Die Rolle der Finanzabteilung hat sich in den letzten Jahren drastisch von einer reinen Kostenstelle zu einem Profitcenter gewandelt. Die Treasurer von heute haben nicht nur die Aufgabe, Risiken und Liquidität zu verwalten, sondern auch durch effizientes Kapitalmanagement Einnahmen zu erzielen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, setzen Unternehmen zunehmend auf innovative Automatisierungstechnologien, um kostspielige und ineffiziente manuelle Prozesse zu eliminieren. Dadurch kann sich die Finanzabteilung mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus ermöglicht der Zugang zu genauen Echtzeit-Einsichten datengestützte Entscheidungen.
Die Rolle des Schatzamtes
Jede Organisation hat finanzielle Verpflichtungen, die erfüllt werden müssen. Das Ziel der Treasury-Management ist es, Organisationen beim Liquiditätsmanagement zu unterstützen und finanzielle Risiken zu mindern. Bei der Erfüllung dieser Verpflichtungen nehmen Treasurer mehrere wichtige Funktionen wahr.
- Risikomanagement. Das Finanzministerium muss die Risiken vollständig verstehen, sie angemessen verwalten und Wege finden, sie kontinuierlich zu messen und zu überwachen.
- Liquiditätsmanagement. Die Finanzabteilung ist für die Optimierung der Barmittel und die Erhaltung des kurzfristigen Betriebskapitals zuständig.
- Kassenmittelvorausschätzungen. Die Finanzabteilung muss eine strukturierte Cashflow-Prognose-Methode beibehalten, indem sie sich auf Daten stützt, um dem Management Erkenntnisse zu liefern.
- Regulatorischer Wandel. Die Finanzvorschriften sind dynamisch und komplex. Treasurer müssen über die neuesten Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass die Organisation die Vorschriften einhält.
Diese Kernfunktionen entwickeln sich ständig weiter. Immer mehr Arbeitsplätze gehen zu irgendeiner Form der Fernarbeit über. Treasurer müssen in der Lage sein, ihre Aufgaben auch außerhalb eines traditionellen Büros zu erledigen. Das bedeutet, dass papierbasierte Prozesse durch den Einsatz skalierbarer Automatisierungstechnologien abgeschafft werden müssen.
Automatisierungstrends im Treasury
Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist traditionell einer der ineffizientesten Prozesse im Finanzwesen. Manuelle Treasury-Prozesse treiben die Kosten in die Höhe und hemmen die Produktivität. Zum Beispiel, nach Angaben der Accounts Payable Association:
- Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung liegen zwischen 4 und 10 $. In Ausnahmefällen kann die Bearbeitung einzelner und problematischer Rechnungen jedoch 17,50 $ oder mehr kosten.
- Etwa 3,6 % der manuell eingegebenen Rechnungen enthalten einen Fehler bei der Dateneingabe.
- 56 % der Unternehmen hatten Probleme bei der Cashflow-Prognose aufgrund von Problemen mit der Kreditorenbuchhaltung.
- 90 % der Finanzfachleute berichten, dass sie regelmäßig Anrufe von Lieferanten erhalten, die verspätete Zahlungen fordern.
Unternehmen können papierlos arbeiten, indem sie Aufgaben wie die Fakturierung und Rechnungsstellung automatisieren. Das bedeutet, dass es keine gedruckten Rechnungen mehr gibt. Die Dokumente werden elektronisch gespeichert und sind leicht zugänglich. Darüber hinaus erleichtert die Automatisierung die Digitalisierung und Rationalisierung der Zusammenarbeit zwischen Beteiligten, Lieferanten, Kunden und anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens.
Fortschrittlichere Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung nutzen Daten, um Betrug oder fehlerhafte Zahlungen in Echtzeit zu überwachen. Eine Transaktion wird automatisch mit einem kundenspezifischen Verhaltensprofil verglichen. Nicht konforme Transaktionen alarmieren die Mitarbeiter.
