BPM vs Automatización del flujo de trabajo: ¿Cuál es la diferencia?

Cuando busque formas de mejorar la productividad dentro de su organización, es probable que se encuentre con dos frases clave: gestión de procesos empresariales (BPM) y automatización del flujo de trabajo. Si tiene problemas para distinguir la diferencia entre ambas, no es el único. Es una pregunta muy popular en el mundo de la gestión de procesos. A continuación, le explicamos en qué se diferencian estos dos términos comunes y cómo funcionan juntos. 

Diferencias clave entre BPM y automatización de flujos de trabajo

Para resumir en un nivel más alto, los puntos principales y las diferencias entre ambos son:

• La automatización del flujo de trabajo es lo mejor para organizar documentos y personas.
• El software BPM es el mejor para organizar iniciativas estratégicas en toda la empresa; integrar sistemas, procesos y personas.
• Las suites BPM (incluyendo iBPMS), integran e interactúan con muchos sistemas diferentes (iPaaS, reglas de negocio, etc)
• Los sistemas de automatización de flujos de trabajo son menos complejos, menos escalables y más rápidos de implementar. Por lo tanto, son más baratos.
• El software BPM está preparado para la empresa, es escalable y ofrece una visión de todas las funciones del negocio. Como tal, es más caro.

¿Cómo funcionan juntos la automatización del flujo de trabajo y el BPM? 

Los flujos de trabajo bien diseñados son un componente del BPM, pero una automatización del flujo de trabajo se refiere a una secuencia de tareas. Considere un flujo de trabajo corto de incorporación de empleados que incluya la preparación de un pase de estacionamiento, la recopilación de documentos para su firma electrónica y la programación de un almuerzo de equipo para dar la bienvenida a un nuevo empleado. Se trata de una serie de tareas para realizar este proyecto de principio a fin.

A través de una gestión de procesos empresariales puede incorporar sin problemas más departamentos y sistemas al proceso. Envía la información de un empleado al equipo de seguridad para obtener una tarjeta de identificación, configura una cuenta de gastos con el equipo de contabilidad y trabaja con TI para conceder acceso a aplicaciones y bases de datos.

Su plataforma BPM también tiene un conocimiento detallado de los otros flujos de trabajo que se mueven entre cada equipo y puede proporcionar una poderosa visión sobre cómo priorizar de manera efectiva. Cada una de estas tareas de incorporación implica a una serie de personas y departamentos, además de una miríada de subtareas más pequeñas, todas las cuales pueden filtrarse a través de un sistema BPM para encontrar la ruta más óptima hacia la eficiencia. El BPM consiste en una coordinación de alto nivel para ayudar a toda la organización a funcionar sin problemas. Es un remedio muy necesario para los procesos dispares, después de todo, las organizaciones pierden entre un 20 y un 30% de ingresos cada año debido a las ineficiencias.

Automatización del flujo de trabajo frente a BPM: Otra perspectiva

Vayamos a la cocina para comparar los dos con una actividad común en la que todos participamos. Los flujos de trabajo se centran en los pasos necesarios para hacer una comida individual. Preparar la cena para uno requiere muy poca coordinación. Se conoce la receta, se alinea un puñado de ingredientes y se sigue una serie de movimientos para realizar el trabajo. No hay mucha colaboración externa: no tienes que tener en cuenta lo que ocurre en el salón, ni implicar a tu vecino en la preparación de la cena en tu proceso de toma de decisiones. 

Pero, ¿qué hay de cocinar varias comidas que tienen que llegar todas a la vez? Si alguna vez has trabajado en una cocina, la televisión gastronómica nos ha permitido echar un vistazo detrás de la cortina al funcionamiento interno de un restaurante. Los camareros llevan los pedidos a la ventanilla, donde un expedidor de alimentos entre la barra, la planta principal y la cocina. Esta persona se coordina con los cocineros para optimizar la prioridad de los pedidos: ¿qué mesas deben ir primero? Sabe cuánto tarda en prepararse cada comida, así como los componentes individuales de cada pedido. El expedidor sabe cómo optimizar las tareas entre la estación de carne y la de pasta. Sabe cuándo debe hacer que los cocineros empiecen a preparar un filete chisporroteante y cuándo debe dar la orden de echar los espaguetis en una olla de agua hirviendo. Al supervisar también a un equipo de lavavajillas, el expedidor se asegura de que siempre haya platos y cubiertos limpios. Si hay un problema en un puesto, puede reorganizar otras tareas relacionadas para evitar un posible cuello de botella de pedidos atrasados. Supervisar todo un ecosistema que está en constante movimiento,

Una plataforma BPM sirve de agilizador para todos los flujos de trabajo que circulan por su empresa. Es un "cerebro" centralizado que entiende todas las tareas y flujos de trabajo que se mueven en su organización. La tecnología también proporciona una ventana cristalina sobre cómo están conectadas las cosas. Esta ventana cristalina le proporciona informes y análisis para que pueda ajustar actividades aparentemente dispares basándose en el progreso de otras, y optimizarlas continuamente.

El BPM ofrece una visión más amplia

En BPM, la "M" de poder significa gestión. Se trata de cómo gestionar mejor una organización, no sólo controlando, sino mejorando continuamente en una peregrinación incesante hacia la excelencia. Utilizando las herramientas de BPM, se pueden eliminar los cuellos de botella y garantizar que todo funcione sin problemas, buscando siempre formas de hacer las cosas aún más fluidas.