Automatisation des services de gestion de la trésorerie

Ces dernières années, le rôle de la trésorerie a évolué de façon spectaculaire, passant d'un simple centre de coûts à un centre de profits. Les trésoriers d'aujourd'hui sont chargés non seulement de gérer les risques et les liquidités, mais aussi de générer des revenus grâce à une gestion efficace du capital.

Pour relever ces défis, les organisations se tournent de plus en plus vers des technologies d'automatisation innovantes pour éliminer les processus manuels coûteux et inefficaces. La trésorerie peut ainsi consacrer plus de temps aux tâches stratégiques. En outre, l'accès à des informations précises et en temps réel permet de prendre des décisions fondées sur les données.  

Le rôle de la trésorerie

Toute organisation a des obligations financières qu'elle doit respecter. L'objectif de la gestion de la trésorerie est d'aider les organisations à gérer les liquidités et à atténuer les risques financiers. En s'acquittant de ces obligations, les trésoriers remplissent plusieurs fonctions essentielles.

• Gestion des risques. La trésorerie doit comprendre parfaitement les risques, les gérer de manière appropriée et trouver des moyens de les mesurer et de les contrôler en permanence.
• Gestion des liquidités. La trésorerie est chargée d'optimiser les ressources de trésorerie et de maintenir le fonds de roulement à court terme.
• Prévisions de trésorerie. La trésorerie doit maintenir une méthodologie structurée de prévision des flux de trésorerie en s'appuyant sur les données pour fournir des informations à la direction.
• Changement de réglementation. Les réglementations financières sont dynamiques et complexes. Les trésoriers doivent se tenir au courant des derniers changements réglementaires et s'assurer que l'organisation est en conformité.

Ces fonctions essentielles sont en constante évolution. De plus en plus de lieux de travail se tournent vers une forme de travail à distance. Les trésoriers doivent être en mesure d'effectuer leur travail en dehors d'un bureau traditionnel. Cela implique l'élimination des processus papier grâce à l'adoption de technologies d'automatisation évolutives.

Tendances en matière d'automatisation de la trésorerie

Comptes créditeurs

La comptabilité fournisseurs est traditionnellement l'un des processus de trésorerie les plus inefficaces. Les processus de trésorerie manuels augmentent les coûts et étouffent la productivité. Par exemple, selon l'Accounts Payable Association:

• Le coût moyen de traitement d'une facture se situe entre 4 et 10 dollars. Mais dans des circonstances exceptionnelles, des factures individuelles et problématiques peuvent coûter 17,50 $ ou plus à traiter.
• Environ 3,6 % des factures saisies manuellement comportent une erreur liée à la saisie des données.
• 56 % des organisations ont connu des problèmes de prévision de trésorerie dus à des problèmes de comptes fournisseurs.
• 90 % des professionnels de la finance indiquent qu'ils reçoivent régulièrement des appels téléphoniques de fournisseurs réclamant des retards de paiement.

Les organisations peuvent se passer de papier en automatisant des tâches telles que la facturation. Cela signifie qu'il n'y a plus de factures imprimées. Les documents sont stockés électroniquement et sont facilement accessibles. En outre, l'automatisation facilite la numérisation et la rationalisation de la collaboration entre les parties prenantes, les vendeurs, les clients et les autres services de l'organisation.

Des solutions de comptabilité fournisseurs plus avancées exploitent les données pour surveiller les fraudes ou les paiements erronés en temps réel. Une transaction est automatiquement comparée à un profil de comportement spécifique au client. Les transactions non conformes alertent les employés.

Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs basées sur le cloud offrent aux organisations une plus grande flexibilité. Les employés peuvent travailler à distance sur plusieurs appareils, sans avoir besoin d'une installation et d'une maintenance coûteuses. Les solutions de cloud ont également tendance à être plus abordables et vous permettent de choisir un modèle d'abonnement qui répond le mieux à vos besoins.

Comptes à recevoir

Le marché de l'automatisation des comptes clients connaît une croissance rapide. Sa taille devrait atteindre atteindre 3 milliards de dollars d'ici 2024. Cette croissance n'est pas surprenante compte tenu de la décentralisation rapide des effectifs au cours des dernières années. Dans les environnements de travail à distance, il n'est pas pratique de se rendre au bureau pour imprimer et envoyer des factures.

Grâce aux technologies d'automatisation, des factures numériques peuvent être créées et envoyées par voie électronique. Les paiements peuvent être versés rapidement pour améliorer la trésorerie. Et grâce aux rappels, les employés n'ont plus besoin de courir après les paiements, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les solutions d'automatisation de la trésorerie plus avancées s'appuient sur les technologies d'apprentissage automatique (ML) et d'intelligence artificielle (IA) pour garantir une facturation précise. Par exemple, les algorithmes de rapprochement peuvent identifier des modèles en suivant essentiellement les commis au rapprochement pour apprendre comment appliquer les fonds entrants, même lorsque les remises et les défis liés aux devises croisées font que les paiements diffèrent du grand livre AR en cours.

Flux multi-devises

Les flux multidevises ont traditionnellement posé plusieurs défis à la trésorerie. Par exemple, la nécessité d'obtenir des prix compétitifs et le besoin de couverture. Les processus multidevises manuels impliquent la création de journaux en devises étrangères et la conversion des devises étrangères aux taux nationaux. Cette méthode est non seulement inefficace, mais elle peut aussi entraîner des erreurs coûteuses. Une solution d'automatisation telle qu'un système multidevises permet de négocier dans plusieurs devises afin de faciliter les achats et les ventes au niveau international. En outre, le système facilite l'enregistrement des recettes et des dépenses converties en devises étrangères.

Analyse avancée

L'un des principaux avantages de l'automatisation des processus de trésorerie est la possibilité de collecter et d'analyser des données précises en temps réel. Plusieurs fonctions essentielles de la trésorerie ont été touchées par les récentes améliorations des pratiques et des outils de données.

• Prévisions de trésorerie. Les avancées en matière de ML et d'IA permettent aux trésoreries d'identifier les modèles de flux de trésorerie et les variations cycliques au lieu de s'appuyer sur des données historiques.
• Analyse des données du marché. Les analyses aident les trésoriers à se préparer à des événements défavorables en matière de liquidités et de marché. Par exemple, en se couvrant contre ces événements si nécessaire.
• Gestion des risques. La fraude est un défi majeur pour toutes les organisations. Les technologies d'automatisation peuvent signaler et prévenir les activités frauduleuses.
• Collection. Les outils d'analyse peuvent identifier les changements dans le comportement de paiement. Par exemple, les clients dont les paiements passent de ponctuels à tardifs. Les trésoriers peuvent utiliser ces informations pour identifier les risques et les atténuer, par exemple en cherchant à modifier les conditions de paiement.

Les fonctions de trésorerie et le monde des affaires dans lequel elles s'exercent évoluent rapidement. Les entreprises se tournent de plus en plus vers les technologies d'automatisation pour relever ces défis et donner plus de moyens à leurs équipes de gestion de la trésorerie. Des organisations du monde entier font confiance à la plateforme de workflow d'automatisation bancaire primée de ProcessMaker. plateforme de workflow d'automatisation bancaire pour rationaliser leurs processus de trésorerie.