Définir les processus : Applications pour le travail et la vie quotidienne

Chez ProcessMaker, et dans l'ensemble de l'industrie du BPM, nous vivons l'automatisation des processus. Chaque jour, notre équipe réfléchit constamment à des solutions de processus d'entreprise dans divers secteurs et à la meilleure façon d'adapter les concepts de BPM pour qu'ils soient utiles et facilement accessibles à l'utilisateur final. En dehors de la bulle de l'industrie du BPM, nos utilisateurs (vous !) peuvent interagir avec le logiciel simplement pour accomplir leurs tâches quotidiennes, puis quitter leurs bureaux pour poursuivre leur vie. Cependant, votre expérience des processus ne s'arrête pas lorsque vous passez la porte de votre bureau à la fin de la journée. Le concept de processus est omniprésent, et les modèles de flux de travail sont liés à presque tout ce que nous faisons.

Qu'est-ce qu'un processus ?

La plupart des définitions des processus sont du type "série d'actions ou de mesures prises pour atteindre un objectif particulier". Cette définition est générique et peut s'appliquer à presque tout, par exemple à une abeille qui récolte le pollen d'une fleur et revient à l'essaim, à un enfant qui va à l'école et prend le bus scolaire pour s'y rendre, à l'achat de tous les produits figurant sur une liste d'épicerie ou à une file d'attente pour obtenir son café préféré le matin. Tous ces exemples correspondent à la définition d'un processus puisqu'ils comprennent tous une série d'actions ou d'étapes exécutées en séquence pour atteindre un objectif.

Maintenant, réfléchissez, que se passerait-il si vous changiez l'ordre de l'une des étapes nécessaires pour atteindre l'objectif ? Dans certains des exemples mentionnés ci-dessus, l'ordre est important : vous ne pouvez pas obtenir votre café préféré le matin si vous ne faites pas la queue en premier, ou l'abeille ne peut pas revenir à l'essaim pour faire du miel si elle ne récolte pas le pollen, n'est-ce pas ? D'un autre côté, lorsque vous achetez les articles d'une liste de courses, l'ordre dans lequel ils sont mis dans le panier n'a pas d'importance, tant que tous les articles sont achetés.

Certains processus se produisent une fois et d'autres plusieurs fois. Pour les parents, nommer un nouveau membre de la famille ne se produit qu'une fois, mais dans la même famille, le processus d'achat de lait ou de céréales se produit plusieurs fois. Dans le contexte d'une salle de sport ou d'un spa, l'attribution des abonnements aux nouveaux membres se produit également plusieurs fois. Ici, il y a deux concepts à garder à l'esprit : le contexte et la récurrence. Ces deux concepts, combinés au concept d'ordre, peuvent nous aider à comprendre plus facilement les processus.

Ordre, contexte et récurrence

Actuellement, les concepts d'ordre, de contexte et de récurrence sont vagues. Les processus peuvent être classés avec n'importe quelle combinaison possible des trois ; c'est assez simple, non ? Mais lorsque ceux d'entre nous qui travaillent dans l'industrie du BPM sont sur le terrain pour essayer d'exprimer un scénario particulier, ce n'est pas si facile. Les entreprises dépensent beaucoup d'argent dans la recherche et la découverte de procédés, et elles continueront à le faire parce que trouver le bon procédé, c'est comme trouver le Saint Graal. Chaque processus défini doit passer par les 4 étapes du cycle de création du flux de travail : définition, exécution, maintenance et amélioration. Mais c'est trop technique, alors quelles étapes plus simples pourrions-nous utiliser pour définir tout type de processus ?

Étape 1. Définir le contexte
Cette étape définit les circonstances dans lesquelles le processus va se dérouler. La définition des circonstances fait partie intégrante de l'ensemble du cycle de création du processus puisque les circonstances déterminent les parties prenantes et les tâches du processus, qui sont différentes pour chaque contexte. Par exemple, si vous voulez définir un processus pour acheter des cadeaux pour Noël, le processus sera défini différemment selon que vous prenez des décisions concernant le groupe cible qui recevra les cadeaux, qui peut être votre famille et vos proches ou vos clients et partenaires. Le fait de disposer d'un contexte clair vous aidera à déterminer et à visualiser l'étape suivante.

