L'automatisation des flux de travail n'est pas un terme ésotérique de programmation ou d'affaires, c'est simplement le processus d'automatisation de l'exécution d'une série d'étapes. Les flux de travail peuvent être très simples, ou suffisamment compliqués pour impliquer des sous-processus et l'approbation de nombreuses personnes en cours de route. Vous utilisez des flux de travail, que vous les appeliez ainsi ou non, chaque fois que vous validez le ticket de stationnement d'un client, que vous soumettez un rapport pour approbation ou que vous transformez des enregistrements horaires en chèques de salaire.
Les flux de travail sont souvent basés sur des formulaires, car ceux-ci fournissent un cadre de cohérence et de familiarité. Les flux de travail basés sur des formulaires sont toutefois meilleurs que les processus papier à bien des égards, et une fois que vous avez décomposé un flux de travail basé sur des formulaires en ses différentes étapes, vous pouvez souvent voir des moyens de les rendre plus efficaces. Si votre entreprise souhaite améliorer les flux de travail, voici quelques idées pour y parvenir.
Centraliser la soumission des formulaires pour chaque processus
Lorsque les flux de travail basés sur les formulaires dépendent du papier et des boîtes de réception, les résultats peuvent être inégaux. Si un assistant administratif est absent, de sorte que les formulaires ne sont pas remis à la bonne personne, les flux de travail peuvent être inutilement bloqués. Les flux de travail électroniques basés sur les formulaires permettent toutefois à la personne qui remplit le formulaire de le soumettre automatiquement et instantanément au bon destinataire, sans avoir à se soucier de la distribution du courrier interne à l'entreprise ou du fait qu'un assistant se souvienne de remettre le formulaire. Lorsque vous disposez d'un point de contact unique et automatique pour chaque formulaire, les flux de travail s'accélèrent considérablement.
Valider les informations du formulaire en temps réel pour éviter les erreurs
Si quelqu'un lit mal un formulaire papier et écrit un mot dans un blanc qui devrait avoir un numéro, il faut du temps pour que quelqu'un reconnaisse l'erreur et la fasse corriger. Avec les flux de travail basés sur les formulaires électroniques, les formulaires peuvent être conçus de manière à ce qu'ils ne soient pas soumis si le bon type d'information n'est pas inclus dans un blanc. Si une lettre apparaît dans un numéro de téléphone, par exemple, le formulaire peut signaler à l'utilisateur qu'il y a une erreur afin qu'elle puisse être corrigée à ce moment-là. Ainsi, les formulaires sont remplis avec beaucoup moins d'erreurs et vous n'avez jamais à vous soucier de l'illisibilité de l'écriture.
Automatiser l'acheminement et l'approbation
Certains flux de travail basés sur des formulaires doivent être approuvés en plusieurs étapes. Par exemple, une demande d'achat doit souvent être approuvée par un gestionnaire, un chef de service et un responsable des finances avant que les comptes créditeurs puissent émettre un paiement. Les flux de travail basés sur des formulaires électroniques envoient automatiquement les formulaires électroniques à la bonne personne suivante dans le processus, afin que les formulaires ne se perdent pas ou ne se retrouvent pas chez la mauvaise personne. Lorsqu'un formulaire atteint le point terminal du flux de travail, toutes les approbations nécessaires sont en place, de sorte que le processus peut s'achever rapidement.
Créer automatiquement des pistes d'audit et stocker les informations en toute sécurité
Un autre avantage formidable des flux de travail basés sur des formulaires électroniques est qu'ils créent automatiquement une piste d'audit tout au long d'un processus. Vous disposez d'un registre indiquant qui a donné son approbation et à quelle date. Une fois les processus terminés, les formulaires électroniques remplis peuvent être stockés sous forme numérique, ce qui vous évite de devoir utiliser beaucoup d'espace pour les classeurs. Si jamais vous avez une question concernant un processus, il est facile de l'appeler, de le passer en revue et de savoir qui a fait quoi à chaque étape du processus. Cela peut être extrêmement utile pour les entreprises soumises à de véritables audits, comme les audits de licences de logiciels.
Une solution personnalisée est à votre portée dès maintenant
Les flux de travail basés sur des formulaires électroniques ne nécessitent plus les services d'un programmeur sur mesure ni de gros investissements en logiciels et en infrastructures informatiques. ProcessMaker est un logiciel de flux de travail à code source ouvert conçu pour être utilisé par des non-programmeurs afin de créer des formulaires électroniques et des flux de travail élégants et personnalisés. Il est fourni avec un grand nombre de modèles de formulaires et de flux de travail pré-établis que vous pouvez utiliser ou créer vos propres modèles à partir de zéro. Les formulaires électroniques peuvent vérifier les informations avant d'être soumis et envoyer automatiquement et instantanément un formulaire à son prochain arrêt. Il en résulte des flux de travail plus rapides, moins d'erreurs et des économies de temps, d'argent et d'espace de stockage.
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