In der Geschäftswelt gibt es nur wenige Maximen, die mehr Gültigkeit haben als "schlechte Planung führt zu schlechter Ausführung". Als Bollwerk gegen Prozessversagen wenden sich Unternehmen an Workflow-Diagramme um den Erfolg zu planen.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Stellen Sie sich ein Workflow-Diagramm als eine Tafel mit Montageanweisungen vor, in der jeder Schritt aufgeführt ist, der erforderlich ist, um von Punkt A zu Punkt Z zu gelangen. Ein Workflow-Diagramm wirft ein Schlaglicht auf jede an einem Prozess beteiligte Aktion. Anstatt Geschäfte im luftleeren Raum abzuwickeln, hilft dieses Werkzeug, die Abfolge der einzelnen Schritte abzubilden. Es dient als visuelles Hilfsmittel zur Identifizierung der verantwortlichen Person, des Teams oder der Technologie, die jede Aufgabe bis zum Abschluss begleitet.
Einer der wichtigsten Grundsätze des Prozessmanagements ist das Streben nach ständiger Verbesserung, und Workflow-Diagramme sind ein Schlüsselelement für dessen Erfolg. Die Praxis erfordert ein kaizen Mentalität: Man ist ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Prozesse zu verbessern. Workflow-Diagramme gewähren einen kristallklaren Einblick in die spezifischen Aufgaben, die an jedem Prozess beteiligt sind, und geben Ihnen die Informationen an die Hand, die Sie benötigen, um kontinuierlich nach der rationellsten Lösung zu suchen und diese anzupassen. Wie fängt man also an, ein Workflow-Diagramm zu entwerfen?
Die 6 Schritte zur Erstellung eines leistungsstarken Workflow-Diagramms
Mit diesen sechs einfachen Schritten können Sie Ihr erstes Workflow-Diagramm erstellen.
1. Wählen Sie den Prozess
Beginnen Sie mit einem Prozess, der für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens äußerst wichtig ist. Wie kann ein felsenfestes Verständnis des Prozesses Ihrem Unternehmen einen neuen Wert verleihen? Gibt es zu viele Engpässe bei der Erteilung von Genehmigungen für die Einführung neuer Iterationen oder Service-Patches? Verpassen Sie große Geschäftsabschlüsse, weil Ihr Vertriebsteam durch zu viele manuelle Aufgaben, die für den Abschluss einer Vereinbarung erforderlich sind, überlastet ist? Vielleicht ist Ihre Personalabteilung mit Routineaufgaben so überfordert, dass sie Top-Talente in alarmierendem Ausmaß verloren gehen. Wählen Sie einen Prozess, der für den Erfolg Ihres Kernangebots von zentraler Bedeutung ist.
2. Bestimmen Sie kristallklare Start- und Endpunkte
Man kann nicht von Punkt A zu Punkt Z gelangen, ohne zu wissen, wo sich diese befinden. Die Definition des Endziels ist genauso wichtig wie das Projekt selbst: Tatsächlich kommen viele Projekte nicht einmal über diesen entscheidenden Schritt hinaus. Laut einer führenden Projektmanagement-Umfrage scheitern 37 % der Projekte, weil die Teams es versäumt haben, von Anfang an klare Ziele zu definieren.
3. Vertiefung in die spezifischen Schritte des gewählten Prozesses
Sammeln Sie zunächst Informationen von allen am Prozess beteiligten Abteilungen und Personen. Lernen Sie die die Besonderheiten der Workflow-Analyse. Hier ist es wichtig, dass Sie über die C-Suite hinausgehen. Als Kellogg's eine neue Reihe gesunder Kindersnacks auf den Markt bringen wollte, befragten sie nicht nur Marktforscher, Kinder, Eltern und Ärzte. Sie befragten auch die Hausmeister der Schulen - diejenigen, die an vorderster Front miterleben, welche Pausenbrote am beliebtesten sind und welche im Müll landen. Zoomen Sie hinaus und sammeln Sie Erkenntnisse von allenDazu gehören auch die Teammitglieder, die täglich an der Front stehen und die Prozesse aus erster Hand steuern.
4. Richten Sie Ihre Erkenntnisse auf Ihre Hauptziele aus
Ihr Arbeitsablaufdiagramm soll umfassend sein, aber es darf nicht zu einem schwer zu entziffernden Labyrinth von Aufgaben ausarten, das außer Kontrolle gerät. Konsolidieren und priorisieren Sie Ihre Erkenntnisse aus Schritt 3, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe zu Ihrem in Schritt 1 definierten Hauptziel beiträgt. Scheuen Sie sich nicht, Redundanzen, Ballast oder unnötige Schritte zu streichen - je klarer und schlanker Ihr Diagramm ist, desto größer sind die Erfolgschancen.
5. Entwerfen Sie das Workflow-Diagramm
Die Rückseite einer Serviette ist zwar ein wenig zerknirscht, aber Sie können den Prozess überall darstellen. Verwenden Sie Stift und Papier oder greifen Sie auf eine einfach zu bedienende Software zur Workflow-Modellierung zurück. Benutzerfreundliche Plattformen wie ProcessMaker machen es einfach, Ihr Konzept in ein vollständiges Workflow-Diagramm zu übertragen. Mit Low-Code-Tools zum Ziehen und Ablegen können Sie ganz einfach die Reihenfolge der Aufgaben vertauschen, bestimmte Aktionen einfügen und Projektabläufe neu kanalisieren.
Wenn Ihr Arbeitsablauf ein Hin- und Hergehen zwischen mehreren Abteilungen erfordert oder Aufgaben parallel ausgeführt werden müssen, sollten Sie die Verwendung eines Schwimmspur-Diagramm. Wenn Sie mit einem Querschnitt von Führungskräften, mittlerem Management und IT-Experten arbeiten, ist die Business Process Modeling Notation (BPMN) ein Lexikon mit standardisierten Symbolen das Sie verwenden können, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis für Ihren Prozessablauf haben.
Einer der Hauptzwecke eines Workflow-Diagramms ist es, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Stellen Sie also sicher, dass das Diagramm in einem Format vorliegt, das alle verstehen, gemeinsam nutzen und überprüfen können.
6. Verfeinern, verfeinern, verfeinern!
Kein Arbeitsablauf ist von heute auf morgen erledigt. Es ist wichtig, Ihre Prozesse ständig zu überprüfen, nach Engpässen Ausschau zu halten und Wege zu finden, die Abläufe zu verbessern. An dieser Stelle können Sie das Beste aus einem kaizen Methodik am besten nutzen: Sie sind immer auf der Suche nach der nächsten Schwachstelle, die es zu beseitigen gilt.
Ein Workflow-Diagramm ist ein leistungsfähiges Werkzeug in Ihrem Prozessmanagement-Arsenal. Anstatt einer schlechten Planung zum Opfer zu fallen, tragen Workflow-Diagramme dazu bei, den Grundstein für die Effizienz und den Erfolg Ihres Projekts zu legen.
