7 Casos de uso de la automatización de procesos empresariales

La automatización de procesos empresariales (BPA) es una tecnología útil que las organizaciones inteligentes están utilizando para tener más tiempo para el trabajo que importa. Gracias a la BPA, los representantes de ventas, los equipos de atención al cliente, los profesionales de la contabilidad y los ejecutivos de recursos humanos pueden recurrir a herramientas de software para gestionar las tareas manuales repetitivas que consumen mucho tiempo y que ocupan una gran parte de su jornada. BPA es una estrategia imbatible para:

• Reducir el tiempo que se dedica a las operaciones diarias
• Minimizar los errores humanos
• Mejora de los tiempos de procesamiento en general
• Eliminar el papeleo
• Maximizar el rendimiento de los departamentos

Los estudios demuestran que algunas organizaciones están tan atascadas por procesos manuales y de poca importancia que los empleados sólo disponen de una cuarta parte del día para centrarse en actividades de alto valor y que generan ingresos. Las organizaciones están utilizando la automatización de los procesos de negocio para cambiar la productividad a su favor. Estas son algunas de las tareas habituales que se automatizan mediante BPA.

5 tareas habituales que las organizaciones automatizan mediante BPA y dos análisis más detallados de cómo lo consiguen

• Responda a las preguntas rápidas de los clientes: Los representantes del servicio de atención al cliente liberan su cola de atención al cliente pasando a los chatbots las preguntas de poca importancia, como el restablecimiento de contraseñas o el seguimiento de pedidos. chatbots.
• Procesar las facturas: A nivel mundial, el 70% del procesamiento de facturas sigue siendo en papel. Los procesos manuales no solo hacen que este centro de ingresos se preste a errores, sino que las empresas tardan 4 veces más en pagar las facturas en papel. Utilizando herramientas de automatización como la automatización de procesos robóticos (RPA), el software puede extraer y validar la información de las facturas en cuestión de segundos. Mientras que un empleado típico a tiempo completo puede procesar 6.000 facturas en papel al año, pueden comprobar 90.000 facturas digitales al año utilizando la automatización.
• Contratación de ventas: Las tareas administrativas inundan las fases finales del cierre de una venta. Normalmente, los representantes de ventas tienen que copiar y pegar datos entre varios sistemas para rellenar el contrato y configurar las cosas con la contabilidad. Las herramientas de automatización pueden ayudar a extraer datos de múltiples fuentes y rellenar rápidamente los campos de los formularios y los perfiles de CRM.
• Contratación de los mejores talentos: Cuando finalmente se encuentra el candidato ideal, hay que actuar con rapidez. Por desgracia, el 57% de los directores de contratación han perdido a un potencial contratado por otra oportunidad simplemente porque su proceso interno tardó demasiado en aprobar una oferta. Al automatizar la programación de las entrevistas, la comprobación de los antecedentes y el seguimiento de los candidatos, las organizaciones tienen más probabilidades de conseguir los mejores candidatos.
• Verificación de la información con recursos externos: Sectores como el bancario deben cotejar las identidades con las bases de datos contra el blanqueo de capitales y otros registros gubernamentales. En lugar de que un ejecutivo bancario se conecte manualmente y escriba el nombre de un solicitante, un proceso automatizado puede realizar la verificación de la identidad por usted.

La automatización es una herramienta convincente para todos los departamentos de su organización. Veamos cómo dos departamentos con mucho papeleo, el de ventas y el de recursos humanos, están aprovechando el enorme potencial de ahorro de tiempo de la automatización. 

1. Cómo utilizan los equipos de ventas los chatbots

Un estudio reciente reveló que los representantes de ventas pasan un porcentaje astronómico de su día afanándose en tareas administrativas. En lugar de vender, están queman dos tercios de su tiempo en tareas administrativas como la actualización de hojas de cálculo y la recopilación de información de ventas.

