Cómo manejar mejor sus flujos de trabajo basados en formularios
La automatización de flujos de trabajo no es un término esotérico de negocios o programación, es simplemente el proceso de automatización de completar una serie de pasos. Los flujos de trabajo pueden ser bastante simples, o pueden ser lo suficientemente complicados como para implicar subprocesos y la aprobación de numerosas personas a lo largo del proceso. Utilizas flujos de trabajo, los llames así o no, siempre que validas el ticket de aparcamiento de un cliente, envías un informe para su aprobación o conviertes los registros de horas en nóminas.
Los flujos de trabajo se basan a menudo en formularios, porque los formularios proporcionan un marco para la coherencia y la familiaridad. Sin embargo, los flujos de trabajo basados en formularios son mejores que los procesos en papel en muchos sentidos, y una vez que se desglosa un flujo de trabajo basado en formularios en los pasos que lo componen, a menudo se pueden ver formas de hacerlos más eficientes. Si su empresa está interesada en mejorar los flujos de trabajo, he aquí varias ideas para hacerlo.
Centralizar la presentación de formularios para cada proceso
Cuando los flujos de trabajo basados en formularios dependen del papel y de las bandejas de entrada, los resultados pueden ser desiguales. Si un asistente administrativo está fuera para que los formularios no se entreguen a la persona adecuada, los flujos de trabajo se pueden estancar innecesariamente. Sin embargo, los flujos de trabajo basados en formularios electrónicos permiten que la persona que completa el formulario lo entregue automáticamente al destinatario correcto de forma instantánea, sin preocuparse por la entrega del correo dentro de la empresa o que un asistente recuerde entregar el formulario. Cuando se tiene un punto de contacto automático y singular para cada formulario, los flujos de trabajo se aceleran significativamente.
Validar la información del formulario en tiempo real para prevenir errores
Si alguien lee mal un formulario de papel y escribe una palabra en un espacio en blanco que debería tener un número, toma tiempo para que alguien reconozca el error y lo haga corregir. Con los flujos de trabajo basados en formularios electrónicos, los formularios pueden diseñarse de manera que no se presenten a menos que se incluya el tipo correcto de información en un espacio en blanco. Si una carta aparece en un número de teléfono, por ejemplo, el formulario puede notificar al usuario que hay un error, de modo que pueda ser corregido en ese mismo momento. El resultado es que los formularios se rellenan con muchos menos errores, además de que nunca hay que preocuparse por la escritura ilegible.
Automatizar el enrutamiento y la aprobación
Algunos flujos de trabajo basados en formularios deben ser aprobados en varios pasos. Por ejemplo, una solicitud de compra a menudo debe ser aprobada por un gerente, un jefe de departamento y alguien de finanzas antes de que las cuentas por pagar puedan emitir el pago. Los flujos de trabajo basados en formularios electrónicos envían los formularios electrónicos a la persona correcta que sigue en el proceso de forma automática, de modo que los formularios no se pierdan o terminen en la persona equivocada. En el momento en que un formulario llega al punto final del flujo de trabajo, ya se cuenta con todas las aprobaciones necesarias, por lo que la finalización del proceso puede tener lugar rápidamente.
Crear automáticamente pistas de auditoría y almacenar la información de forma segura
Otra gran ventaja de los flujos de trabajo basados en formularios electrónicos es que crean automáticamente una pista de auditoría a lo largo de un proceso. Tienes un registro de quién dio la aprobación y en qué fecha. Una vez que los procesos están completos, los formularios electrónicos pueden ser almacenados digitalmente, por lo que no tendrá que utilizar mucho espacio para los archivadores. Si alguna vez hay una pregunta sobre un proceso, es fácil llamarla, revisarla, y dar cuenta de quién hizo qué en cada paso del camino. Esto puede ser tremendamente útil para las empresas sujetas a auditorías reales, como las auditorías de las licencias de software.
Una solución personalizada está a su alcance ahora mismo
Los flujos de trabajo basados en formularios electrónicos ya no requieren los servicios de un programador personalizado o una gran inversión de capital en software e infraestructura informática. ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de código abierto diseñado para ser usado por no programadores para crear elegantes formularios y flujos de trabajo electrónicos personalizados. Viene con un gran número de plantillas de formularios y flujos de trabajo prehechos que puedes usar, o puedes crear los tuyos propios desde cero. Los formularios electrónicos pueden verificar la información antes de ser enviados, y enviar automáticamente un formulario a su siguiente parada al instante. Los resultados incluyen flujos de trabajo más rápidos, menos errores y ahorro de tiempo, dinero y espacio de almacenamiento.
Lo mejor de todo es que puede probar ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita. Los flujos de trabajo ineficientes basados en papel pueden impedir que las empresas de hoy en día operen con la máxima eficiencia. Ahora usted tiene el poder de convertirlos en flujos de trabajo rápidos, basados en formularios electrónicos, personalizados para sus necesidades exactas.
