Comment créer un diagramme de flux de travail

Dans le monde des affaires, peu de maximes ont plus de poids que "une mauvaise planification entraîne une mauvaise exécution". Comme bastion contre l'échec des processus, les organisations se tournent vers les diagrammes de flux de travail pour les aider à planifier leur réussite.

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?

Pensez à un diagramme de flux de travail comme à une liste d'instructions d'assemblage séquençant chaque étape nécessaire pour aller du point A au point Z. Un diagramme de flux de travail met en lumière chaque action impliquée dans un processus. Au lieu de mener les affaires dans le vide, cet outil permet de cartographier la séquence des étapes discrètes impliquées. Il sert d'aide visuelle pour identifier la personne, l'équipe ou la technologie responsable de la réalisation de chaque tâche.

L'un des principaux principes de la gestion des processus est un appétit constant pour l'amélioration, et les diagrammes de flux de travail sont un élément clé de sa réussite. La pratique fait appel à un kaizen un état d'esprit qui consiste à rechercher constamment des moyens d'améliorer les processus. Les diagrammes de flux de travail offrent une vue très claire des tâches spécifiques impliquées dans chaque processus, ce qui vous donne les informations nécessaires pour modifier et ajuster en permanence les processus afin de trouver la solution la plus rationnelle. Alors, comment commencer à concevoir un diagramme de flux de travail ?

Les 6 étapes de la création d'un diagramme de flux de travail performant

Vous pouvez commencer votre premier diagramme de flux de travail en suivant ces six étapes faciles. 

1. Choisissez le processus

Commencez par un processus qui est extrêmement important pour le fonctionnement de votre entreprise. Comment une solide compréhension de ce processus peut-elle apporter une nouvelle valeur à votre organisation ? Y a-t-il trop de goulots d'étranglement pour obtenir l'autorisation de lancer de nouvelles itérations ou des correctifs de service ? Perdez-vous d'importantes affaires parce que votre équipe de vente est surchargée par trop de tâches manuelles nécessaires pour finaliser un accord ? Peut-être que votre département des ressources humaines est trop submergé par des tâches routinières et qu'il perd les meilleurs talents à un rythme alarmant ? qu'il se prive des meilleurs talents à un rythme alarmant.. Choisissez un processus qui est essentiel à la réussite de votre offre principale.

2. Identifier clairement les points de départ et d'arrivée

Vous ne pouvez pas aller du point A au point Z sans savoir où ils se trouvent. Définir l'objectif final est tout aussi important que le projet lui-même : en fait, de nombreux projets ne franchissent même pas cette étape critique. Selon une étude de premier plan sur la gestion de projet, 37% des projets échouent parce que les équipes n'ont pas réussi à définir des objectifs clairs dès le départ.

3. Effectuer un examen approfondi des étapes spécifiques du processus choisi.

Commencez par recueillir des informations auprès de chaque service et de chaque personne impliquée dans le processus. Apprenez les les tenants et aboutissants de l'analyse du flux de travail. Dans ce cas, il est essentiel de sortir du cadre de la C-Suite. Lorsque Kellogg's a voulu lancer une nouvelle gamme de snacks sains pour les enfants, elle ne s'est pas contentée d'interroger les spécialistes du marché, les enfants, les parents et les médecins. Ils ont interrogé les concierges des écoles - ceux qui sont vraiment en première ligne pour savoir quels déjeuners sont les plus populaires et lesquels finissent à la poubelle. Faites un zoom arrière et recueillez les idées de tout le mondeFaites un zoom avant et recueillez les avis de tout le monde, y compris des membres de l'équipe qui se trouvent dans les tranchées quotidiennes et qui sont les premiers à gérer les processus.

4. Recadrez vos conclusions pour les centrer sur vos objectifs principaux. 

Vous voulez que votre diagramme de flux de travail soit complet, mais ne le laissez pas devenir un labyrinthe de tâches sinueuses et difficiles à déchiffrer. Consolidez et hiérarchisez les résultats de l'étape 3 pour vous assurer que chaque tâche contribue à l'objectif principal défini à l'étape 1. N'ayez pas peur de supprimer les redondances, les poids morts ou les étapes inutiles - plus votre diagramme sera clair et rationalisé, plus vous aurez de chances de réussir. 

5. Concevoir le diagramme de flux de travail

Bien que le dos d'une serviette de table soit un peu contrariant, vous pouvez schématiser le processus n'importe où. Utilisez un stylo et du papier ou tournez-vous vers un logiciel de modélisation de flux de travail facile à utiliser. Des plates-formes conviviales comme ProcessMaker permettent de transférer facilement votre concept dans un diagramme de flux de travail complet. Grâce à des outils de type "low-code" et "drag-and-drop", il est facile de modifier l'ordre des tâches, d'ajouter certaines actions et de réorganiser les flux du projet. 

Si votre flux de travail nécessite des allers-retours entre plusieurs départements, ou des tâches qui doivent être effectuées en parallèle, envisagez d'utiliser un . Si vous travaillez avec un groupe de cadres supérieurs, de cadres intermédiaires et de professionnels de l'informatique, la notation de modélisation des processus métier (BPMN) est un lexique de symboles standardisés que vous pouvez utiliser pour vous assurer que tout le monde comprend bien le cheminement de vos processus.

L'un des principaux objectifs d'un diagramme de flux de travail est de mettre tout le monde d'accord. Veillez donc à ce qu'il soit présenté dans un format que tout le monde peut comprendre, partager et examiner. 

6. Raffinez, raffinez, raffinez ! 

Aucun flux de travail ne peut être réglé et oublié. Il est important de revoir constamment vos processus, de garder un œil sur les goulets d'étranglement et de trouver des moyens d'améliorer le déroulement des opérations. C'est là que vous pouvez tirer le meilleur parti d'une opération de kaizen toujours avide de trouver le prochain ralentisseur de processus à aplanir.

Un diagramme de flux de travail est un outil puissant dans votre arsenal de gestion des processus. Au lieu d'être victime d'une mauvaise planification, les diagrammes de flux de travail permettent de jeter les bases de l'efficacité et de la réussite de votre projet.