Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo

Larissa Lewis 2 de abril de 2021 Flujo de trabajo

diagrama de wofklow

En el mundo de los negocios, pocas máximas se sostienen más que "una mala planificación lleva a una mala ejecución". Como baluarte contra el fracaso de los procesos, las organizaciones recurren a diagramas de flujo de trabajo para ayudar a planificar el éxito.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Piense en un diagrama de flujo de trabajo como una pizarra de instrucciones de montaje que secuencian todos los pasos necesarios para ir del punto A al punto Z . Un diagrama de flujo de trabajo pone de manifiesto cada acción que interviene en un proceso. En lugar de llevar a cabo el negocio en el vacío, esta herramienta ayuda a trazar la secuencia de los pasos discretos involucrados. Sirve como ayuda visual para identificar a la persona, el equipo o la tecnología responsables de llevar a cabo cada tarea.

Uno de los principales principios de la gestión de procesos es el apetito continuo de mejora, y los diagramas de flujo de trabajo son un componente clave de su éxito. La práctica exige un kaizen que busque constantemente formas de mejorar los procesos. Los diagramas de flujo de trabajo ofrecen una visión muy clara de las tareas específicas de cada proceso, lo que le permite disponer de la información necesaria para ajustar continuamente la solución más racional. Entonces, ¿cómo empezar a diseñar un diagrama de flujo de trabajo?

Los 6 pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo potente

Puede comenzar su primer diagrama de flujo de trabajo con estos seis sencillos pasos. 

1. Elija el proceso

Comience con un proceso que sea extremadamente importante para el funcionamiento de su empresa. ¿Cómo puede un conocimiento sólido del proceso proporcionar un nuevo valor a su organización? ¿Hay demasiados cuellos de botella a la hora de conseguir la aprobación para lanzar nuevas iteraciones o parches de servicio? ¿Pierde usted grandes acuerdos porque su equipo de ventas está sobrecargado por demasiadas tareas manuales necesarias para finalizar un acuerdo? Tal vez su departamento de recursos humanos está demasiado abrumado por las tareas de rutina que están que están perdiendo a los mejores talentos a un ritmo alarmante.. Elija un proceso que sea fundamental para el éxito de su oferta principal.

2. Identificar claramente los puntos de partida y de llegada

No se puede ir del punto A al punto Z sin saber dónde están. Definir el objetivo final es tan importante como el propio proyecto: de hecho, muchos proyectos ni siquiera superan este paso crítico. Según una importante encuesta sobre gestión de proyectos, el 37% de los proyectos fracasan porque los equipos no definen objetivos claros desde el principio.

3. Realizar una inmersión profunda en los pasos específicos del proceso elegido

Comience por reunir información de todos los departamentos y personas que participan en el proceso. Aprenda los los pormenores del análisis del flujo de trabajo. En este caso, es fundamental que salgas de la C-Suite. Cuando Kellogg's quiso lanzar una nueva línea de aperitivos saludables para niños, no se limitó a preguntar a los investigadores de mercado, los niños, los padres y los médicos. Entrevistaron a los conserjes de las escuelas, que son los que realmente saben qué comidas son más populares y cuáles acaban en la basura. Amplía el alcance y recoge la opinión de todo el mundoincluyendo a los miembros del equipo que están en las trincheras diarias navegando por los procesos de primera mano.

4. Reformule sus hallazgos para que se centren en sus objetivos principales 

Quieres que tu diagrama de flujo de trabajo sea exhaustivo, pero no dejes que se convierta en un laberinto de tareas sinuoso y difícil de descifrar. Consolida y prioriza tus conclusiones del paso 3 para asegurarte de que cada tarea contribuye a tu objetivo principal definido en el paso 1. No tengas miedo de eliminar cualquier redundancia, peso muerto o paso innecesario: cuanto más claro y racionalizado sea tu diagrama, más posibilidades de éxito tendrás. 

5. Diseñar el diagrama de flujo de trabajo

Aunque el reverso de una servilleta es un poco contrito, puedes diagramar el proceso en cualquier lugar. Utilice lápiz y papel o recurra a un software de modelado de flujos de trabajo fácil de usar. Las plataformas de fácil uso como ProcessMaker facilitan la transferencia de su concepto a un diagrama de flujo de trabajo completo. Las herramientas de arrastrar y soltar de bajo código hacen que sea sencillo cambiar el orden de las tareas, colocar ciertas acciones y reencauzar los flujos del proyecto. 

Si su flujo de trabajo requiere un vaivén entre varios departamentos, o tareas que deben realizarse en paralelo, considere la posibilidad de utilizar un diagrama de carril de natación. Si trabaja con una sección transversal de altos ejecutivos, mandos intermedios y profesionales de TI, la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es un léxico de símbolos estandarizados que puede utilizar para asegurarse de que todo el mundo entiende claramente el recorrido de su proceso.

Uno de los principales propósitos de un diagrama de flujo de trabajo es conseguir que todos estén en la misma página, así que asegúrese de que está en un formato que todos puedan entender, compartir y revisar. 

6. Refinar, refinar, refinar! 

Ningún flujo de trabajo está listo y olvidado. Es importante revisar constantemente los procesos, estar atento a los cuellos de botella y encontrar formas de mejorar el flujo de trabajo. Aquí es donde se puede sacar el máximo provecho de un kaizen Siempre hay que buscar el siguiente obstáculo en el proceso para eliminarlo.

Un diagrama de flujo de trabajo es una poderosa herramienta en su arsenal de gestión de procesos. En lugar de ser víctima de una mala planificación, los diagramas de flujo de trabajo ayudan a sentar las bases para la eficiencia y el éxito de su proyecto.

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