Bei der Workflow-Automatisierung handelt es sich nicht um einen esoterischen Geschäfts- oder Programmierbegriff, sondern einfach um die Automatisierung einer Reihe von Schritten. Workflows können ganz einfach sein, aber auch so kompliziert, dass sie Unterprozesse und die Zustimmung zahlreicher Personen erfordern. Sie verwenden Workflows, ob Sie sie nun so nennen oder nicht, immer dann, wenn Sie das Parkticket eines Kunden validieren, einen Bericht zur Genehmigung vorlegen oder Stundenaufzeichnungen in Gehaltsabrechnungen umwandeln.
Arbeitsabläufe basieren häufig auf Formularen, da diese einen Rahmen für Konsistenz und Vertrautheit bieten. Formularbasierte Arbeitsabläufe sind jedoch in vielerlei Hinsicht besser als Papierprozesse, und wenn man einen formularbasierten Arbeitsablauf in seine einzelnen Schritte zerlegt, kann man oft Wege finden, ihn effizienter zu gestalten. Wenn Ihr Unternehmen daran interessiert ist, die Arbeitsabläufe zu verbessern, finden Sie hier einige Ideen, wie Sie dies tun können.
Zentralisierung der Formulareinreichung für jeden Prozess
Wenn formularbasierte Arbeitsabläufe von Papier und Posteingängen abhängen, können die Ergebnisse uneinheitlich sein. Wenn ein Verwaltungsassistent nicht anwesend ist und die Formulare nicht an die richtige Person weitergeleitet werden, können die Arbeitsabläufe unnötig ins Stocken geraten. Elektronische formularbasierte Workflows hingegen ermöglichen es der Person, die das Formular ausfüllt, es automatisch und sofort an genau den richtigen Empfänger zu übermitteln, ohne sich Gedanken über die Postzustellung innerhalb des Unternehmens oder einen Assistenten machen zu müssen, der daran denkt, das Formular abzugeben. Wenn Sie eine einzige, automatische Anlaufstelle für jedes Formular haben, werden die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt.
Validierung von Formularinformationen in Echtzeit zur Vermeidung von Fehlern
Wenn jemand ein Papierformular falsch liest und ein Wort in ein leeres Feld schreibt, das eigentlich eine Zahl enthalten sollte, dauert es eine Weile, bis jemand den Fehler erkennt und ihn korrigiert. Mit elektronischen formularbasierten Workflows können Formulare so gestaltet werden, dass sie nur dann übermittelt werden, wenn die richtige Art von Informationen in einem Leerzeichen enthalten ist. Wenn beispielsweise ein Buchstabe in einer Telefonnummer vorkommt, kann das Formular den Benutzer auf den Fehler hinweisen, so dass dieser sofort behoben werden kann. Das Ergebnis ist, dass die Formulare mit viel weniger Fehlern ausgefüllt werden und dass Sie sich keine Sorgen über unleserliche Handschrift machen müssen.
Automatisieren Sie Routing und Freigabe
Einige formularbasierte Workflows müssen in mehreren Schritten genehmigt werden. So muss beispielsweise ein Kaufantrag häufig von einem Manager, einem Abteilungsleiter und einem Mitarbeiter der Finanzabteilung genehmigt werden, bevor die Kreditorenbuchhaltung die Zahlung ausstellen kann. Elektronische formularbasierte Workflows leiten elektronische Formulare automatisch an die richtige Person im Prozess weiter, so dass keine Formulare verloren gehen oder bei der falschen Person landen. Wenn ein Formular den Endpunkt des Workflows erreicht, liegen bereits alle erforderlichen Genehmigungen vor, so dass der Prozess schnell abgeschlossen werden kann.
Automatisches Erstellen von Prüfprotokollen und sicheres Speichern von Informationen
Ein weiterer großer Vorteil elektronischer formularbasierter Workflows ist, dass sie automatisch einen Prüfpfad für den gesamten Prozess erstellen. Sie haben eine Aufzeichnung darüber, wer zu welchem Zeitpunkt die Genehmigung erteilt hat. Sobald die Prozesse abgeschlossen sind, können die ausgefüllten elektronischen Formulare digital gespeichert werden, so dass Sie nicht viel Platz für Aktenschränke benötigen. Sollte jemals eine Frage zu einem Prozess auftauchen, ist es einfach, ihn aufzurufen, zu überprüfen und nachzuvollziehen, wer was bei den einzelnen Schritten getan hat. Dies kann für Unternehmen, die tatsächlichen Prüfungen unterzogen werden, wie z. B. Prüfungen von Softwarelizenzen, enorm hilfreich sein.
Eine maßgeschneiderte Lösung ist jetzt in greifbarer Nähe
Elektronische formularbasierte Workflows erfordern nicht mehr die Dienste eines Programmierers oder große Investitionen in Software und IT-Infrastruktur. ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die auch von Nicht-Programmierern verwendet werden kann, um elegante, individuelle elektronische Formulare und Workflows zu erstellen. Die Software enthält eine große Anzahl von vorgefertigten Formular- und Workflow-Vorlagen, die Sie verwenden können, oder Sie können Ihre eigenen von Grund auf neu erstellen. Elektronische Formulare können die Informationen vor der Übermittlung überprüfen und ein Formular automatisch und sofort an die nächste Station senden. Das Ergebnis sind schnellere Arbeitsabläufe, weniger Fehler und Einsparungen von Zeit, Geld und Speicherplatz.
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