Uso de herramientas y modelos de procesos empresariales

Las grandes organizaciones mejoran continuamente sus procesos a lo largo del tiempo, esforzándose por hacerlos lo más eficientes y rentables posible. El modelado de procesos empresariales es una herramienta que las organizaciones utilizan para evaluar sus procesos actuales. Permite al creador visualizar un proceso más eficiente. En este post, explicamos cómo las técnicas de modelado de procesos empresariales le dan el conocimiento para mejorar el rendimiento en toda su empresa.

¿Qué es el modelado de procesos empresariales?

El modelado de procesos de negocio es una técnica que consiste en crear una representación visual de un proceso de negocio. Para ello se suelen utilizar herramientas de modelado de procesos empresariales como los diagramas de flujo y la notación universal de procesos de modelado empresarial (también conocida como BPMN).

A continuación, el modelado de procesos empresariales se utiliza para identificar mejoras en los procesos empresariales o flujos de trabajo de una organización. Lo hace mediante el mapeo de dos iteraciones diferentes de un proceso dado. La primera es el proceso tal como existe actualmente sin implementar ningún cambio. La segunda es lo que será el proceso una vez que se hayan realizado mejoras.

Es posible esbozar manualmente los pasos de un proceso. Sin embargo, este método es mucho más lento y menos efectivo que aprovechar una solución de automatización como software de modelado de procesos empresariales. Con el software las organizaciones pueden crear y ejecutar fácilmente un modelo de proceso para identificar áreas de mejora.

Como está escrito en un entrada anterior del blog, técnicas de mapeo de procesos comerciales"No puedes manejar lo que no mides".

Modelado de procesos de negocios vs. mapeo de procesos de negocios

Los términos "modelado de procesos empresariales" y "modelado de mapeo de procesos comerciales se utilizan a menudo de forma intercambiable. Mientras que las técnicas son similares, hay una diferencia. La modelización de procesos empresariales se utiliza generalmente para trazar el mapa de los procesos de bajo nivel. En otras palabras, el propósito del diagrama es proporcionar una visión general algo amplia de cómo funciona un proceso.

Sin embargo, la cartografía de los procesos comerciales puede utilizarse para crear diagramas amplios y muy detallados. En los casos en que los mapas son detallados, su finalidad es proporcionar procedimientos operativos para orientar a los interesados sobre la finalización eficiente de un proceso. Obsérvese que tanto el modelado como el mapeo de procesos empresariales se utilizan como parte de una iniciativa más amplia como gestión de los procesos empresariales.

Los beneficios de la modelización de procesos comerciales

El modelado de procesos empresariales es una técnica muy eficaz que ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios. Algunos de esos beneficios son

• Identifica las áreas que deben mejorarse. El uso principal de la modelización de procesos comerciales es proporcionar a las partes interesadas una mejor comprensión de la forma en que funciona un proceso con miras a la aplicación de mejoras.
• Transparencia. Un modelo de proceso empresarial muestra cómo se espera que se realicen las tareas, quién es responsable de ellas y cómo un proceso contribuye al logro de un objetivo empresarial. Esto desempeña un papel importante en el aumento de la confianza y la rendición de cuentas en toda la organización.
• Agilidad y flexibilidad. Los objetivos y las estrategias empresariales pueden cambiar en un instante (piense en COVID-19). Con el modelado de procesos empresariales, las partes interesadas pueden identificar y aplicar inmediatamente mejoras coherentes con los nuevos objetivos.
• Estandarización en todos los departamentos. Muchos procesos de una organización, en particular los más grandes, implican pasos y tareas similares. Por ejemplo, las solicitudes de pedidos de compra se presentan a menudo a nivel de la unidad y no a nivel de la empresa. Mediante el uso de modelos de procesos, los interesados pueden identificar las mejores prácticas en todas las unidades para aplicar procedimientos eficientes en toda la organización.

Consideremos este ejemplo de una organización:

"... al revisar un organigrama de procesos empresariales, el equipo directivo de una empresa puede reconocer que los departamentos que ofrecen programas de incentivos, como el empleado de la semana, son más productivos que los que no lo hacen. Como resultado, pueden optar por proporcionar incentivos a los empleados de toda la empresa."

La comprensión, la racionalización y la automatización de los procesos da lugar a negocios más eficientes y más rentables. Mediante el uso del mapeo de procesos, la información está fácilmente disponible para la toma de decisiones importantes. Al representar gráficamente los flujos de trabajo, la organización gana transparencia en los diversos flujos de trabajo en todo el negocio. Tener esta información lista crea una base sólida para la agilidad de los negocios y acelera los esfuerzos de salida al mercado de nuevos productos y servicios.  