Étape 2. Définissez l'ordre des actions ou des étapes
Une fois que vous avez défini le contexte, vous devez visualiser le processus comme une liste séquentielle d'actions. Tout doit être listé et ordonné, comme la recette pour faire cuire vos muffins au chocolat préférés ou la préparation de pâtes en suivant les instructions sur le côté de la boîte. Il suffit de produire une liste d'étapes/actions dans un ordre défini pour compléter le flux de travail du processus.

Étape 3. Définir la récurrence des actions définies précédemment
À ce stade, vous devriez avoir un contexte et une liste séquentielle d'actions définies. Maintenant, il est temps de vous demander combien de fois cette liste d'actions se produit en fonction de votre contexte. La réponse peut être une fois ou plusieurs fois. Notez que la récurrence est directement liée à l'ordre des étapes définies, si l'ordre des étapes précédentes a de l'importance, et au résultat souhaité du processus. En général, si l'ordre des tâches dans un processus n'a pas d'importance (comme dans notre exemple de liste d'épicerie), le taux de récurrence est élevé pour ce processus. Si l'ordre des tâches est important, comme le fait de renouveler son abonnement à la salle de sport une fois par an avant de pouvoir utiliser l'équipement, le taux de récurrence est généralement faible.

Pourquoi faut-il définir des processus ?

Pour beaucoup d'entre nous, définir un processus fait partie de la compréhension du fonctionnement des choses. Disposer d'une documentation complète, d'une carte ou d'un plan d'un processus est la meilleure façon de se préparer à améliorer votre processus à l'avenir et de vous rapprocher de votre Saint-Graal. Lorsque les entreprises recherchent un processus à automatiser, il est essentiel de suivre les étapes mentionnées ci-dessus. Trouver des processus qui sont à la fois très ordonnés et très récurrents est la clé pour trouver son propre Saint Graal des flux de travail automatisés.

Un autre aspect à garder à l'esprit est que les processus définis doivent être suffisamment clairs pour que les autres puissent les suivre et les utiliser, qu'ils se produisent une ou plusieurs fois, ou quel que soit le contexte dans lequel ils ont été définis. Pour les entreprises qui conçoivent des processus, cela signifie que chaque employé qui doit utiliser le processus pour automatiser les tâches qui lui sont assignées doit comprendre le processus d'un seul coup d'œil.

Comment les processus peuvent-ils nous aider au quotidien ?

Savoir comment certains processus sont structurés nous aide à mieux comprendre le monde, surtout lorsque les processus sont très récurrents et clairement ordonnés. Essayez d'imaginer un monde où personne ne sait quelles étapes il faut suivre pour payer votre facture de gaz, ou un monde sans processus pour commander votre pizza ? Cela semble chaotique, n'est-ce pas ?

Les processus font partie de la structure de la société moderne, même si vous n'automatisez pas vos processus à l'aide d'un logiciel BPM. Que nous le sachions ou non, nous suivons un type de flux de travail chaque fois que nous allons à l'épicerie, qu'une abeille retourne à sa ruche ou que nous faisons la queue pour prendre notre café. Même s'il n'est actuellement pas possible d'automatiser tous les processus que vous utilisez dans votre vie quotidienne, nous nous rapprochons de cet idéal en commençant par le lieu de travail. Les processus automatisés permettent de minimiser l'utilisation de ressources telles que le papier, de libérer du temps pour accomplir des tâches plus satisfaisantes et plus précieuses, et de rendre le cycle d'amélioration plus fiable et plus efficace. L'automatisation des processus nous aide à réduire la charge de travail et à accroître l'efficacité, ce qui nous permet d'économiser de l'énergie pour faire les choses qui comptent au quotidien, tant au bureau qu'en dehors.

Commencez dès aujourd'hui à créer vos processus en utilisant les concepts abordés dans cet article en téléchargeant une version d'essai gratuite de ProcessMaker.