7 Cas d'utilisation de l'automatisation des processus d'affaires

L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) est une technologie utile que les entreprises intelligentes utilisent pour consacrer plus de temps au travail qui compte. Grâce à la BPA, les commerciaux, les équipes du service clientèle, les professionnels de la comptabilité et les responsables des ressources humaines peuvent s'appuyer sur des outils logiciels pour gérer les tâches manuelles répétitives et chronophages qui occupent une grande partie de leur journée. Le BPA est une stratégie imbattable pour :

• Réduire le temps que vous consacrez aux opérations quotidiennes
• Minimiser les erreurs humaines
• Amélioration des délais de traitement globaux
• Élimination de la paperasserie
• Maximiser le rendement du département

Des études montrent que certaines organisations sont tellement embourbées dans des processus manuels et subalternes que les employés ne disposent que d'un quart de la journée pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée et génératrices de revenus.. Les organisations utilisent l'automatisation des processus d'entreprise pour faire pencher la balance de la productivité en leur faveur. Voici quelques-unes des tâches les plus courantes automatisées par le BPA.

Cinq tâches courantes que les entreprises automatisent grâce au BPA - et deux examens plus approfondis de la manière dont elles y parviennent.

• Répondez aux questions rapides des clients : Les représentants du service clientèle libèrent la file d'attente de l'assistance en confiant aux chatbots les questions simples comme la réinitialisation des mots de passe et le suivi des commandes. chatbots.
• Traiter les factures : Au niveau mondial, 70 % du traitement des factures se fait encore sur papier. Non seulement les processus manuels rendent ce centre de revenus propice aux erreurs, mais les entreprises mettent quatre fois plus de temps à payer les factures papier. Grâce à des outils d'automatisation tels que l'automatisation robotique des processus (RPA), les logiciels peuvent extraire et valider les informations relatives aux factures en quelques secondes seulement. Alors qu'un employé typique à temps plein peut traiter 6 000 factures papier par an, il peut vérifier 90 000 factures numériques par an grâce à l'automatisation..
• Contrat de vente : Les tâches administratives inondent les phases finales de la conclusion d'un contrat de vente. En général, les commerciaux doivent copier et coller des données entre différents systèmes pour remplir le contrat et régler les choses avec la comptabilité. Les outils d'automatisation peuvent aider à extraire des données de plusieurs sources et à remplir rapidement les champs des formulaires et les profils CRM.
• Recruter les meilleurs talents : Lorsque vous trouvez enfin le candidat idéal, vous devez agir rapidement. Malheureusement, 57% des responsables du recrutement ont perdu un employé potentiel au profit d'une autre opportunité simplement parce que leur processus interne a pris trop de temps pour approuver une offre. En automatisant la planification des entretiens, la vérification des antécédents et le suivi des candidats, les entreprises ont plus de chances de trouver les meilleurs candidats.
• Vérifier les informations par rapport à des ressources externes : Des secteurs comme celui de la banque doivent vérifier les identités par rapport aux bases de données de lutte contre le blanchiment d'argent et autres registres gouvernementaux. Au lieu qu'un cadre bancaire se connecte manuellement et saisisse le nom d'un candidat, un processus automatisé peut effectuer la vérification d'identité pour vous.

L'automatisation est un outil incontournable pour tous les services de votre organisation. Voyons comment deux départements accablés de paperasse, les ventes et les RH, tirent parti de l'énorme potentiel de gain de temps de l'automatisation. 

1. Comment les équipes de vente utilisent les chatbots

Une étude récente a révélé que les représentants commerciaux passent un pourcentage astronomique de leur journée à s'occuper de tâches administratives. Au lieu de vendre, ils ils passent les deux tiers de leur temps à des tâches comme la mise à jour de feuilles de calcul et la collecte de renseignements sur les ventes.

