7 avantages et inconvénients de l'automatisation des processus d'entreprise

Avez-vous déjà souhaité qu'il existe un moyen de rationaliser les processus monotones afin de pouvoir vous concentrer sur les projets prioritaires ? L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) est une solution qui consiste à utiliser la technologie pour automatiser les processus ou les flux de travail jusqu'à ce que l'intervention humaine ne soit plus nécessaire. ou des flux de travail jusqu'à ce que l'intervention humaine ne soit plus nécessaire. Mais il ne s'agit pas seulement de remplacer le papier ; l'objectif de l'APB est également de rendre les opérations plus rentables, plus sûres et plus visibles en éliminant les flux de travail redondants et les silos inefficaces. En d'autres termes, l'APB atténue et prévient les goulets d'étranglement dans les processus d'entreprise et stimule la productivité, en supprimant les processus chronophages.

Cependant, vous devez d'abord évaluer les objectifs particuliers de votre entreprise pour déterminer ce qui peut ou ne peut pas être automatisé. Comment ? Vous pouvez commencer par sélectionner les raisons stratégiques et opérationnelles qui justifient l'amélioration des processus au sein de votre organisation et de votre secteur d'activité. La plupart des entreprises sont contraintes de fournir des produits aux consommateurs le plus rapidement possible et d'être les premières sur le marché dans la mesure du possible. Naturellement, les hausses de prix ne sont pas toujours souhaitées, mais les entreprises doivent trouver des méthodes pour économiser de l'argent afin d'être rentables.

C'est pourquoi de nombreuses organisations comme la vôtre recherchent des solutions pour accélérer et automatiser diverses opérations qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources et sont sujettes à l'erreur humaine. Maintenant que nous avons couvert les bases, passons en revue les principaux avantages et inconvénients de l'utilisation de l'APB.

Avantages de l'automatisation des processus d'entreprise

Augmenter les économies de temps et d'argent

En automatisant les opérations de l'entreprise, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui ont un impact mesurable sur les résultats. Grâce à une productivité et une efficacité accrues, vous pouvez également donner la priorité à l'innovation et à l'expansion.

L'erreur humaine est toujours un risque, car elle coûte parfois aux entreprises des centaines de milliers, voire des millions de dollars chaque année. Bien que la technologie ne soit pas parfaite, l'utilisation d'une solution logicielle automatisée réduit considérablement la probabilité de commettre une erreur, ce qui se traduit par moins de gaspillage et plus de ressources que vous pouvez utiliser ailleurs.

Établir la confiance avec les processus opérationnels

Souvent, il existe des directives particulières pour l'exécution d'activités ou le téléchargement/gestion de documents lors de l'utilisation d'un système automatisé. Cela permet de s'assurer qu'un employé ne néglige pas les exigences d'une tâche ou n'oublie pas un document essentiel.

Heureusement, les membres de votre équipe n'ont pas à s'inquiéter de l'exactitude des données qu'ils voient, car une plateforme d'APB comporte déjà des critères préprogrammés. Ainsi, l'organisation et ses employés peuvent avoir davantage confiance dans les opérations automatisées.

Réduire le temps consacré aux tâches redondantes

Le BPA peut accomplir des tâches jusqu'à 70 % plus rapidement qu'une personne, ce qui le rend plus efficace que les humains. Ce gain d'efficacité s'applique également aux opérations.

En outre, votre entreprise peut tirer le meilleur parti de son personnel en utilisant un logiciel pour automatiser les flux de travail chronophages et basés sur des règles. Par ailleurs, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle se traduit par un plus grand nombre de produits livrables et une marge bénéficiaire plus élevée pour l'organisation.

L'automatisation des processus d'entreprise facilite la mise en conformité

Les lois sont en constante évolution, et il est vital de démontrer que votre organisation respecte les critères fondamentaux de responsabilité sociale et d'éthique des entreprises pour conserver vos licences.

Dans certains cas, chaque employé doit participer à une formation sur la conformité et être tenu légalement responsable en cas d'incident. La marge d'erreur est donc grande, ce qui peut entraîner des difficultés si l'organisation ne respecte pas les directives locales, régionales, nationales et mondiales. L'utilisation du BPA, qui garantit que toutes les règles sont respectées, peut réduire les inquiétudes d'une entreprise en matière de non-conformité. Il permet également de conserver des pistes d'audit que votre entreprise peut utiliser comme preuve de ses efforts de mise en conformité. 

Améliorer l'expérience des clients et des employés

BPA se concentre à la fois sur le service à la clientèle et sur le développement des employés. Les clients bénéficient d'un meilleur support informatique, d'un service clientèle réactif et d'une grande variété d'options pour les articles ou les services qu'ils souhaitent. BPA est également conçu pour permettre aux utilisateurs professionnels de faire progresser leur carrière à un rythme stimulant mais gratifiant puisqu'ils ont désormais plus de temps à consacrer aux initiatives stratégiques. 

Inconvénients de l'automatisation des processus d'entreprise

Potentiel d'insécurité sur le lieu de travail

L'un des inconvénients de l'automatisation des processus d'entreprise est qu'elle peut créer un sentiment d'incertitude chez les personnes qui travaillent pour votre organisation. Les employés qui s'inquiètent pour leur emploi peuvent alors commencer à chercher du travail ailleurs. En outre, un employé nerveux ne peut pas aider votre entreprise à atteindre ses objectifs à long terme.

Les nouvelles avancées sont parfois soumises à des limitations

En ce qui concerne l'APB, la technologie moderne et le travail humain devraient être utilisés dans toute la mesure du possible. D'un autre côté, de nombreuses organisations bien intentionnées s'empressent d'installer les technologies les plus récentes et les plus performantes, mais ne parviennent toujours pas à s'adapter à l'évolution des technologies et des tendances. Pourquoi ? Parce qu'elles ajoutent à une pile technologique déjà compliquée sans déterminer au préalable comment la plateforme les aidera à atteindre leurs objectifs stratégiques à long terme. Par conséquent, l'intention et la conception de la technologie sont gâchées.

En conclusion

Même si certains pensent que les robots vont progressivement remplacer les hommes, il y aura toujours un besoin d'employés humains. Au cours des deux dernières années, nous avons vu l'IA progresser considérablement, mais un robot ne pourra jamais remplacer un être humain. La gestion des opérations nécessite une interaction humaine. C'est pourquoi, au lieu d'être remplacés par des machines, les humains devront coexister avec elles, en les utilisant comme une ressource plutôt que comme un concurrent.

L'incorporation du BPA dans vos flux de travail peut augmenter le rendement et l'efficacité tout en réduisant les risques d'accidents, d'erreurs humaines et de litiges potentiels. Quel est le moment idéal pour automatiser ? Tout de suite.