Avec des attentes des clients en constante augmentation, des situations économiques extrêmement incertaines et l'IA générative qui change le paysage commercial une fois pour toutes, les entreprises doivent rester compétitives et améliorer continuellement leurs pratiques en matière de données. Pour les précurseurs technologiques dans différents secteurs, l'intelligence des processus a été une nouvelle voie puissante pour les aider à optimiser leurs opérations et à favoriser l'excellence des processus.
L'intelligence des processus est la nouvelle forme de gestion des processus d'entreprise qui combine la puissance des technologies d'exploration des processus et des tâches afin d'obtenir des informations sur la manière d'améliorer les processus d'entreprise. Alors que l'intelligence hybride des processus est une technologie relativement nouvelle, l'exploration des processus et des tâches existe depuis plus de vingt ans. Ces deux technologies sont généralement associées à des coûts de mise en œuvre élevés et aux efforts nécessaires pour lancer une activité d'exploration de processus ou de tâches. La question logique qui se pose est la suivante : dans quelle mesure est-il difficile ou facile de mettre en œuvre l'hybride des deux - l'intelligence des processus ?
Pourquoi mettre en place un logiciel de Process Intelligence ?
Les entreprises reconnaissent l'importance de la transparence de leurs processus. L'étude menée par SSON montre que l'amélioration de la visibilité reste une priorité absolue pour les entreprises lorsqu'elles s'engagent dans des technologies d'intelligence des processus. Cette technologie innovante permet aux entreprises d'avoir une vision en temps réel de leurs opérations, offrant ainsi une meilleure compréhension de leurs processus. L'amélioration de l'efficacité est un autre moteur de la mise en œuvre de l'intelligence des processus, car elle identifie les goulets d'étranglement et les domaines d'amélioration, ce qui permet aux entreprises d'accroître leur efficacité et leur productivité. 
The Future of Process Intelligence Market Report by SSON 2024 : les moteurs de l'amélioration de l'intelligence des processus
Process Intelligence vs Process Mining
Bien que l'intelligence des processus et l'exploration des processus se concentrent toutes deux sur l'amélioration des processus d'entreprise, elles diffèrent fondamentalement dans leur portée et leur approche. L'exploration de processus concerne principalement l'extraction d'informations à partir de journaux d'événements afin de visualiser et d'analyser la façon dont les processus sont exécutés dans les systèmes d'entreprise tels que les CRM, les ERP, etc. Il permet aux entreprises de comprendre les performances historiques et d'identifier les écarts par rapport aux flux de travail prévus.
En revanche, l'intelligence des processus englobe non seulement les informations dérivées de l'exploration des processus, mais aussi l'exploration des tâches, qui examine les activités et les interactions des utilisateurs. Cette approche holistique permet aux organisations d'obtenir une vue d'ensemble de leurs tâches automatisées et manuelles, facilitant ainsi une prise de décision plus éclairée et une amélioration continue des processus. CTA : Guide 101 du Process Mining
Étapes de la mise en œuvre d'un logiciel de veille stratégique
La mise en œuvre de la Process Intelligence est différente pour chaque organisation en fonction de ses objectifs, de la taille de l'entreprise, des départements qui utiliseront ce nouveau logiciel et du niveau de numérisation de l'entreprise. Les étapes suivantes sont des étapes courantes auxquelles les entreprises peuvent s'attendre lorsqu'elles commencent à mettre en œuvre des initiatives de Process Intelligence.
Étapes de la mise en œuvre d'un logiciel de veille stratégique
1. Identifier les objectifs et choisir les processus à impliquer dans cette initiative
La première étape de la mise en œuvre d'un logiciel de veille stratégique consiste à définir clairement les objectifs. Cherchez-vous à obtenir une visibilité sur vos processus, à améliorer la productivité ou à réduire les coûts ? Sélectionnez ensuite les fonctions et les processus par lesquels vous souhaitez commencer. Par exemple, il peut s'agir de l'ensemble des fonctions comptables, d'approvisionnement et financières de l'entreprise.
2. Choisir le bon logiciel
Une fois vos objectifs et vos processus identifiés, l'étape suivante consiste à sélectionner le logiciel de veille stratégique approprié . Il s'agit d'évaluer les différents outils disponibles sur le marché, en tenant compte de facteurs tels que l'évolutivité, la facilité d'utilisation, les capacités d'intégration et l'assistance. Des outils tels que ProcessMaker Process Intelligence (PI) vous permettent de tester gratuitement le produit. De plus, le déploiement "plug-and-play" ne prend que quelques heures par rapport à d'autres outils de Process Intelligence disponibles sur le marché, dont le déploiement prend des mois.
