La gestion des données de référence expliquée

La gestion des données de référence permet aux organisations d'améliorer la qualité et la cohérence de leurs données clés, y compris les données clients, les données géographiques, les informations sur les produits et les données sur les actifs. En fait, la gestion des données de référence (MDM) permet aux entreprises de créer un une seule référence principale pour les sources de données vitales. Cela permet de réduire le nombre d'erreurs tout en diminuant la redondance.

Les données de base sont les données commerciales essentielles qui couvrent les personnes, les lieux, les produits et d'autres choses. Les données de référence permettent aux entreprises de mieux comprendre les entités essentielles, telles que les clients et les fournisseurs. Avec ces données en main, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées.

En outre, les logiciels et solutions de données de base facilitent l'établissement de définitions et de catégories plus précises. Cela permet aux organisations de mieux organiser et définir leurs données. Des solutions de GDR appropriées augmentent également la flexibilité et permettent aux entreprises d'utiliser les données plus rapidement. Continuez à lire pour en savoir plus.

Examiner les 6 différents types de données qui constituent les données de base

Afin de mieux comprendre les données de base, il aide à décomposer le concept. Nous pouvons identifier au moins six différents types de données couramment utilisées par les entreprises et autres organisations énumérées ci-dessous :

Données transactionnelles: L'un des types de données les plus importants pour de nombreuses organisations est celui des données transactionnelles. Il peut s'agir de factures, de livraisons, de ventes, de retours, de tickets de dépannage, de réclamations, etc. Chaque fois qu'une transaction a lieu, des données sont générées et peuvent être suivies.

Métadonnées: De nombreux systèmes informatiques et autres solutions génèrent des métadonnées, telles que des documents xml, des descriptions de colonnes de bases de données, des fichiers journaux, etc.

Données de référence: Ces données sont souvent utilisées pour établir un lien avec des données et des informations qui dépassent l'organisation elle-même et pour les utiliser. Par exemple, une entreprise peut surveiller les taux de change, les politiques gouvernementales, etc.

Données hiérarchiques: Ces données montrent et suivent la relation entre les données. Les données hiérarchiques peuvent former un système comptable et peuvent également fournir des descriptions de relations réelles, comme un organigramme d'entreprise. Certains considèrent les données hiérarchiques comme un super domaine de GDR car elles sont essentielles pour découvrir et comprendre la relation entre différentes données.

Données non structurées: Les données non structurées n'adhèrent pas à un modèle prédéfini ou ne sont pas organisées de manière prédéfinie. Souvent, ces données sont lourdes en texte et peuvent inclure des documents, des courriels, des PDF, etc.

Données de base: Ce sont les données qui constituent le noyau de données au sein d'une entreprise. Bien que les données de base ne soient pas transactionnelles, elles peuvent décrire et mesurer les transactions. Souvent, les données de base sont divisées en ces catégories :

• Données sur les clients, y compris les consommateurs, les employés et les vendeurs.
• Les produits, y compris les magasins, les pièces, les actifs et les produits eux-mêmes.
• Lieux, y compris l'emplacement des installations et les divisions géographiques.
• Autres données clés, notamment les contrats, les garanties, etc.

De nombreuses organisations divisent encore les données en sous-domaines. Par exemple, une entreprise peut diviser ses clients en clients normaux et en clients de premier ordre. De même, les entreprises peuvent utiliser plusieurs critères, tels que les clients d'un lieu géographique spécifique qui achètent un certain produit. 

Gestion des données de base

De nombreuses composantes informationnelles différentes pourraient être considérées comme des "données de base". Cependant, toutes les données qui peuvent être incorporées dans les données de base ne devraient pas être incluses. L'inclusion d'un trop grand nombre de points de données peut entraîner une surcharge. Les entreprises devraient plutôt se concentrer sur une plus petite partie des données qui sont particulièrement précieuses. Parmi les données de base, on peut citer les éléments suivants

• Données CRUD (cycle de vie)
• Lifetime
• Données sur le comportement
• Cardinalité
• Votilité
• Valeur
• Réutiliser

Décider de ce qui doit être traité comme des données de référence est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion des données de référence. En outre, les données qui ne répondent pas à la définition des données de référence ci-dessus peuvent encore devoir être traitées comme telles.