McKinsey descubrió que los equipos de ventas diligentes pueden ahorrar un tiempo valioso al automatizando hasta un tercio de sus tareas. Esto incluye funciones que consumen mucho tiempo, como la fijación de precios, el contacto y el fomento de clientes potenciales, así como la actividad de posventa, como el seguimiento periódico o el cumplimiento de los pedidos de piezas de repuesto. Si se utiliza la automatización para realizar estas tareas, McKinsey estima que las organizaciones pueden aumentar las ventas en un 10%..

No todos los trabajos de venta son totalmente automatizables; muchos aún requieren el inigualable je ne sais quois del toque humano para cerrar el trato. Pero los departamentos de ventas más importantes están recurriendo a herramientas de automatización como los chatbots para ayudarles a mover a los clientes potenciales a través del embudo de compra.

Los chatbots pueden llegar automáticamente a franjas de oportunidades pendientes en mayor número de las que un vendedor tiene el ancho de banda para conectar. Una vez que un cliente potencial llega a un determinado punto del embudo, un chatbot puede ponerse en contacto con él a través de un texto o un correo electrónico utilizando un guión predeterminado. Las herramientas de procesamiento del lenguaje natural (PNL) ayudan al bot a entender el contexto y la intención de las respuestas del cliente para determinar el siguiente curso de acción. McKinsey estima que una estrategia de automatización como ésta puede liberar entre un 10 y un 20% del día para que los equipos de ventas puedan centrar sus esfuerzos en otros proyectos o clientes potenciales de alta prioridad.

2. Vea cómo los profesionales de RRHH están automatizando las solicitudes de tiempo libre

Un equipo conjunto de expertos en gestión del tiempo de Estados Unidos y el Reino Unido descubrió que los empleados pierden hasta 40 millones de horas al mes lidiando con complejos sistemas de RRHH. Esto equivale a casi 20.000 empleados que se dedican a tiempo completo, 8 horas al día todos los días laborables del año, a tareas administrativas como solicitudes de permisos e informes de gastos. Ni siquiera las pequeñas empresas se libran de la carga de papeleo: según el 45% de los propietarios de pequeñas empresas, pasan pasan aproximadamente un día a la semana en cuestiones de recursos humanos.

Llevar un registro manual de los días de vacaciones de un empleado puede ser una tarea desalentadora, especialmente cuando el número de equipos asciende a cientos o miles. Cuando llega una solicitud de tiempo libre, los ejecutivos de RRHH tienen que lidiar con ello: 

• Revisar el balance de tiempo libre de un empleado
• Comprobación con uno o más gerentes para su aprobación
• Una vez aprobado, tienen que deducir el tiempo de un saldo de vacaciones
• Llevar el registro de las vacaciones para la nómina 

La gestión de este proceso requiere muchos registros, seguimientos e intercambios de papeles. Por ello, los equipos de RRHH están recurriendo a la automatización para ayudar a agilizar las solicitudes de tiempo libre. Utilizando herramientas de automatización, pueden enviar y hacer un seguimiento de las solicitudes de aprobación, en las que los directores pueden incluso aprobar o denegar dentro del propio cuerpo del correo electrónico. Los sistemas de software pueden hacer un seguimiento automático del tiempo ganado y utilizado e incluso transmitir la información a otros equipos como el de contabilidad. 

¿Otra ventaja de utilizar la automatización para apuntalar este proceso que requiere mucho papel? Los empleados pueden acceder a un panel de control de la empresa para consultar sus vacaciones disponibles antes de ponerse en contacto con Recursos Humanos. 

Gartner estima que casi el 50% de las organizaciones utilizarán la automatización en sus departamentos de RRHH para 2022lo que dará a los equipos de recursos humanos más tiempo para centrarse en proyectos de mayor valor.

El "trabajo pesado" es algo más que una pérdida de moral. Los departamentos abrumados por tareas administrativas repetitivas e interminables suponen una sangría para su cuenta de resultados, que suma casi 534.000 millones de dólares al año en pérdidas. 534.000 millones de dólares al año en pérdidassegún un importante estudio realizado en el Reino Unido. El uso de la automatización en estas áreas comunes puede recortar los costes de procesamiento, reducir los errores humanos y aumentar la productividad en toda la organización.