Elementos de modelado

Las empresas utilizan un conjunto estandarizado de elementos proporcionados por la notación de modelización de procesos comerciales para modelar los procesos. Como BPM.com anotado en un libro blanco de 2016, hay cuatro tipos básicos de elementos:

• Eventos...indicado por círculos. Estos pueden incluir el inicio y el final de una actividad.
• Actividadesque se dibujan como rectángulos y comprenden múltiples pasos, como formularios y documentos de salida.
• Puertas de enlace...identificable por los diamantes. Estos indican los diferentes caminos que puede tomar una actividad.
• Flujos de secuencia...marcados con flechas (sólidas, punteadas, etc.).

Herramientas de modelización de procesos empresariales

Hay muchas herramientas diferentes de modelización de procesos comerciales que pueden utilizarse para mejorar los flujos de trabajo, haciéndolos más eficientes y rentables.

Diagramas del SIPOC

A Diagrama del SIPOC es una herramienta utilizada en la metodología Seis Sigma. SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proyecto de mejora de procesos. Los elementos son los proveedores, los insumos, el proceso que se está mejorando, los productos y los clientes que reciben los productos.

Modelo y Notación de Procesos Empresariales (BPMN)

Diagramas BPMN son herramientas de modelado de procesos empresariales que fueron desarrolladas por la Iniciativa de Gestión de Procesos Empresariales (BPMI). La técnica es como los diagramas UML y es un método estandarizado para crear diagramas de flujo - un diagrama paso a paso de un proceso. Por lo tanto, al crear un modelo de proceso, se utilizan los elementos especificados en la metodología BPMN.

Diagramas del Lenguaje de Modelado Unificado (UML)

UML es un lenguaje de modelado de desarrollo que se utiliza para proporcionar una forma estandarizada de representar visualmente un sistema. Los diagramas incluyen los actores, acciones, roles y clases de un sistema y ayudan a comprender mejor o a documentar un sistema. El UML fue creado en 1994 y su rápido aumento de popularidad hizo que se publicara como norma ISO aprobada en 2005.

Mapeo de la corriente de valor

Mapeo del flujo de valor es una herramienta de modelado de procesos de negocios que se utiliza para analizar los estados existentes y futuros de un proceso. Estos mapas muestran todos los pasos críticos así como el flujo de materiales e información a través de un proceso.

Modelo IPO

Un IPO, o modelo de entrada-proceso-salidaes un gráfico funcional que identifica las entradas, salidas y procesos requeridos. Las entradas consisten en la información o los materiales que se introducen en un proceso comercial. Esto desencadena las tareas que se requieren para producir los productos que son el objetivo de un proceso comercial.

Diagramas de Gantt

Gráficos de Gantt son diagramas simplistas que proporcionan una visualización del tiempo total que se tarda en completar una tarea o proceso. Más específicamente, los diagramas de Gantt pueden mostrar las horas/fechas de inicio y fin de un proceso, las tareas requeridas y el tiempo que tardó cada una en completarse.

Mejoras en el proceso de modelación

Como lo demuestran los diferentes instrumentos de modelización de procesos que hemos examinado en la última sección, hay diferentes maneras de utilizar el método. Sin embargo, hay algunos pasos generales que se utilizan cuando el objetivo es mejorar un proceso. Entre ellas figuran:

• La creación de un modelo del proceso existente. Esto puede hacerse utilizando una de las herramientas de modelización de procesos comerciales mencionadas anteriormente o cualquiera de las otras docenas de técnicas utilizadas comúnmente.
• Identificar las áreas que pueden mejorarse. Los modelos de procesos ponen de relieve los cuellos de botella y las ineficiencias de los flujos de trabajo existentes. Considere cómo se pueden mejorar estos aspectos y evalúe cómo está funcionando el proceso desde la perspectiva de la eficiencia y el costo.
• Creando el nuevo y mejorado proceso. Armados con el conocimiento que obtuvieron modelando el proceso existente, implementen los cambios. Tenga en cuenta que con el software de modelado de procesos empresariales puede probar el nuevo proceso antes de lanzarlo en tiempo real.

Características del software BPM

Ya hemos mencionado que el modelado de procesos comerciales no es un método independiente. Más bien se utiliza como parte de una iniciativa más amplia como la gestión de procesos empresariales (BPM). Como tal, un modelador de procesos es una característica esencial de un Solución de software BPM.

Un modelador de procesos permite a los usuarios diseñar procesos de negocio utilizando una función de arrastrar y soltar intuitiva y fácil de usar. Los usuarios pueden arrastrar y soltar tareas así como puntos de decisión directamente en el lienzo de modelado. También se pueden añadir elementos adicionales como formularios, usuarios y conectores de datos. También es importante que los usuarios puedan probar sus nuevos diseños de procesos. Esto se logra con un motor de validación de procesos. Los motores de validación de procesos permiten a los usuarios probar sus nuevos diseños de procesos para asegurarse de que están funcionando antes de su despliegue.

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