entscheidungen, die eine menschliche Interaktion erfordern, muss es klare Wege geben. So müssen beispielsweise Kaufanträge, die unter einem bestimmten Betrag liegen, nur von einem Abteilungsleiter genehmigt werden. Bei Anträgen, die diesen Betrag überschreiten, könnten Sie den Antrag automatisch an einen anderen Vorgesetzten oder eine andere Abteilung weiterleiten.
Schließlich sollten Sie überlegen, wie Ihr Genehmigungsverfahren mit anderen Verfahren zusammenpasst. Mit anderen Worten: Wie wird ein Antrag ausgeführt, sobald er genehmigt wurde? Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) macht es Unternehmen leicht, das große Ganze zu sehen und alle Prozesse zu optimieren.
Automatisierung des Genehmigungsprozesses mit Workflow-Software
Der effizienteste Weg, einen Genehmigungsprozess zu entwerfen, zu testen und zu implementieren, ist mit Workflow-Software. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Genehmigungssoftware zu ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass sie die folgenden Funktionen bietet:
- Anpassungen. Die Gestaltung eines Prozesses erfordert definierte und wiederholbare Schritte. Ihre Software sollte ein intuitives Design haben, das es einfach macht, eine unbegrenzte Anzahl von Schritten zu erstellen.
- Prüfung. Bevor Sie Ihren Genehmigungsprozess-Workflow einrichten, sollte Ihre Software es Ihnen ermöglichen, den Prozess zu validieren, um unterbrochene Pfade oder unendliche Logikschleifen zu identifizieren.
- Genehmigungsbasiertes Routing. Leiten Sie Anfragen an den zuständigen Akteur weiter.
- Schablonen. Mithilfe von Vorlagen lassen sich Arbeitsabläufe für bestimmte Anwendungsfälle leicht erstellen, ohne dass man bei Null anfangen muss.
- Genehmigung per E-Mail. Ermöglicht es den Beteiligten, schnelle Entscheidungen zu treffen, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
- E-Mail-Benachrichtigungen. Benachrichtigt die Beteiligten über einen neuen Antrag oder die Genehmigung/Ablehnung eines Antrags, um sofortiges Handeln zu ermöglichen.
- Buchführung. Erstellt einen Prüfpfad, indem detaillierte Aufzeichnungen über Genehmigungsanträge geführt werden.
ProcessMaker ist low-code workflow-Software mit der Sie Genehmigungsprozesse mit Hilfe einer der vielen eingebauten anpassbaren Vorlagen oder von Grund auf neu erstellen können. Organisationen auf der ganzen Welt haben die Software von ProcessMaker eingesetzt, um die Effizienz ihrer Genehmigungsprozesse zu verbessern und gleichzeitig die Kosten erheblich zu senken.