McKinsey a constaté que les équipes de vente diligentes peuvent gagner un temps précieux en automatisant jusqu'à un tiers de leurs tâches. Il s'agit de fonctions qui prennent du temps, comme la tarification, la prise de contact et la recherche de prospects, ainsi que des activités d'après-vente, comme les suivis réguliers ou l'exécution des commandes de pièces détachées. En utilisant l'automatisation pour prendre en charge ces tâches, McKinsey estime que les entreprises peuvent augmenter leurs ventes de 10 %..

Tous les emplois de vente ne sont pas entièrement automatisables - beaucoup d'entre eux requièrent encore l'inégalable je ne sais quoi inégalable du contact humain pour conclure l'affaire. Mais les meilleurs services commerciaux se tournent vers des outils d'automatisation tels que les chatbots pour les aider à faire progresser les clients potentiels dans l'entonnoir d'achat.

Les chatbots peuvent automatiquement atteindre des masses d'opportunités en attente, en plus grand nombre que ce qu'un vendeur a la possibilité de faire. Lorsqu'un prospect en attente atteint un certain point de l'entonnoir, un chatbot peut le contacter par texte ou par courrier électronique en utilisant un script prédéterminé. Les outils de traitement du langage naturel (NLP) aident le robot à comprendre le contexte et l'intention des réponses du client afin de déterminer la marche à suivre. McKinsey estime qu'une stratégie d'automatisation comme celle-ci peut libérer 10 à 20 % de la journée pour que les équipes de vente puissent concentrer leurs efforts sur d'autres projets ou prospects prioritaires.

2. Découvrez comment les professionnels des RH automatisent les demandes de congés.

Une équipe conjointe d'experts en gestion du temps aux États-Unis et au Royaume-Uni a constaté que les employés perdent jusqu'à 40 millions d'heures chaque mois à s'occuper de systèmes RH complexes. Cela signifie que près de 20 000 membres du personnel se consacrent à plein temps, huit heures par jour, tous les jours ouvrables de l'année, à des tâches administratives telles que les demandes de congés et les notes de frais. Même les petites entreprises ne sont pas épargnées par le fardeau de la paperasserie : selon 45 % des propriétaires de petites entreprises, ils passent environ une journée par semaine à résoudre des problèmes de RH.

Tenir un registre manuel des jours de vacances d'un employé peut être une tâche décourageante, surtout lorsque les équipes comptent des centaines ou des milliers de personnes. Lorsqu'une demande de congés arrive, les responsables RH doivent faire face à plusieurs problèmes : 

• Examen du solde des congés d'un employé
• Vérification auprès d'un ou plusieurs responsables pour approbation
• Une fois approuvé, il doit déduire le temps de travail d'un solde de congés.
• Tenir un registre des congés pour la paie 

La gestion de ce processus exige beaucoup de tenue de dossiers, de suivis et d'échanges de documents. Les équipes RH se tournent donc vers l'automatisation pour rationaliser les demandes de congés. Grâce à des outils d'automatisation, elles peuvent envoyer et suivre les demandes d'approbation, les responsables pouvant même approuver ou refuser dans le corps même du courriel. Les systèmes logiciels peuvent suivre automatiquement le temps gagné et utilisé et même transmettre l'information à d'autres équipes comme la comptabilité. 

Un autre avantage du recours à l'automatisation pour étayer ce processus lourd en traces écrites ? Les employés peuvent se connecter à un tableau de bord de l'entreprise pour consulter leurs congés disponibles avant même de contacter les RH. 

Gartner estime que près de 50 % des entreprises utiliseront l'automatisation dans leurs services RH d'ici 2022.ce qui donnera aux équipes chargées des ressources humaines plus de temps pour se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.

La "surcharge de travail" est plus qu'un simple facteur de démotivation. Les départements submergés par des tâches administratives répétitives et interminables grèvent votre résultat net, ce qui représente près de 534 milliards de dollars par an de pertesselon une étude clé menée au Royaume-Uni. L'automatisation de ces tâches courantes permet de réduire les coûts de traitement, de limiter les erreurs humaines et d'accroître la productivité de votre entreprise.