Cloud-basierte Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung bieten Unternehmen eine größere Flexibilität. Die Mitarbeiter können von verschiedenen Geräten aus arbeiten, ohne dass eine kostspielige Installation und Wartung erforderlich ist. Cloud-Lösungen sind in der Regel auch erschwinglicher und ermöglichen Ihnen die Wahl eines Abonnementmodells, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Debitoren
Der Markt für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wächst schnell. Seine Marktgröße wird voraussichtlich bis 2024 3 Milliarden Dollar erreichen. Angesichts der raschen Dezentralisierung der Belegschaften in den letzten Jahren ist dieses Wachstum nicht überraschend. In dezentralen Arbeitsumgebungen ist es nicht praktikabel, ins Büro zu gehen, um Rechnungen zu drucken und zu verschicken.
Mit Automatisierungstechnologien können digitale Rechnungen erstellt und elektronisch versandt werden. Zahlungen können schnell überwiesen werden, um den Cashflow zu verbessern. Und durch Mahnungen müssen die Mitarbeiter nicht mehr den Zahlungen hinterherlaufen, sondern können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.
Fortschrittlichere Treasury-Automatisierungslösungen nutzen Technologien für maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI), um eine genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten. Beispielsweise können Abgleichsalgorithmen Muster erkennen, indem sie im Wesentlichen die Abgleichsbeamten beschatten, um zu lernen, wie eingehende Gelder zu verwenden sind, selbst wenn Rabatte und währungsübergreifende Herausforderungen dazu führen, dass die Zahlungen vom ausstehenden AR-Ledger abweichen.
Mehrwährungsströme
Zahlungsströme in mehreren Währungen stellen die Finanzabteilung traditionell vor mehrere Herausforderungen. Zum Beispiel die Notwendigkeit, wettbewerbsfähige Preise zu erzielen, und die Notwendigkeit von Hedging. Manuelle Mehrwährungsprozesse beinhalten die Erstellung von Fremdwährungsjournalen und die Umrechnung von Fremdwährungen in Inlandskurse. Dies ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch zu kostspieligen Fehlern führen. Eine Automatisierungslösung wie ein Mehrwährungssystem ermöglicht den Handel in mehreren Währungen, um den internationalen Kauf und Verkauf zu erleichtern. Außerdem erleichtert das System die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die in Fremdwährungen umgerechnet werden.
Erweiterte Analytik
Einer der größten Vorteile der Automatisierung von Treasury-Prozessen ist die Möglichkeit, genaue Daten in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. Mehrere Kernfunktionen des Finanzwesens wurden durch die jüngsten Verbesserungen der Datenpraktiken und -instrumente beeinflusst.
- Kassenmittelvorausschätzungen. Fortschritte bei ML und KI ermöglichen es den Finanzabteilungen, Cashflow-Muster und zyklische Schwankungen zu erkennen, anstatt sich auf historische Daten zu verlassen.
- Analyse der Marktdaten. Analysen helfen Treasurern, sich auf ungünstige Liquiditäts- und Marktereignisse vorzubereiten. Zum Beispiel, indem sie sich gegen diese Ereignisse absichern.
- Risikomanagement. Betrug ist für alle Unternehmen eine große Herausforderung. Automatisierungstechnologien können betrügerische Aktivitäten erkennen und verhindern.
- Sammlung. Analysetools können Veränderungen im Zahlungsverhalten erkennen. Zum Beispiel Kunden, deren Zahlungen sich von pünktlich zu spät verschieben. Treasurer können diese Erkenntnisse nutzen, um Risiken zu erkennen und sie zu mindern, z. B. indem sie auf eine Änderung der Zahlungsbedingungen hinwirken.
Die Aufgaben der Finanzabteilung und die Geschäftswelt, in der sie tätig sind, entwickeln sich rasch weiter. Unternehmen setzen zunehmend auf Automatisierungstechnologien, um diese Herausforderungen zu meistern und ihre Treasury-Management-Teams zu unterstützen. Organisationen auf der ganzen Welt verlassen sich auf ProcessMaker's preisgekrönte Workflow-Plattform zur Bankenautomatisierung um ihre Treasury-Prozesse zu rationalisieren.
