Utiliser l'automatisation pour réduire les risques du processus d'embarquement dans KYC

L'onboarding manuel est le processus KYC le plus risqué pour une banque, avec le taux de rendement le plus faible. L'automatisation peut éliminer ces risques en prenant la responsabilité d'effectuer le travail de base éreintant. Dans cet article, nous décomposons les étapes du processus KYC pour identifier les domaines qui bénéficieront le plus de l'automatisation.

Premier point de contact avec le client

Il s'agit du point de départ d'une relation potentielle avec un nouveau client. Elle comprend deux étapes importantes : l'identification du client et l'évaluation du risque.

Identification

Les banques peuvent perdre beaucoup de temps à essayer d'identifier le nom légal correct du client. Si un directeur commercial enregistre cette information de manière incorrecte, cela peut entraîner une non-conformité coûteuse. En outre, il y a un manque de compréhension autour de la procédure d'ouverture de comptes d'entreprise. Il est facile pour un responsable des relations bancaires d'utiliser par erreur le mauvais nom d'entité ; une société locale peut opérer sous un nom de type Doing Business As (DBA), ou opérer en tant que division d'une société holding plus importante. En mettant en place les bonnes étapes d'automatisation, vous pouvez réunir plusieurs profils sous un seul nom de client et éliminer cette confusion courante.

Évaluation des risques

Sur la base de la documentation et des informations fournies par le client, les banques doivent déterminer une cote de risque initiale élevée, moyenne ou faible. Les informations peuvent inclure les documents de constitution de l'entreprise, les données sur les actionnaires, ou autre chose. L'analyse de ces informations de premier niveau détermine les étapes suivantes. Tous les prospects ne présentent pas un risque élevé, mais une diligence raisonnable est nécessaire dès le début pour éviter les erreurs.
mais il est nécessaire de faire preuve de diligence raisonnable dès le départ pour éviter de lourdes amendes par la suite.

Diligence raisonnable

La diligence raisonnable nécessite plusieurs étapes, qui sont toutes des candidats de choix pour l'automatisation de KYC. L'approche manuelle nécessite de grandes équipes d'analystes qui effectuent à la main des tâches sujettes à des erreurs. Ce processus peut submerger les banques dont les ressources et le temps sont limités.

Structure de l'actionnariat

Les analystes doivent fouiller dans les filiales et les structures d'entreprise pour identifier les propriétaires. Ce processus nécessite de multiples sources, et si l'entreprise cliente opère à l'échelle mondiale, il peut nécessiter plusieurs bases de données. Ces étapes peuvent prendre des heures, voire des jours. L'automatisation permet de réaliser ces étapes en quelques minutes seulement.

Vérifications

Le client est-il honnête quant à l'identité qu'il prétend être ? Leurs profils correspondent-ils à leurs passeports, aux pièces d'identité délivrées par l'État, aux relevés bancaires et aux factures de services publics ? Combien de temps faut-il pour effectuer une vérification manuelle ? L'automatisation peut accélérer le processus en remplissant automatiquement les formulaires et en les acheminant aux bons endroits. En ce qui concerne les vérifications de dépistage des risques, il existe deux contrôles de base :

• Identifier les personnes politiquement exposées (PEP) : Ces VIP, appelées PEP, sont liées à une personne occupant une position de pouvoir ou ont elles-mêmes une fonction publique importante. Les experts financiers considèrent les PPE comme des personnes à haut risque car elles constituent des cibles de choix pour les criminels. Les banques investissent davantage de ressources dans l'évaluation de ces personnes et, pour ce faire, elles doivent souvent avoir accès à des sources de données de premier ordre. En outre, la définition d'une PPE varie d'une juridiction à l'autre, et chaque juridiction peut ne fournir que des informations partielles. L'automatisation peut donner un coup de main en balayant automatiquement ces bases de données pour compiler les informations de base nécessaires.
• Vérification des sanctions : Le client figure-t-il sur une liste de sanctions ? Ce type d'information n'est pas accessible par une simple recherche sur Google. Une vue complète de la hiérarchie de l'entreprise est nécessaire. Par exemple, une division locale peut sembler propre, mais la société mère ne l'est pas.

Bâtiment de rapport

Souvent, pour évaluer correctement un client à haut risque, les banques réunissent un comité de décideurs de haut niveau. Les cadres bancaires veulent un rapport complet fourni par des analystes afin de pouvoir prendre des décisions en toute confiance, fondées sur des données. L'automatisation de la compilation de ces dossiers permet de gagner du temps par rapport à l'approche manuelle.

Évaluation du risque

Une fois qu'une banque a collecté toutes les données requises, les analystes peuvent prendre de meilleures décisions sur le niveau de risque réel avant de procéder à l'onboarding. La cote finale détermine également le degré de surveillance dont le compte aura besoin. Grâce à l'automatisation, vous pouvez affecter certains processus à un compte client en fonction de son niveau de risque final.

Établir une piste d'audit

Pour répondre aux exigences réglementaires, vous devez créer une piste d'audit documentant de manière exhaustive chaque étape de la vérification d'un client potentiel. Imaginez que vous essayez de créer une piste d'audit sur papier. Où stockeriez-vous tous ces documents ? Que se passe-t-il s'ils sont perdus, volés ou endommagés ? Invariablement, l'établissement d'une piste d'audit manuelle prend du temps et est fastidieux. En revanche, l'automatisation peut faciliter ce processus lourd en formulaires en rassemblant automatiquement un historique de chaque action entreprise. Ce dossier à toute épreuve fortifie votre institution financière contre les enquêtes des organismes de réglementation.