3. Commencer à collecter les données
La collecte de données est un élément essentiel de la mise en œuvre de la veille stratégique. Cette étape consiste à recueillir des données pertinentes à partir de diverses sources, notamment les systèmes d'entreprise tels que les CRM et les ERP, les interactions des utilisateurs sur les ordinateurs de bureau et d'autres enregistrements opérationnels. Il est essentiel de s'assurer que les données collectées sont propres, exactes et complètes. De solides pratiques de gouvernance des données doivent être mises en place pour maintenir l'intégrité des données tout au long du processus. Bien que cela puisse paraître déroutant, un logiciel de Process Intelligence performant est capable de collecter les données de manière transparente, même à partir des processus les plus complexes, sans intervention humaine et sans intégration de système.
4. Obtenir des analyses de données et des recommandations d'amélioration
Après la collecte des données, l'étape suivante consiste à les analyser pour en extraire des informations utiles. Ce processus implique l'utilisation d'outils d'analyse pour visualiser les tendances, identifier les inefficacités et découvrir des modèles qui peuvent ne pas être immédiatement apparents. De nombreuses solutions d'intelligence économique fournissent des recommandations automatisées d'amélioration basées sur des analyses, facilitant ainsi une approche proactive de l'amélioration des processus. 
Capture d'écran - analyse des processus par le logiciel ProcessMaker
Contrôler et améliorer en permanence
La dernière étape du processus de mise en œuvre consiste à instaurer une culture de suivi et d'amélioration continus. En examinant régulièrement les performances des processus et les informations générées par le logiciel, les organisations peuvent adapter et affiner leurs processus en temps réel. Cette évaluation continue favorise la gestion dynamique des processus d'entreprise, en veillant à ce qu'ils restent en phase avec l'évolution des objectifs de l'entreprise et des attentes des clients.
Les clés d'une mise en œuvre réussie de la Process Intelligence
La mise en œuvre réussie de l'intelligence des processus est cruciale pour atteindre les résultats souhaités et favoriser l'amélioration continue. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte :
- Une communication claire. Veillez à ce que toutes les parties prenantes comprennent les objectifs et les avantages de l'initiative de veille stratégique afin d'obtenir leur adhésion et leur soutien. Pour de nombreux employés, il peut s'agir d'un nouveau concept. Il est donc judicieux de prendre le temps d'expliquer les avantages de l'intelligence des processus pour votre entreprise.
- Qualité des données et accès. L'efficacité du Process Mining dépend largement de la qualité des données que vous utilisez. Assurez-vous que vos données sont complètes, exactes et pertinentes pour les processus analysés. En outre, évaluez si vos systèmes informatiques actuels peuvent fournir les données requises dans un format facilement accessible. Heureusement, ProcessMaker PI utilise une méthode de collecte de données innovante qui lui permet de tirer des enseignements des données les plus complexes.
- Formation et assistance. Fournir aux utilisateurs une formation adéquate sur le nouveau logiciel et ses capacités, ainsi qu'une assistance continue pour répondre aux questions et relever les défis. Les plateformes de Process Intelligence telles que ProcessMaker PI sont très intuitives et ne nécessitent pratiquement aucune formation pour les utilisateurs professionnels, ni aucune connaissance technique pour les utilisateurs.
- Boucles de rétroaction régulières. Mettre en place des mécanismes pour recueillir les commentaires des utilisateurs afin d'affiner les processus.
- Adaptabilité. Restez flexible pour faire évoluer vos stratégies en fonction des connaissances acquises tout au long du processus de mise en œuvre. Il est fort possible que vos objectifs changent en fonction des recommandations fournies par le logiciel de veille stratégique. En outre, certaines hypothèses que vous avez formulées concernant les processus peuvent ne pas être étayées par les données fournies par le logiciel.
Défis communs à la mise en œuvre de la Process Intelligence
La mise en œuvre de l'intelligence des processus peut être confrontée à des problèmes tels que la confidentialité des données, la résistance au changement de la part des employés et d'éventuels problèmes techniques. Vous devez être prêt à relever ces défis pour garantir une mise en œuvre et un fonctionnement sans heurts. 
The Future of Process Intelligence Market Report by SSON 2024 : les principaux défis de l'amélioration des processus
Le rapport de SSON montre que la résistance au changement reste l'un des plus grands défis que les entreprises doivent relever dans le cadre de leurs projets d'amélioration des processus. Ce constat s'inscrit dans la lignée d'autres technologies de pointe telles que l'IA générative, qui ont été soit accueillies chaleureusement, soit ont rencontré une certaine résistance de la part de différentes organisations.
Résultat
L'intelligence des processus est cruciale pour toute entreprise qui vise la croissance et l'efficacité. Bien que le processus de mise en œuvre puisse sembler décourageant, une planification adéquate, la sélection du bon logiciel et des révisions régulières peuvent garantir le succès. En surmontant les difficultés potentielles, les entreprises peuvent exploiter le potentiel de l'intelligence des processus pour améliorer la productivité et la prise de décision.
