Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist eine hilfreiche Technologie, die intelligente Unternehmen nutzen, um mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben zu gewinnen. Mithilfe von BPA können Vertriebsmitarbeiter, Kundendienstteams, Buchhaltungsfachleute und Personalverantwortliche gleichermaßen auf Softwaretools zurückgreifen, um die sich wiederholenden, zeitraubenden manuellen Aufgaben zu erledigen, die einen großen Teil ihres Tages in Anspruch nehmen. BPA ist eine unschlagbare Strategie für:
- Verringerung des Zeitaufwands für das Tagesgeschäft
- Minimierung menschlicher Fehler
- Verbesserung der allgemeinen Bearbeitungszeiten
- Beseitigung von Papierkram
- Maximierung der Leistung der Abteilung
Studien zeigen, dass einige Unternehmen so sehr mit manuellen und unbedeutenden Prozessen beschäftigt sind, dass den Mitarbeitern nur noch ein Viertel des Tages zur Verfügung steht sich auf hochwertige, umsatzsteigernde Aktivitäten zu konzentrieren. Unternehmen nutzen Automatisierung von Geschäftsprozessen um die Produktivität zu ihren Gunsten zu steigern. Hier sind einige der häufigsten Aufgaben, die durch BPA automatisiert werden.
5 gängige Aufgaben, die Unternehmen mithilfe von BPA automatisieren - und zwei genauere Einblicke, wie sie das tun
- Beantworten Sie schnelle Kundenfragen: Kundendienstmitarbeiter können ihre Support-Warteschlange entlasten, indem sie einfache Fragen wie das Zurücksetzen von Passwörtern und die Auftragsverfolgung an Chatbots.
- Rechnungen bearbeiten: Weltweit, 70% der Rechnungsbearbeitung immer noch auf Papier. Manuelle Prozesse machen diese Einnahmequelle nicht nur fehleranfällig, sondern Unternehmen brauchen auch 4x länger, um Papierrechnungen zu bezahlen. Mithilfe von Automatisierungstools wie Robotic Process Automation (RPA) kann Software Rechnungsinformationen in wenigen Sekunden extrahieren und validieren. Während ein typischer Vollzeitmitarbeiter 6.000 Papierrechnungen pro Jahr bearbeiten kann, kann er mit Hilfe der Automatisierung 90.000 digitale Rechnungen pro Jahr prüfen.
- Verkaufsabschlüsse: Verwaltungsaufgaben überschwemmen die letzten Phasen des Verkaufsabschlusses. Normalerweise müssen Vertriebsmitarbeiter Daten zwischen verschiedenen Systemen kopieren und einfügen, um den Vertrag auszufüllen und die Buchhaltung einzurichten. Automatisierungstools können dabei helfen, Daten aus verschiedenen Quellen abzurufen und Formularfelder und CRM-Profile schnell auszufüllen.
- Rekrutierung von Spitzentalenten: Wenn Sie endlich den idealen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie schnell handeln. Leider haben 57 % der Einstellungsleiter einen potenziellen Mitarbeiter an eine andere Gelegenheit verloren nur weil ihr interner Prozess zu lange dauerte, um ein Angebot zu genehmigen. Durch die Automatisierung der Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Hintergrundüberprüfungen und der Bewerberverfolgung haben Unternehmen eine größere Chance, die besten Bewerber zu finden.
- Überprüfung von Informationen anhand externer Ressourcen: Branchen wie das Bankwesen müssen Identitäten mit Datenbanken zur Bekämpfung von Geldwäsche und anderen staatlichen Aufzeichnungen abgleichen. Anstatt dass sich ein Bankangestellter manuell anmeldet und den Namen eines Bewerbers eingibt, kann ein automatisierter Prozess Identitätsüberprüfung für Sie durchführen.
Automatisierung ist für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen ein überzeugendes Instrument. Sehen wir uns an, wie zwei papierlastige Abteilungen, der Vertrieb und die Personalabteilung, das enorme Zeiteinsparungspotenzial der Automatisierung nutzen.
1. Wie Vertriebsteams Chatbots nutzen
Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass Vertriebsmitarbeiter einen astronomischen Prozentsatz ihres Tages mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Anstatt zu verkaufen, verbrauchen sie verbrauchen sie zwei Drittel ihrer Zeit mit Aufgaben wie dem Aktualisieren von Tabellen und dem Sammeln von Vertriebsinformationen.
