Selon une étude récente de Deloitte, la popularité du l'exploration des processus est en hausse. Pas moins de 63 % des entreprises mondiales ont commencé à l'utiliser, et la plupart d'entre elles prévoient d'en faire l'essai prochainement.
Cependant, l'introduction d'un nouveau logiciel dans votre organisation implique de convaincre de nombreux départements et parties prenantes que l'exploration de processus vaut bien le temps, l'argent et l'effort. De plus, l'exploration de processus est un achat pour lequel les meilleures pratiques en matière de logiciels d'entreprise et d'approvisionnement informatique s'appliquent.
La croissance du process mining, selon Deloitte
Qu'est-ce qui constitue une bonne analyse de rentabilité pour les logiciels d'entreprise ?
Tout d'abord, une excellente analyse de rentabilité doit.. :
- Évaluer le rapport coût-bénéfice entre la création et l'achat d'un logiciel
- Prendre en compte les risques et la sécurité de l'information
- Commencez par un résumé très détaillé et convaincant.
- Ne pas utiliser de jargon et expliquer rapidement aux investisseurs et aux parties prenantes.
- Créer un climat de confiance au sein de l'entreprise pour que le logiciel apporte une valeur ajoutée
- Fixer un but et des objectifs clairs
- Expliquer l'objectif de la mise en œuvre du logiciel
Comment élaborer une analyse de rentabilité pour l'exploration des processus ?
- Commencer par des objectifs clairs. Identifiez le problème que le Process Mining pourrait résoudre.
- Quantifier les avantages attendus. Estimez les économies potentielles ou les améliorations de processus que l'exploration de processus pourrait apporter.
- Calculer le coût total de possession (TCO). Évaluer le coût de la mise en œuvre de l'exploration des processus, y compris les logiciels, la mise en œuvre, le conseil et les coûts de personnel.
- Définir le retour sur investissement attendu (ROI). Comparer les bénéfices attendus aux coûts estimés pour déterminer le retour sur investissement.
- Élaborer un calendrier et un plan réalistes. Élaborer un plan de mise en œuvre de l'exploration de processus, y compris le calendrier et le budget.
- Obtenir l'adhésion des principales parties prenantes. Présenter l'analyse de rentabilité aux parties prenantes et obtenir leur approbation.
Meilleures pratiques pour une argumentation efficace
Ne le faites pas seul
La rédaction d'une excellente analyse de rentabilité nécessite la contribution de spécialistes de différents services. Par exemple, l'équipe financière peut créer une évaluation financière pour réduire les risques, vérifier les coûts et les budgets et convaincre les investisseurs que le logiciel d'extraction de processus permet de réaliser des économies. Les RH peuvent expliquer la portée du projet et répondre à la question de savoir comment il modifiera les opérations quotidiennes, qui sera concerné et qui sera impliqué.
Préparez-vous à répondre à des questions difficiles
Lors de la présentation de votre dossier, les décideurs et les autres employés vous poseront inévitablement de nombreuses questions. Vous devrez expliquer l'objectif du projet, les personnes qui y travailleront et la manière dont le projet contribuera à atteindre les buts et objectifs de l'entreprise. N'oubliez pas non plus d'estimer le temps nécessaire à la réalisation du projet et les paramètres que vous utiliserez pour en mesurer la réussite. Bien que ces informations vous soient communiquées par des services spécialisés, vous devez être en mesure de les comprendre en profondeur et de les expliquer en termes simples.
Présenter des arguments réalistes
Une bonne analyse de rentabilité ne se concentre pas uniquement sur les aspects positifs. Il doit mettre en évidence les risques éventuels et répondre aux préoccupations des parties prenantes par des réponses convaincantes et des solutions géniales. La clé du succès réside dans la production d'un dossier détaillé mais direct, étayé par des avis d'experts, des évaluations et des prédictions.
Définir votre argumentaire en faveur du process mining
Une fois que vous savez quels problèmes vous voulez résoudre avec votre cas d'utilisation, vous devez le définir. Cette étape ne consiste pas à choisir un cas d'utilisation. Il s'agit de se faire une idée de son champ d'application. Il se peut même que vous vous retrouviez avec des cas d'utilisation primaires et secondaires. Par exemple, il n'est pas rare qu'une personne choisisse le cas suivant la découverte des processus comme cas d'utilisation principal et l'optimisation des processus comme cas secondaire. Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants :
L'exploration de processus permet d'identifier si les processus sont conformes aux règles juridiques en constante évolution. Si un processus n'est pas conforme à la loi, votre entreprise risque de se voir infliger des amendes et de subir une véritable crise de relations publiques qui pourrait entraîner la fermeture de votre entreprise.
Découverte des processus
La découverte des processus permet aux entreprises de redéfinir les processus inutiles et obsolètes. C'est très utile pour ceux qui sont confrontés à des flux de processus inconnus ou détournés.
Optimisation des ressources
L'exploration des processus met en lumière la répartition des ressources par tâche. La visualisation de la qualité de la production et du temps de cycle aide les décideurs à atteindre l'excellence opérationnelle.
Fonctionnement par temps de cycle
L'optimisation du temps de cycle consiste à faire le meilleur usage possible du temps. L'identification et le traitement des goulets d'étranglement permettent aux entreprises d'accélérer les temps d'attente et la production sans nuire à la qualité de leur service ou de leur produit.
Pour illustrer les avantages de l'exploration de processus, examinons son rôle dans l'amélioration du processus d'achat-paiement. Le processus d'achat-paiement implique de nombreuses procédures, demandes, fournisseurs, etc. Plus il y a d'étapes et de personnes impliquées, plus il y a de risques d'erreurs.
- La mise en œuvre de l'exploration des processus offre une meilleure visibilité sur les processus de bout en bout, ce qui permet de découvrir la cause profonde des problèmes de processus.
- Permet de dégager de nouvelles opportunités grâce à l'automatisation des processus.
- Identifie les comportements indésirables, les processus ignorés et les processus à l'origine de goulets d'étranglement.
- Il aide les équipes à élaborer des plans à l'aide de données visuelles.
Ainsi, les entreprises identifient les axes de développement, constatent les délais de transformation des demandes en commandes, voire les délais de traitement. De plus, les tâches chronophages et souvent fastidieuses souvent fastidieuses, comme l'approbation des factures, peuvent être entièrement automatisées.
Le bilan
L'extraction de processus est bénéfique pour les entreprises, grandes et petites, et les personnes à qui vous vous adressez le savent probablement déjà. Toutefois, la décision d'un investisseur d'adopter un nouveau système dépend en grande partie de votre capacité à le convaincre de vos objectifs, à vous assurer que vous pouvez résoudre les problèmes et à offrir aux équipes une méthode de travail plus simple et plus efficace.
