BPM et automatisation des flux de travail : Quelle est la différence ?

Lorsque vous recherchez des moyens d'améliorer la productivité au sein de votre entreprise, il est probable que vous rencontriez deux expressions clés : gestion des processus métier (BPM) et automatisation des flux de travail. Si vous avez du mal à faire la différence entre les deux, vous n'êtes pas le seul ! C'est une question très populaire dans le monde de la gestion des processus. Voici comment ces deux termes courants diffèrent et fonctionnent ensemble. 

Principales différences entre le BPM et l'automatisation du flux de travail

Pour résumer à un niveau supérieur, les principaux points et différences entre les deux sont les suivants :

  • L'automatisation du flux de travail est idéale pour organiser les documents et les personnes.
  • Le logiciel BPM est idéal pour organiser des initiatives stratégiques à l'échelle de l'entreprise et intégrer des systèmes, des processus et des personnes.
  • Les suites BPM (y compris l'iBPMS), intègrent et interagissent avec de nombreux systèmes différents (iPaaS, règles métier, etc.).
  • Les systèmes d'automatisation des flux de travail sont moins complexes, moins évolutifs et plus rapides à mettre en œuvre. En conséquence, ils sont moins chers.
  • Les logiciels de BPM sont prêts à être utilisés par les entreprises, ils sont évolutifs et offrent un aperçu de chaque fonction de l'entreprise. En tant que tels, ils sont plus coûteux.

Comment l'automatisation des flux de travail et le BPM fonctionnent-ils ensemble ? 

Des flux de travail bien conçus sont une composante du BPM, mais une automatisation des flux de travail fait référence à une séquence de tâches. Prenons l'exemple d'un court flux de travail d'accueil d'un employé qui comprend la préparation d'une carte de stationnement, la compilation de documents pour la signature électronique et la programmation d'un déjeuner d'équipe pour accueillir un nouvel employé. Il s'agit d'une série de tâches permettant de mener à bien ce projet du début à la fin.

Par le biais d'une gestion des processus d'entreprise vous pouvez intégrer de manière transparente d'autres services et systèmes dans le processus. Soumettez les informations d'un employé à l'équipe de sécurité pour l'obtention d'un badge, configurez un compte de dépenses avec l'équipe de comptabilité et travaillez avec le service informatique pour accorder l'accès aux applications et aux bases de données.

Votre plate-forme de BPM a également une compréhension détaillée des autres flux de travail qui circulent entre chaque équipe et peut fournir un aperçu puissant sur la façon de hiérarchiser efficacement les priorités. Chacune de ces tâches d'accueil implique une multitude de personnes et de services, ainsi qu'une myriade de petites tâches secondaires, qui peuvent toutes être filtrées par un système BPM pour trouver la voie la plus optimale vers l'efficacité. Le BPM permet d'assurer une coordination de haut niveau pour aider l'ensemble de votre organisation à fonctionner sans heurts. Il s'agit d'un remède bien nécessaire aux processus disparates - après tout, les organisations perdent 20 à 30 % de leurs revenus chaque année en raison d'inefficacités.

Automatisation des flux de travail ou BPM : Une autre perspective

Entrons dans la cuisine pour comparer les deux à une activité commune à laquelle nous participons tous. Les flux de travail se concentrent sur les étapes nécessaires à la préparation d'un repas individuel. Préparer un dîner pour une personne nécessite très peu de coordination. Vous connaissez la recette, vous alignez une poignée d'ingrédients et vous effectuez une série de gestes pour accomplir votre tâche. Il n'y a pas beaucoup de collaboration externe : vous n'avez pas à tenir compte de ce qui se passe dans le salon, ni à impliquer la préparation du dîner de votre voisin dans votre processus de décision. 

Mais qu'en est-il de la préparation de plusieurs repas qui doivent tous arriver en même temps ? Que vous ayez déjà travaillé dans une cuisine, la télévision gastronomique nous a permis de jeter un coup d'œil derrière le rideau des rouages d'un restaurant. Le personnel de service apporte les commandes à la fenêtre, où un expéditeur de nourriture se tient entre le bar, l'étage principal et la cuisine. Cette personne coordonne avec les chefs pour optimiser la priorité des commandes : quelles tables doivent être servies en premier ? Il connaît le temps de préparation de chaque repas, ainsi que les différents composants de chaque commande. L'expéditeur sait comment optimiser les tâches entre le poste de viande et le poste de pâtes. Il sait quand demander aux chefs de commencer à préparer un steak grésillant et quand donner l'ordre de mettre les spaghettis dans une casserole d'eau bouillante. En surveillant également une équipe de lave-vaisselle, l'expéditeur s'assure que des assiettes et des couverts propres seront toujours prêts. S'il y a un problème sur un poste, il peut réorganiser d'autres tâches connexes pour éviter un goulot d'étranglement potentiel dû à des commandes en attente. Superviser un écosystème entier en mouvement constant,

Une plateforme BPM sert de expéditeur pour tous les flux de travail qui tourbillonnent dans votre entreprise. Il s'agit d'un "cerveau" centralisé qui comprend toutes les tâches et tous les flux de travail qui circulent dans votre organisation. La technologie fournit également une fenêtre claire et nette sur la façon dont les choses sont connectées. Cette fenêtre claire comme de l'eau de roche vous fournit des rapports et des analyses qui vous permettent d'ajuster des activités apparemment disparates en fonction des progrès des autres, et d'optimiser en permanence.

Le BPM offre une vue d'ensemble

Dans le BPM, le "M" est synonyme de gestion. Il s'agit de savoir comment mieux gérer une organisation en ne se contentant pas de contrôler, mais en s'améliorant continuellement dans un pèlerinage incessant vers l'excellence. Grâce aux outils du BPM, vous pouvez éliminer les goulets d'étranglement et veiller à ce que tout se déroule sans heurts, tout en cherchant constamment des moyens de rendre les choses encore plus fluides.

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