McKinsey fand heraus, dass fleißige Vertriebsteams wertvolle Zeit sparen können, indem sie bis zu einem Drittel ihrer Aufgaben automatisieren. Dazu gehören zeitaufwändige Funktionen wie Preisgestaltung, Kontaktaufnahme und Lead-Pflege sowie Aktivitäten nach dem Verkauf wie regelmäßige Nachfassaktionen oder die Ausführung von Ersatzteilbestellungen. McKinsey schätzt, dass Unternehmen durch die Automatisierung dieser Aufgaben schätzt, dass Unternehmen ihren Umsatz um 10 % steigern können.
Nicht alle Vertriebsaufgaben sind vollständig automatisierbar - viele erfordern immer noch das unvergleichliche je ne sais quois der menschlichen Note, um ein Geschäft abzuschließen. Top-Vertriebsabteilungen setzen jedoch auf Automatisierungstools wie Chatbots, um potenzielle Kunden durch den Kauftrichter zu leiten.
Chatbots können automatisch eine größere Anzahl von ausstehenden Opportunities ansprechen, als ein Vertriebsmitarbeiter die Bandbreite hat, um mit ihnen in Kontakt zu treten. Sobald ein potenzieller Kunde einen bestimmten Punkt im Trichter erreicht hat, kann ein Chatbot ihn per Text oder E-Mail unter Verwendung eines vordefinierten Skripts kontaktieren. Tools zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) helfen dem Bot, den Kontext und die Absicht der Kundenantworten zu verstehen, um die nächsten Schritte zu bestimmen. McKinsey schätzt, dass eine Automatisierungsstrategie wie diese 10-20 % des Tages freisetzen kann für die Vertriebsteams freimachen kann, damit sie sich auf andere Projekte oder Interessenten mit hoher Priorität konzentrieren können.
2. Sehen Sie, wie Personalverantwortliche Anträge auf Freistellung automatisieren
Ein gemeinsames Team von Zeitmanagement-Experten aus den Vereinigten Staaten und dem Vereinigten Königreich hat festgestellt, dass Arbeitnehmer jeden Monat bis zu 40 Millionen Stunden damit verschwenden mit dem Umgang mit komplexen HR-Systemen verschwenden. Das bedeutet, dass fast 20.000 Mitarbeiter an jedem Werktag des Jahres acht Stunden pro Tag mit Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen beschäftigt sind. Selbst kleine Unternehmen sind nicht frei von Papierkram - 45 % der Inhaber kleiner Unternehmen gaben an, dass sie etwa einen Tag pro Woche damit verbringen mit der Durchsicht von Personalangelegenheiten.
Die manuelle Erfassung der Urlaubstage eines Mitarbeiters kann eine entmutigende Aufgabe sein - vor allem, wenn die Zahl der Mitarbeiter in die Hunderte oder Tausende geht. Wenn ein Antrag auf Freistellung eingeht, müssen sich die Personalverantwortlichen damit auseinandersetzen:
- Überprüfung des Freizeitausgleichs eines Mitarbeiters
- Absprache mit einem oder mehreren Vorgesetzten zur Genehmigung
- Nach der Genehmigung müssen sie die Zeit von einem Urlaubssaldo abziehen
- Aufzeichnung des Urlaubs für die Lohnabrechnung
Die Verwaltung dieses Prozesses erfordert eine Vielzahl von Aufzeichnungen, Nachfassungen und den Austausch von Papierkram. Daher setzen HR-Teams auf Automatisierung, um Anträge auf Freistellung zu rationalisieren. Mithilfe von Automatisierungstools können sie Genehmigungsanträge versenden und verfolgen - wobei Manager sogar innerhalb des E-Mail-Textes selbst genehmigen oder ablehnen können. Softwaresysteme können die gewonnene und verbrauchte Zeit automatisch verfolgen und die Informationen sogar an andere Teams wie die Buchhaltung weitergeben.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung dieses papierintensiven Prozesses? Die Mitarbeiter können sich in ein Unternehmens-Dashboard einloggen, um ihre verfügbaren Urlaubstage abzufragen, bevor sie die Personalabteilung kontaktieren.
Gartner schätzt, dass fast 50 % der Unternehmen bis 2022 die Automatisierung in ihren Personalabteilungen nutzen werden.Dadurch haben die Personalabteilungen mehr Zeit, sich auf höherwertige Projekte zu konzentrieren.
Arbeitshetze" ist mehr als nur ein lästiges Übel für die Moral. Abteilungen, die mit sich wiederholenden, nicht enden wollenden Verwaltungsaufgaben überfordert sind, belasten Ihren Gewinn, der sich auf fast 534 Milliarden Dollar pro Jahr an Verlustenso eine wichtige Studie aus dem Vereinigten Königreich. Der Einsatz von Automatisierung in diesen allgemeinen Bereichen kann die Verarbeitungskosten senken, menschliche Fehler reduzieren und die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern.
