Angesichts ständig steigender Kundenerwartungen, extrem unsicherer wirtschaftlicher Situationen und generativer KI, die die Geschäftslandschaft ein für alle Mal verändert, müssen Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und ihre Datenpraktiken kontinuierlich verbessern. Für die technologischen Vorreiter in verschiedenen Branchen ist Prozessintelligenz ein neuer, leistungsstarker Weg, der ihnen hilft, ihre Abläufe zu optimieren und die Prozessqualität zu steigern .
Prozessintelligenz ist die neue schwarze Farbe des Geschäftsprozessmanagements, die die Leistungsfähigkeit von Process Mining und Task Mining Technologien kombiniert, um Erkenntnisse über die Verbesserung von Geschäftsprozessen zu gewinnen. Während die hybride Prozessintelligenz eine relativ neue Technologie ist, gibt es Process Mining und Task Mining schon seit mehr als zwei Jahrzehnten. Diese beiden Technologien sind in der Regel mit hohen Implementierungskosten und einem hohen Aufwand verbunden, der erforderlich ist, um eine Prozess- oder Task-Mining-Aktivität zu starten. Es stellt sich die logische Frage: Wie schwierig oder einfach ist es, die Mischung aus beidem - Process Intelligence - zu implementieren?
Warum Prozessintelligenz-Software einführen?
Unternehmen wissen, wie wichtig die Transparenz ihrer Prozesse ist. Die von SSON durchgeführte Untersuchung zeigt, dass eine verbesserte Transparenz für Unternehmen bei der Nutzung von Process Intelligence-Technologien nach wie vor oberste Priorität hat. Diese innovative Technologie ermöglicht den Unternehmen Einblicke in ihre Abläufe in Echtzeit und bietet ein besseres Verständnis ihrer Prozesse. Eine verbesserte Effizienz ist ein weiterer Grund für die Einführung von Process Intelligence, da sie Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche aufzeigt und es den Unternehmen ermöglicht, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. 
The Future of Process Intelligence Market Report von SSON 2024: Treiber zur Verbesserung der Prozessintelligenz
Prozessintelligenz vs. Process Mining
Obwohl sowohl Process Intelligence als auch Process Mining auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen abzielen, unterscheiden sie sich grundlegend in ihrem Umfang und Ansatz. Process Mining befasst sich in erster Linie mit der Gewinnung von Erkenntnissen aus Ereignisprotokollen, um zu visualisieren und zu analysieren, wie Prozesse in Unternehmenssystemen wie CRM, ERP usw. ausgeführt werden. Es ermöglicht Unternehmen, historische Leistungen zu verstehen und Abweichungen von erwarteten Arbeitsabläufen zu erkennen.
Im Gegensatz dazu umfasst Prozessintelligenz nicht nur die aus dem Process Mining gewonnenen Erkenntnisse, sondern integriert auch das Task Mining, bei dem Benutzeraktivitäten und -interaktionen untersucht werden. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre automatisierten und manuellen Aufgaben zu erhalten, was eine fundiertere Entscheidungsfindung und eine kontinuierliche Prozessverbesserung ermöglicht. CTA: Leitfaden Process Mining 101
Schritte zur Implementierung von Process Intelligence Software
Die Implementierung von Process Intelligence ist für jedes Unternehmen unterschiedlich, je nach Zielsetzung, Unternehmensgröße, den Abteilungen, die diese neue Software nutzen werden, und dem Digitalisierungsgrad des Unternehmens. Nachfolgend sind die üblichen Schritte aufgeführt, die Unternehmen erwarten können, wenn sie mit Process Intelligence-Initiativen beginnen.
Schritte zur Implementierung von Process Intelligence Software
1. Identifizieren Sie die Ziele und wählen Sie Prozesse aus, die an dieser Initiative beteiligt sein sollen
Der erste Schritt bei der Implementierung von Process Intelligence Software besteht darin, die Ziele klar zu definieren. Möchten Sie Einblick in Ihre Prozesse erhalten, die Produktivität verbessern oder die Kosten senken? Dann wählen Sie die Funktionen und Prozesse aus, mit denen Sie beginnen möchten. Das können zum Beispiel die gesamte Buchhaltung, das Beschaffungswesen und die Finanzabteilung des Unternehmens sein.
2. Wählen Sie die richtige Software
Nachdem Sie Ihre Ziele und Prozesse identifiziert haben, besteht der nächste Schritt in der Auswahl einer geeigneten Process Intelligence-Software. Dazu müssen Sie die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Tools bewerten und dabei Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Support berücksichtigen. Tools wie ProcessMaker Process Intelligence (PI) ermöglichen es Ihnen, das Produkt kostenlos zu testen. Außerdem dauert die Plug-and-Play-Installation nur wenige Stunden im Vergleich zu anderen Prozessintelligenz-Tools auf dem Markt, die Monate für die Implementierung benötigen.
