Automatización de los servicios de gestión de la tesorería

Michael Eisner 18 de agosto de 2021 Finanzas

automatización de la gestión de la tesorería

El papel de la tesorería ha cambiado drásticamente en los últimos años, pasando de ser un mero centro de costes a un centro de beneficios. Los tesoreros de hoy en día tienen la tarea no solo de gestionar el riesgo y la liquidez, sino de generar ingresos mediante la gestión eficiente del capital.

Para hacer frente a estos retos, las organizaciones recurren cada vez más a innovadoras tecnologías de automatización para eliminar los costosos e ineficientes procesos manuales. Esto permite a la tesorería dedicar más tiempo a las tareas estratégicas. Además, el acceso a información precisa y en tiempo real permite tomar decisiones basadas en datos.  

El papel de la Tesorería

Toda organización tiene obligaciones financieras que debe cumplir. El objetivo de la gestión de la tesorería es ayudar a las organizaciones a gestionar la liquidez y mitigar los riesgos financieros. En el cumplimiento de estas obligaciones, los tesoreros realizan varias funciones críticas.

  • Gestión de riesgos. La tesorería debe comprender plenamente los riesgos, gestionarlos adecuadamente y encontrar la manera de medirlos y controlarlos continuamente.
  • Gestión de la liquidez. La tesorería es responsable de optimizar los recursos de efectivo y mantener el capital de trabajo a corto plazo.
  • Previsión de tesorería. La tesorería debe mantener una metodología estructurada de previsión de la tesorería, basándose en los datos para proporcionar información a la dirección.
  • Cambio normativo. La normativa financiera es dinámica y compleja. Los tesoreros tienen que estar al día de los últimos cambios normativos y asegurarse de que la organización los cumple.

Estas funciones básicas evolucionan continuamente. Cada vez son más los lugares de trabajo que pasan a tener alguna forma de trabajo a distancia. Los tesoreros deben ser capaces de realizar su trabajo desde fuera de un entorno de oficina tradicional. Esto significa eliminar los procesos basados en el papel mediante la adopción de tecnologías de automatización escalables.

Tendencias de automatización en la tesorería

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar han sido tradicionalmente uno de los procesos de tesorería más ineficientes. Los procesos manuales de tesorería aumentan los costes y ahogan la productividad. Por ejemplo, según la Asociación de Cuentas por Pagar:

  • El coste medio de tramitar una factura oscila entre 4 y 10 dólares. Pero en circunstancias excepcionales, las facturas individuales y problemáticas pueden costar 17,50 dólares o más para su tramitación.
  • Aproximadamente el 3,6% de las facturas introducidas manualmente incluyen un error relacionado con la introducción de datos.
  • El 56% de las organizaciones experimentaron problemas de previsión de tesorería debido a problemas de cuentas por pagar.
  • El 90% de los profesionales de las finanzas afirman que reciben regularmente llamadas telefónicas de los proveedores para reclamarles los pagos atrasados.

Las organizaciones pueden prescindir del papel automatizando tareas como la facturación y el cobro. Esto significa que se acabaron las facturas y los recibos impresos. Los documentos se almacenan electrónicamente y son fácilmente accesibles. Además, la automatización facilita la digitalización y la racionalización de la colaboración entre las partes interesadas, los proveedores, los clientes y otros departamentos de la organización.

Las soluciones de cuentas por pagar más avanzadas aprovechan los datos para controlar el fraude o los pagos erróneos en tiempo real. Una transacción se compara automáticamente con un perfil de comportamiento específico del cliente. Las transacciones no conformes alertan a los empleados.

Las soluciones de automatización de cuentas por pagar basadas en la nube proporcionan a las organizaciones una mayor flexibilidad. Los empleados pueden trabajar de forma remota a través de dispositivos sin necesidad de una costosa instalación y mantenimiento. Las soluciones en la nube también suelen ser más asequibles y permiten elegir el modelo de suscripción que mejor se adapte a sus necesidades.

Cuentas por cobrar

El mercado de la automatización de cuentas por cobrar está creciendo rápidamente. Se prevé que el tamaño del mercado alcanzar los 3.000 millones de dólares en 2024. El crecimiento no es sorprendente dada la rápida descentralización de las plantillas en los últimos años. En los entornos de trabajo remotos, ir a la oficina para imprimir y enviar facturas no es práctico.

Con las tecnologías de automatización, las facturas digitales pueden crearse y enviarse electrónicamente. Los pagos pueden remitirse rápidamente para mejorar el flujo de caja. Y los recordatorios eliminan la necesidad de que los empleados persigan los pagos, lo que les permite centrarse en tareas de mayor valor.

Las soluciones de automatización de la tesorería más avanzadas aprovechan las tecnologías de aprendizaje automático (ML) e inteligencia artificial (AI) para garantizar una facturación precisa. Por ejemplo, los algoritmos de concordancia pueden identificar patrones siguiendo esencialmente a los empleados de concordancia para aprender cómo aplicar los fondos entrantes, incluso cuando los descuentos y los desafíos de las divisas cruzadas hacen que los pagos difieran del libro de cuentas pendientes.

Flujos multidivisa

Los flujos multidivisa han planteado tradicionalmente varios retos a la tesorería. Por ejemplo, la necesidad de obtener precios competitivos y la necesidad de cobertura. Los procesos multidivisa manuales implican la creación de diarios de divisas y la conversión de las divisas a los tipos nacionales. Esto no sólo es ineficaz, sino que puede dar lugar a costosos errores. Una solución de automatización, como un sistema multidivisa, permite negociar en varias divisas para facilitar la compra y la venta a nivel internacional. Además, el sistema facilita el registro de los ingresos y gastos convertidos de las monedas extranjeras.

Análisis avanzados

Una de las mayores ventajas de la automatización de los procesos de tesorería es la capacidad de recopilar y analizar datos precisos en tiempo real. Varias funciones básicas de tesorería se han visto afectadas por las recientes mejoras en las prácticas y herramientas de datos.

  • Previsión de tesorería. Los avances en ML y AI permiten a las tesorerías identificar patrones de flujo de caja y variaciones cíclicas en lugar de depender de los datos históricos.
  • Análisis de datos de mercado. Los análisis ayudan a los tesoreros a prepararse para acontecimientos adversos de liquidez y de mercado. Por ejemplo, mediante la cobertura de estos eventos según sea necesario.
  • Gestión de riesgos. El fraude es un reto importante para todas las organizaciones. Las tecnologías de automatización pueden detectar y prevenir las actividades fraudulentas.
  • Colección. Las herramientas analíticas pueden identificar cambios en el comportamiento de pago. Por ejemplo, los clientes cuyos pagos pasan de ser puntuales a ser tardíos. Los tesoreros pueden utilizar esta información para identificar los riesgos y mitigarlos, por ejemplo, modificando las condiciones de pago.

Las funciones de tesorería y el mundo empresarial en el que operan están evolucionando rápidamente. Las organizaciones están recurriendo cada vez más a las tecnologías de automatización para superar estos desafíos y potenciar sus equipos de gestión de tesorería. Organizaciones de todo el mundo confían en la galardonada plataforma de flujo de trabajo de automatización bancaria para agilizar sus procesos de tesorería.

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