Pourquoi la gestion des données de base est si importante

Les données de base sont essentielles pour de nombreuses entreprises et doivent être gérées avec soin. Une bonne gestion permet de réduire le risque d'erreurs. Étant donné que de nombreuses applications et fonctions différentes reposent sur des données de référence, une erreur dans les données elles-mêmes peut causer des problèmes ailleurs. Par exemple, une tarification erronée dans les données de base peut causer des problèmes dans les magasins de détail à travers le pays.

En outre, la GDR permet aux entreprises d'utiliser des outils, des logiciels et des compétences pour améliorer la qualité et l'exactitude des données et pour coordonner les efforts au sein de l'entreprise et avec des parties extérieures, telles que les fournisseurs. Invariablement, la GDR donne du pouvoir aux entreprises, en les aidant à comprendre leurs propres opérations, marchés et clients. 

Les données de base permettent aux entreprises de créer un point de référence pour les données critiques. Cela peut réduire les redondances, donc les coûts, et éliminer les données contradictoires. Si un fournisseur change ses coordonnées, par exemple s'il emménage dans un nouveau bâtiment à une autre adresse, des données de base actualisées permettront à tous les membres de votre organisation de trouver les dernières informations de contact.

Mon entreprise a-t-elle besoin de MDM ?

De nombreuses entreprises - grandes et petites - utilisent aujourd'hui une variété d'applications et d'outils (par exemple, CRM, PoS) pour collecter et compiler des données. Cependant, il est facile pour ces données de devenir désorganisées et fragmentées. Il est donc plus difficile d'utiliser les données et de prendre des décisions en connaissance de cause. Les entreprises qui ne gèrent pas leurs données ont souvent du mal à répondre aux questions, même les plus simples, comme celle de savoir quels sont les clients les plus rentables.

Voici six principes clés pour aider à construire un programme de GDR solide :

• Gouvernance: Directives pour gérer les politiques, les principes et les organes organisationnels.
• Politique: Les exigences et les normes que le MDM doit respecter.
• Organisation: Mettre les bonnes personnes, telles que les gestionnaires de données, aux bons endroits.
• Mesure: Comment votre entreprise se comporte-t-elle par rapport aux objectifs fixés ?
• Processus: Il décrit les processus tout au long du cycle de vie des données.
• Technologie: Comprend le centre de données de base et les outils.

En général, les entreprises commencent par être petites, puis se développent en ajoutant des données et des outils supplémentaires. Cela permet à l'entreprise de se développer de manière durable et gérable. Voici une liste de contrôle simple pour commencer :

• Identifier les sources de données de base, les producteurs et les consommateurs.
• Recueillir et analyser les données.
• Nommer des gestionnaires de données et mettre en œuvre un programme de gouvernance des données.
• Choisissez des outils et des solutions de données.
• Développer un modèle de données de référence.
• Mettre en place un système de maintenance.

Le développement d'un programme de gestion des données de référence est complexe mais de plus en plus vital pour les entreprises. Avec une bonne planification et le talent adéquat, les entreprises peuvent mettre en place un système de gestion des données qui donnera du pouvoir à leur personnel et à leurs partenaires.

A emporter : La gestion des données de référence est vitale

La taille et la complexité des entreprises augmentent, ce qui permet de réaliser des économies d'échelle et de générer une énorme quantité de données. Toutefois, l'augmentation de la taille et de la portée des entreprises s'accompagne d'une complexité accrue. Parfois, la quantité d'informations circulant dans et à travers une entreprise peut sembler écrasante. Néanmoins, avec une gestion appropriée des données de référence, les entreprises peuvent réduire la complexité et prendre des décisions fondées sur les données.

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