3. Beginn der Datenerfassung
Die Datenerfassung ist eine entscheidende Komponente bei der Implementierung von Process Intelligence. In diesem Schritt werden relevante Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt, darunter Unternehmenssysteme wie CRM- und ERP-Systeme, Benutzerinteraktionen auf Desktops und andere betriebliche Aufzeichnungen. Es muss sichergestellt werden, dass die gesammelten Daten sauber, genau und umfassend sind. Um die Integrität der Daten während des gesamten Prozesses zu gewährleisten, sollten solide Data-Governance-Verfahren eingeführt werden. Das mag verwirrend klingen, aber eine leistungsstarke Process Intelligence-Software ist in der Lage, die Daten selbst aus den komplexesten Prozessen nahtlos zu erfassen, ohne dass menschliches Eingreifen oder Systemintegrationen erforderlich sind.
4. Einblicke in die Datenanalyse und Empfehlungen für Verbesserungen erhalten
Nach der Datenerfassung besteht der nächste Schritt darin, die Daten zu analysieren, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Dieser Prozess umfasst den Einsatz von Analysetools zur Visualisierung von Trends, zur Ermittlung von Ineffizienzen und zur Aufdeckung von Mustern, die möglicherweise nicht sofort erkennbar sind. Viele Process-Intelligence-Lösungen bieten automatisierte Empfehlungen für Verbesserungen auf der Grundlage analytischer Erkenntnisse und ermöglichen so einen proaktiven Ansatz zur Prozessverbesserung. 
Screenshot - Einblicke in die Prozessanalyse mit der Process Intelligence Software ProcessMaker
Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung
Der letzte Schritt im Implementierungsprozess besteht darin, eine Kultur der kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung zu schaffen. Durch regelmäßige Überprüfung der Prozessleistung und der von der Software gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen ihre Prozesse in Echtzeit anpassen und verfeinern. Diese fortlaufende Bewertung unterstützt das dynamische Management von Geschäftsprozessen und stellt sicher, dass sie mit den sich ändernden Geschäftszielen und Kundenerwartungen in Einklang stehen.
Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung von Process Intelligence
Die erfolgreiche Implementierung von Prozessintelligenz ist entscheidend für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse und die Förderung kontinuierlicher Verbesserungen. Die folgenden Schlüsselfaktoren sind zu berücksichtigen:
- Klare Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Ziele und Vorteile der Process-Intelligence-Initiative verstehen, um die Akzeptanz und Unterstützung sicherzustellen. Für viele Mitarbeiter ist dieses Konzept möglicherweise neu, daher ist es ratsam, sich Zeit zu nehmen und die Vorteile von Process Intelligence für Ihr Unternehmen zu erklären.
- Datenqualität und -zugriff. Die Effektivität von Process Mining hängt weitgehend von der Qualität der verwendeten Daten ab. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten vollständig und genau sind und sich auf die zu analysierenden Prozesse beziehen. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre aktuellen IT-Systeme die benötigten Daten in einem leicht zugänglichen Format liefern können. Glücklicherweise verwendet ProcessMaker PI eine innovative Datenerfassungsmethode, die es ermöglicht, selbst aus den komplexesten Daten Erkenntnisse zu gewinnen.
- Schulung und Unterstützung. Bieten Sie den Anwendern eine adäquate Schulung für die neue Software und ihre Fähigkeiten an, gekoppelt mit einem laufenden Support, um Fragen und Herausforderungen zu bewältigen. Process-Intelligence-Plattformen wie ProcessMaker PI sind sehr intuitiv und erfordern fast keine Schulungen für Geschäftsanwender und keine technischen Kenntnisse für die Anwender.
- Regelmäßige Feedback-Schleifen. Einrichtung von Mechanismen zur Sammlung von Rückmeldungen der Nutzer, um die Prozesse zu verbessern.
- Anpassungsfähigkeit. Bleiben Sie flexibel, um Ihre Strategien auf der Grundlage der während des Implementierungsprozesses gewonnenen Erkenntnisse anzupassen. Es ist gut möglich, dass sich Ihre Ziele aufgrund der von der Process Intelligence Software bereitgestellten Empfehlungen ändern. Außerdem kann es vorkommen, dass bestimmte Hypothesen, die Sie in Bezug auf die Prozesse hatten, durch die von der Software bereitgestellten Daten nicht gestützt werden.
Allgemeine Herausforderungen bei der Implementierung von Process Intelligence
Bei der Implementierung von Process Intelligence kann es zu Problemen kommen, wie z. B. Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen und mögliche technische Schwierigkeiten. Sie sollten auf solche Herausforderungen vorbereitet sein, um eine reibungslose Umsetzung und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 
The Future of Process Intelligence Market Report von SSON 2024: Die wichtigsten Herausforderungen bei der Prozessverbesserung
Der Bericht von SSON zeigt, dass der Widerstand gegen Veränderungen immer noch eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei ihren Prozessverbesserungsprojekten ist. Dies steht im Einklang mit anderen bahnbrechenden Technologien wie der generativen KI, die von verschiedenen Organisationen entweder sehr begrüßt wurden oder auf Widerstand gestoßen sind.
Unterm Strich
Prozessintelligenz ist für jedes Unternehmen, das Wachstum und Effizienz anstrebt, von entscheidender Bedeutung. Auch wenn der Implementierungsprozess entmutigend erscheinen mag, können die richtige Planung, die Auswahl der richtigen Software und konsequente Überprüfungen den Erfolg sicherstellen. Durch die Überwindung potenzieller Herausforderungen können Unternehmen das Potenzial der Prozessintelligenz zur Steigerung der Produktivität und Entscheidungsfindung nutzen.
