Definiendo los procesos: Aplicaciones para el trabajo y la vida cotidiana

En ProcessMaker, y en toda la industria del BPM, estamos viviendo la automatización de procesos. Cada día, nuestro equipo está constantemente pensando en soluciones de procesos de negocios en una variedad de industrias y en cómo adaptar mejor los conceptos de BPM para que sean útiles y fácilmente accesibles para el usuario final. Fuera de la burbuja de la industria BPM, nuestros usuarios (¡ustedes!) podrían interactuar con el software simplemente para completar sus tareas diarias y luego dejar sus oficinas para seguir con su vida. Sin embargo, tu experiencia con los procesos no termina cuando atraviesas la puerta de la oficina al final del día. El concepto del proceso es ubicuo, y los patrones de flujo de trabajo están relacionados con casi todo lo que hacemos.

¿Qué es un proceso?

La mayoría de las definiciones de procesos dicen algo así como "una serie de acciones o pasos que se dan para conseguir un fin determinado". Esta definición es genérica y podría aplicarse a casi cualquier cosa, por ejemplo, a una abeja que recoge polen de una flor y vuelve al enjambre, a un niño que va al colegio y coge el autobús escolar para llegar allí, a la compra de todos los comestibles de una lista de la compra o a una cola de gente que intenta conseguir su café favorito por la mañana. Todos estos ejemplos se ajustan a la definición de un proceso, ya que todos incluyen una serie de acciones o pasos realizados en una secuencia para completar un objetivo.

Ahora piensa, ¿qué pasaría si cambiaras el orden de alguno de los pasos necesarios para completar el objetivo? En algunos de los ejemplos mencionados anteriormente, el orden importa: no puedes conseguir tu café favorito por la mañana si no vas primero a la cola, o la abeja no puede volver al enjambre para hacer miel si no recoge el polen, ¿verdad? Por otro lado, al comprar los artículos de una lista de la compra, el orden en que se ponen en el carrito es irrelevante siempre que se compren todos los artículos.

Algunos procesos ocurren una vez y otros varias. Nombrar a un nuevo miembro de la familia ocurre una vez para los padres, pero en la misma familia, el proceso de comprar leche o cereales ocurre varias veces. En el contexto de un gimnasio o balneario, la asignación de abonos a los nuevos socios también sucede muchas veces. Aquí hay dos conceptos a tener en cuenta: contexto y recurrencia. Ambos conceptos, en combinación con el concepto de orden, pueden ayudarnos a entender los procesos más fácilmente.

Orden, contexto y recurrencia

En este momento, los conceptos de orden, contexto y recurrencia son vagos. Los procesos pueden clasificarse con cualquier combinación posible de los tres; es bastante simple, ¿verdad? Pero cuando los que estamos en la industria del BPM estamos en el campo para tratar de expresar un escenario particular, no es tan fácil. Las empresas gastan mucho dinero en la investigación y el descubrimiento de procesos, y seguirán haciéndolo porque encontrar el proceso correcto es como encontrar el santo grial. Cada proceso definido necesita pasar por los 4 pasos del ciclo de creación del flujo de trabajo: definición, ejecución, mantenimiento y mejora. Pero esto es demasiado técnico, así que, ¿qué pasos más directos podríamos usar para definir cualquier tipo de proceso?

Paso 1. Definir el contexto Definir el contexto
En este paso se definen las circunstancias en las que se desarrollará el proceso. La definición de las circunstancias forma parte integral de todo el ciclo de creación de procesos, ya que las circunstancias determinan las partes interesadas y las tareas del proceso, que son diferentes para cada contexto. Por ejemplo, si desea definir un proceso para comprar regalos para Navidad, el proceso se definirá de forma diferente a medida que tome decisiones sobre el grupo destinatario que recibirá los regalos, que puede ser su familia y parientes o sus clientes y socios. Tener un contexto claro ayudará a determinar y visualizar el siguiente paso.

Paso 2. Definir el orden de las acciones o pasos
Una vez definido el contexto, debe visualizar el proceso como una lista secuencial de acciones. Todo debe estar enumerado y ordenado, como la receta para hornear tus magdalenas de chocolate favoritas o preparar la pasta siguiendo las instrucciones del lateral de la caja. Elaborar una lista de pasos/acciones en un orden definido es suficiente para completar el flujo de trabajo del proceso.

Paso 3. Definir la recurrencia de las acciones definidas anteriormente
En este punto, debería tener un contexto y una lista secuencial de acciones definidas. Ahora, es el momento de preguntarse cuántas veces sucede esta lista de acciones en función de su contexto. La respuesta puede ser una o varias veces. Observa que la recurrencia está directamente relacionada con el orden de los pasos definidos, si el orden de los pasos anteriores importa, y el resultado deseado del proceso. Normalmente, si la secuencia de tareas en un proceso no importa (como en nuestro ejemplo de la lista de la compra), entonces la tasa de recurrencia es alta para ese proceso. Si el orden de las tareas es importante, como renovar la suscripción al gimnasio una vez al año antes de poder utilizar el equipo, el índice de recurrencia suele ser bajo.

¿Por qué necesitamos definir los procesos?

Para muchos de nosotros, definir un proceso forma parte de entender cómo funcionan las cosas. Disponer de una documentación exhaustiva, un mapa o un plano de un proceso es la mejor manera de prepararse para mejorar el proceso en el futuro y acercarse a su santo grial. Cuando las empresas buscan un proceso para automatizar, es fundamental seguir los pasos mencionados anteriormente. Encontrar procesos que sean a la vez muy ordenados y muy recurrentes es clave para encontrar su propio santo grial de flujos de trabajo automatizados.

Otro aspecto a tener en cuenta es que los procesos definidos deben ser lo suficientemente claros como para que otros puedan seguirlos y utilizarlos, sin importar si se realiza una o muchas veces, o en qué contexto se definió. Para las empresas que diseñan procesos, esto significa que cada empleado que necesite utilizar el proceso para automatizar sus tareas asignadas tiene que entender el proceso de un vistazo.

¿Cómo pueden ayudarnos los procesos todos los días?

Saber cómo se estructuran determinados procesos nos ayuda a entender mejor el mundo, sobre todo cuando los procesos son muy recurrentes y están claramente ordenados. Trate de imaginar un mundo en el que nadie sepa qué pasos hay que seguir para pagar la factura del gas, o un mundo sin un proceso para encargar la pizza... Suena caótico, ¿verdad?

Los procesos forman parte de la estructura de la sociedad moderna, incluso cuando no está automatizando sus procesos utilizando software BPM. Lo sepamos o no, estamos siguiendo un tipo de flujo de trabajo cada vez que vamos al supermercado, cada vez que una abeja vuelve a su colmena o cada vez que esperamos en la cola para tomar un café. Aunque actualmente no es posible automatizar todos los procesos que utilizas en tu vida diaria, nos estamos acercando a ese ideal empezando por el lugar de trabajo. Los procesos automatizados ayudan a minimizar el uso de recursos como el papel, liberan más tiempo para completar tareas más satisfactorias y valiosas, y hacen que el ciclo de mejora sea más fiable y eficiente. La automatización de procesos nos ayuda a reducir la carga de trabajo y a aumentar la eficacia, lo que nos ahorra energía para hacer las cosas que importan cada día, tanto dentro como fuera de la oficina.

Comience a crear sus procesos utilizando los conceptos discutidos en este artículo hoy mismo descargando una versión de prueba gratuita de ProcessMaker.