BPM vs. Workflow-Automatisierung: Was ist der Unterschied?

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Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern, werden Sie wahrscheinlich auf zwei Schlüsselbegriffe stoßen: Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Workflow-Automatisierung. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen zu erkennen, sind Sie nicht allein! Diese Frage ist in der Welt des Prozessmanagements sehr beliebt. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich diese beiden Begriffe unterscheiden und wie sie zusammenwirken. 

Hauptunterschiede zwischen BPM und Workflow-Automatisierung

Zusammenfassend kann man sagen, dass die wichtigsten Punkte und Unterschiede zwischen den beiden sind:

  • Die Automatisierung von Arbeitsabläufen eignet sich am besten für die Organisation von Dokumenten und Personen.
  • BPM-Software eignet sich am besten für die Organisation strategischer unternehmensweiter Initiativen und die Integration von Systemen, Prozessen und Mitarbeitern.
  • BPM-Suites (einschließlich iBPMS), Integration und Interaktion mit vielen verschiedenen Systemen (iPaaS, Geschäftsregeln usw.)
  • Systeme zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind weniger komplex, weniger skalierbar und lassen sich schneller implementieren. Daher sind sie auch billiger.
  • BPM-Software ist unternehmenstauglich, skalierbar und bietet Einblick in alle Unternehmensfunktionen. Als solche ist sie teurer.

Wie arbeiten Workflow-Automatisierung und BPM zusammen? 

Gut durchdachte Arbeitsabläufe sind ein Bestandteil von BPM, aber eine Workflow-Automatisierung bezieht sich auf eine Abfolge von Aufgaben. Denken Sie an einen kurzen Workflow für die Einarbeitung eines Mitarbeiters, der die Erstellung eines Parkausweises, die Zusammenstellung von Dokumenten für die elektronische Unterzeichnung und die Planung eines Teamessens zur Begrüßung eines neuen Mitarbeiters umfasst. Es handelt sich um eine Reihe von Aufgaben, um dieses Projekt von Anfang bis Ende zu erledigen.

Durch ein Geschäftsprozessmanagement Linse können Sie weitere Abteilungen und Systeme nahtlos in den Prozess einbinden. Übermitteln Sie die Daten eines Mitarbeiters an das Sicherheitsteam für einen Ausweis, richten Sie ein Spesenkonto mit dem Buchhaltungsteam ein und arbeiten Sie mit der IT-Abteilung zusammen, um den Zugriff auf Anwendungen und Datenbanken zu gewähren.

Ihre BPM-Plattform verfügt auch über ein detailliertes Verständnis der anderen Arbeitsabläufe, die sich zwischen den einzelnen Teams bewegen, und kann so einen wichtigen Einblick in die effektive Prioritätensetzung geben. Jede dieser Onboarding-Aufgaben umfasst eine Vielzahl von Personen und Abteilungen sowie eine Unzahl kleinerer Teilaufgaben, die alle durch ein BPM-System gefiltert werden können, um den optimalen Weg zur Effizienz zu finden. Bei BPM geht es um die Koordination auf hoher Ebene, damit Ihr gesamtes Unternehmen reibungslos funktioniert. Es ist eine dringend benötigte Lösung für uneinheitliche Prozesse - schließlich verlieren Unternehmen jedes Jahr 20-30 % ihres Umsatzes aufgrund von Ineffizienzen.

Workflow-Automatisierung vs. BPM: Eine andere Perspektive

Gehen wir in die Küche und vergleichen wir die beiden mit einer Tätigkeit, an der wir alle beteiligt sind. Arbeitsabläufe konzentrieren sich auf die Schritte, die für die Zubereitung einer einzelnen Mahlzeit erforderlich sind. Ein Abendessen für eine Person zu kochen, erfordert sehr wenig Koordination. Sie kennen das Rezept, stellen eine Handvoll Zutaten zusammen und führen eine Reihe von Arbeitsschritten aus, um die Aufgabe zu erledigen. Es ist nicht viel externe Zusammenarbeit erforderlich - Sie müssen nicht berücksichtigen, was im Wohnzimmer passiert, oder die Essensvorbereitungen Ihres Nachbarn in Ihren Entscheidungsprozess einbeziehen. 

Aber was ist mit der Zubereitung mehrerer Mahlzeiten, die alle zur gleichen Zeit fertig sein müssen? Egal, ob Sie schon einmal in einer Küche gearbeitet haben oder nicht, das Fernsehen hat uns allen einen Blick hinter die Kulissen eines Restaurants gewährt. Die Kellner bringen die Bestellungen zum Fenster, wo ein Lebensmittel-Expeditor zwischen der Bar, dem Hauptgang und der Küche steht. Diese Person stimmt sich mit den Köchen ab, um die Priorität der Bestellungen zu optimieren: Welche Tische sollen zuerst bedient werden? Er weiß, wie lange die Zubereitung der einzelnen Gerichte dauert, und kennt die einzelnen Komponenten jeder Bestellung. Der Expeditor weiß, wie er die Aufgaben zwischen der Fleisch- und der Pastastation optimieren kann. Sie wissen, wann die Köche mit einem brutzelnden Steak beginnen und wann sie den Befehl geben müssen, die Spaghetti in einen Topf mit kochendem Wasser zu geben. Außerdem überwacht der Expeditor ein Team von Spülern und sorgt dafür, dass immer saubere Teller und Bestecke zur Verfügung stehen. Wenn an einer Station ein Problem auftritt, kann er andere, damit zusammenhängende Aufgaben umorganisieren, um einen möglichen Engpass durch rückständige Bestellungen zu vermeiden. Sie beaufsichtigen ein ganzes Ökosystem, das ständig in Bewegung ist,

Eine BPM-Plattform dient als Spediteur für alle Arbeitsabläufe, die in Ihrem Unternehmen ablaufen. Sie ist ein zentrales "Gehirn", das alle Aufgaben und Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen versteht. Die Technologie bietet auch einen kristallklaren Einblick in die Zusammenhänge der Dinge. Dieses kristallklare Fenster versorgt Sie mit Berichten und Analysen, sodass Sie scheinbar disparate Aktivitäten auf der Grundlage des Fortschritts anderer anpassen und kontinuierlich optimieren können.

BPM bietet ein größeres Bild

Bei BPM steht das "M" für Management. Es geht darum, wie man eine Organisation besser managen kann, indem man sie nicht nur überwacht, sondern kontinuierlich verbessert und dabei unablässig nach Spitzenleistungen strebt. Mit den BPM-Tools können Sie Engpässe beseitigen und sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft, während Sie immer nach Möglichkeiten suchen, die Dinge noch reibungsloser zu gestalten.

PEX-Bericht: Die Macht der Prozessintelligenz
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