Bei ProcessMaker und in der BPM-Branche insgesamt leben wir Prozessautomatisierung. Jeden Tag denkt unser Team über Geschäftsprozesslösungen in einer Vielzahl von Branchen nach und darüber, wie BPM-Konzepte am besten angepasst werden können, um für den Endanwender nützlich und leicht zugänglich zu sein. Außerhalb der BPM-Branchenblase interagieren unsere Benutzer (Sie!) vielleicht einfach mit der Software, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen und dann ihr Büro zu verlassen, um ihrem Leben nachzugehen. Ihre Erfahrungen mit Prozessen enden jedoch nicht, wenn Sie am Ende des Tages durch die Bürotür gehen. Das Konzept des Prozesses ist allgegenwärtig, und Workflow-Muster sind mit fast allem verbunden, was wir tun.
Was ist ein Prozess?
Die meisten Definitionen von Prozessen lauten etwa so: "eine Reihe von Handlungen oder Schritten, die unternommen werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen". Diese Definition ist sehr allgemein und kann auf fast alles angewandt werden, z. B. auf eine Biene, die Pollen von einer Blume sammelt und zum Schwarm zurückkehrt, auf ein Kind, das zur Schule geht und den Schulbus nimmt, um dorthin zu gelangen, auf den Kauf aller Lebensmittel auf einer Einkaufsliste oder auf eine Schlange von Menschen, die versuchen, ihren Lieblingskaffee am Morgen zu bekommen. Alle diese Beispiele entsprechen der Definition eines Prozesses, da sie alle eine Reihe von Aktionen oder Schritten beinhalten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen.
Überlegen Sie nun, was passieren würde, wenn Sie die Reihenfolge eines der Schritte, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind, ändern würden. In einigen der oben genannten Beispiele spielt die Reihenfolge eine Rolle: Sie können Ihren Lieblingskaffee am Morgen nicht bekommen, wenn Sie nicht zuerst zur Schlange gehen, oder die Biene kann nicht zum Schwarm zurückkehren, um Honig zu machen, wenn sie nicht den Pollen sammelt, richtig? Wenn Sie hingegen die Artikel auf einer Einkaufsliste kaufen, ist die Reihenfolge, in der sie in den Einkaufswagen gelegt werden, unerheblich, solange alle Artikel gekauft werden.
Manche Prozesse laufen einmal ab, andere mehrmals. Die Benennung eines neuen Familienmitglieds geschieht für die Eltern einmal, aber der Kauf von Milch oder Müsli geschieht in derselben Familie mehrfach. In einem Fitnessstudio oder einem Wellness-Center wird die Mitgliedschaft für neue Mitglieder ebenfalls mehrmals vergeben. Hier gibt es zwei Konzepte, die man im Auge behalten muss: Kontext und Wiederholung. Beide Konzepte können uns in Kombination mit dem Konzept der Ordnung helfen, Prozesse besser zu verstehen.
Ordnung, Kontext und Wiederholbarkeit
Im Moment sind die Konzepte der Ordnung, des Kontexts und der Wiederholbarkeit vage. Prozesse können mit jeder möglichen Kombination der drei klassifiziert werden; einfach genug, oder? Aber wenn wir in der BPM-Branche vor Ort sind und versuchen, ein bestimmtes Szenario zu beschreiben, ist das nicht so einfach. Unternehmen geben viel Geld für Prozessforschung und -entdeckung aus, und sie werden dies auch weiterhin tun, denn den richtigen Prozess zu finden ist wie die Suche nach dem heiligen Gral. Jeder definierte Prozess muss die 4 Schritte des Workflow-Erstellungszyklus durchlaufen: Definition, Ausführung, Wartung und Verbesserung. Aber das ist zu technisch. Welche einfacheren Schritte könnten wir also verwenden, um jede Art von Prozess zu definieren?
Schritt 1. Definieren des Kontextes
In diesem Schritt werden die Umstände definiert, unter denen der Prozess ablaufen wird. Die Definition der Umstände ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Prozesserstellungszyklus, da die Umstände die Beteiligten und Aufgaben im Prozess bestimmen, die für jeden Kontext unterschiedlich sind. Wenn Sie z. B. einen Prozess für den Kauf von Weihnachtsgeschenken definieren wollen, wird der Prozess anders definiert, da Sie Entscheidungen über die Zielgruppe treffen, die die Geschenke erhalten soll, d. h. Ihre Familie und Verwandten oder Ihre Kunden und Partner. Ein klarer Kontext hilft bei der Festlegung und Visualisierung des nächsten Schritts.
Schritt 2. Definieren Sie die Reihenfolge der Aktionen oder Schritte
Sobald Sie den Kontext definiert haben, sollten Sie sich den Prozess als eine sequentielle Liste von Aktionen vorstellen. Alles sollte aufgelistet und geordnet sein, wie das Rezept zum Backen Ihrer Lieblingsschokoladenmuffins oder die Zubereitung von Nudeln nach der Anleitung auf der Packungsseite. Die Erstellung einer Liste von Schritten/Aktionen in einer bestimmten Reihenfolge reicht aus, um den Prozessablauf zu vervollständigen.
Schritt 3. Definieren Sie die Wiederholbarkeit der zuvor definierten Aktionen
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie einen Kontext und eine sequentielle Liste von definierten Aktionen haben. Nun ist es an der Zeit, sich zu fragen, wie oft diese Liste von Aktionen in Ihrem Kontext vorkommt. Die Antwort kann einmal oder mehrere Male lauten. Beachten Sie, dass die Wiederholbarkeit in direktem Zusammenhang mit der Reihenfolge der definierten Schritte, mit der Frage, ob die Reihenfolge der vorherigen Schritte von Bedeutung ist, und mit dem gewünschten Ergebnis des Prozesses steht. Wenn die Reihenfolge der Aufgaben in einem Prozess keine Rolle spielt (wie in unserem Beispiel mit der Lebensmittelliste), dann ist die Wiederholungsrate für diesen Prozess in der Regel hoch. Wenn die Reihenfolge der Aufgaben wichtig ist, z. B. wenn Sie Ihre Mitgliedschaft im Fitnessstudio einmal im Jahr erneuern müssen, bevor Sie die Geräte benutzen können, dann ist die Wiederholungsrate im Allgemeinen niedrig.
Warum müssen wir Prozesse definieren?
Für viele von uns ist die Definition eines Prozesses Teil des Verständnisses, wie Dinge funktionieren. Eine umfassende Dokumentation, eine Karte oder eine Blaupause eines Prozesses ist der beste Weg, sich darauf vorzubereiten, Ihren Prozess in Zukunft zu verbessern und Ihrem heiligen Gral näher zu kommen. Wenn Unternehmen auf der Suche nach einem zu automatisierenden Prozess sind, ist die Einhaltung der oben genannten Schritte von entscheidender Bedeutung. Die Suche nach Prozessen, die sowohl einen hohen Ordnungsgrad als auch ein hohes Maß an Wiederholbarkeit aufweisen, ist der Schlüssel, um den eigenen heiligen Gral der automatisierten Arbeitsabläufe zu finden.
Ein weiterer Aspekt, den es zu beachten gilt, ist, dass definierte Prozesse so klar sein sollten, dass andere sie nachvollziehen und anwenden können, unabhängig davon, ob sie einmal oder mehrmals vorkommen oder in welchem Kontext sie definiert wurden. Für Unternehmen, die Prozesse entwickeln, bedeutet dies, dass jeder Mitarbeiter, der den Prozess zur Automatisierung der ihm zugewiesenen Aufgaben nutzen muss, den Prozess auf einen Blick verstehen muss.
Wie können uns Prozesse im Alltag helfen?
Wenn wir wissen, wie bestimmte Prozesse strukturiert sind, können wir die Welt besser verstehen, vor allem wenn es sich um stark wiederkehrende und klar geordnete Prozesse handelt. Versuchen Sie sich eine Welt vorzustellen, in der niemand weiß, welche Schritte einzuhalten sind, um Ihre Gasrechnung zu bezahlen, oder eine Welt, in der es keinen Prozess gibt, um Ihre Pizza zu bestellen? Klingt chaotisch, nicht wahr?
Prozesse sind Teil der Struktur der modernen Gesellschaft, auch wenn Sie Ihre Prozesse nicht mit BPM-Software automatisieren. Ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht, wir folgen einer Art Workflow, wenn wir in den Supermarkt gehen, wenn eine Biene zu ihrem Stock zurückkehrt oder wenn wir in der Schlange stehen, um unseren Kaffee zu holen. Auch wenn es derzeit noch nicht möglich ist, alle Prozesse des täglichen Lebens zu automatisieren, so kommen wir diesem Ideal doch immer näher, angefangen am Arbeitsplatz. Automatisierte Prozesse tragen dazu bei, den Einsatz von Ressourcen wie Papier zu minimieren, mehr Zeit für befriedigendere und wertvollere Aufgaben zu gewinnen und den Verbesserungszyklus zuverlässiger und effizienter zu gestalten. Die Automatisierung von Prozessen hilft uns, den Arbeitsaufwand zu verringern und die Effizienz zu steigern, so dass wir mehr Energie für die Dinge haben, die jeden Tag wichtig sind, sowohl im Büro als auch außerhalb.
Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung Ihrer Prozesse unter Verwendung der in diesem Artikel beschriebenen Konzepte, indem Sie eine kostenlose Testversion von ProcessMaker herunterladen.
