7 Ventajas y desventajas de la automatización de procesos empresariales

¿Alguna vez ha deseado que hubiera una forma de agilizar los procesos monótonos para poder centrarse en los proyectos prioritarios? La automatización de procesos empresariales (BPA) es una solución que permite utilizar la tecnología para automatizar procesos o flujos de trabajo hasta el punto en que ya no es necesaria la intervención humana. Pero no se trata sólo de sustituir el papel; el objetivo de la BPA también es hacer que las operaciones sean más rentables, a prueba de errores y visibles, eliminando la necesidad de flujos de trabajo redundantes y silos ineficaces. En pocas palabras, el BPA alivia y evita los cuellos de botella en los procesos empresariales y aumenta la productividad, eliminando procesos que consumen mucho tiempo.

Aun así, primero debe evaluar los objetivos concretos de su empresa para determinar qué puede automatizarse y qué no. ¿Cómo? Bien, puede empezar por seleccionar las razones estratégicas y operativas para mejorar los procesos dentro de su organización y sector respectivos. La mayoría de las empresas están bajo presión para suministrar cosas a los consumidores lo antes posible y para ser los primeros en el mercado siempre que sea posible. Naturalmente, las subidas de precios no siempre son deseadas, pero las empresas deben descubrir métodos para ahorrar dinero para ser rentables.

De ahí que muchas organizaciones como la suya busquen soluciones para agilizar y automatizar diversas operaciones, ya que requieren tiempo y recursos abundantes y son propensas al error humano. Ahora que ya hemos cubierto los aspectos básicos, repasemos algunas de las ventajas y desventajas más esenciales de utilizar BPA.

Ventajas de la automatización de los procesos empresariales

Aumentar el ahorro de tiempo y dinero

Al automatizar las operaciones empresariales, puede concentrarse en las tareas que tienen un impacto medible en los resultados finales. Gracias a una mayor productividad y eficiencia, también puede dar prioridad a la innovación y la expansión.

Los errores humanos son siempre un riesgo, ya que a veces cuestan a las empresas entre cientos de miles y millones de dólares cada año. Por eso, aunque la tecnología no es perfecta, emplear una solución de software automatizada minimiza considerablemente la probabilidad de cometer un error, lo que se traduce en menos despilfarro y más recursos que puedes emplear en otras cosas.

Generar confianza con los procesos operativos

Con frecuencia, existen directrices particulares a la hora de ejecutar actividades o cargar/gestionar documentos cuando se utiliza un sistema automatizado. Esto garantiza que un empleado no pase por alto los requisitos de una tarea o que no pase por alto un documento vital.

Afortunadamente, los miembros de su equipo no tienen que preocuparse por la exactitud de los datos que ven porque una plataforma BPA ya tendrá criterios preprogramados. Así, la organización y sus empleados pueden confiar más en las operaciones automatizadas.

Reducir el tiempo dedicado a tareas redundantes

El BPA puede realizar tareas hasta un 70% más rápido que una persona, por lo que es más eficiente que los humanos. Y este aumento de la eficiencia se aplica también a las operaciones.

Además, su empresa puede sacar el máximo partido de su mejor personal utilizando software para automatizar flujos de trabajo basados en reglas y que requieren mucho tiempo. Asimismo, una mayor eficiencia operativa conlleva un mayor número de entregas y un mayor margen de beneficios para la organización.

La automatización de los procesos empresariales facilita el cumplimiento de la normativa

Las leyes cambian constantemente, y es vital demostrar que su organización cumple con los criterios fundamentales de responsabilidad social corporativa y ética para mantener sus licencias.

En algunos casos, cada empleado debe participar en la formación sobre el cumplimiento de la normativa y ser considerado legalmente responsable en caso de incidente. En consecuencia, hay mucho margen para el error, lo que puede acarrear dificultades si la organización no sigue las directrices locales, estatales, nacionales y mundiales. El uso de BPA, que garantiza el cumplimiento de todas las normas, puede reducir la preocupación de una empresa por el incumplimiento. También mantiene registros de auditoría que la empresa puede utilizar como prueba de sus esfuerzos de cumplimiento. 

Mejorar la experiencia de clientes y empleados

BPA se centra tanto en el servicio al cliente como en el desarrollo de los empleados. Los clientes se benefician de un mejor soporte informático, un servicio de atención al cliente receptivo y una amplia variedad de opciones para los artículos o servicios que desean. BPA también está diseñado para que los usuarios de la empresa avancen en sus carreras a un ritmo desafiante pero gratificante, ya que ahora tienen más tiempo para centrarse en las iniciativas estratégicas. 

Desventajas de la automatización de procesos empresariales

Potencial de inseguridad laboral

Una desventaja de la automatización de procesos empresariales es que puede crear una sensación de incertidumbre en quienes trabajan para su organización. Los empleados preocupados por su puesto de trabajo pueden empezar a buscar empleo en otra parte. Además, un empleado nervioso no puede ayudar a su empresa a alcanzar sus metas y objetivos a largo plazo, por lo que la tranquilidad es clave en este caso.

Los nuevos avances están a veces sujetos a limitaciones

Cuando se trata de BPA, tanto la tecnología moderna como la mano de obra humana deben aprovecharse al máximo. Por otra parte, muchas organizaciones bienintencionadas se apresuran a instalar las últimas y mejores tecnologías, pero siguen sin adaptarse a los cambios tecnológicos y las tendencias. ¿Por qué? Porque se suman a una pila tecnológica ya complicada sin determinar primero cómo les ayudará la plataforma a cumplir sus objetivos estratégicos a largo plazo. Por lo tanto, se desperdicia la intención y el diseño de la tecnología.

En conclusión

A pesar de algunos que creen que las personas serán eliminadas progresivamente en favor de los robots, seguirá habiendo necesidad de empleados humanos. En los dos últimos años hemos asistido a un enorme avance de la inteligencia artificial, pero un robot nunca podrá sustituir a un ser humano. La gestión de operaciones requiere interacción humana. Por eso, en lugar de ser sustituidos por máquinas, los humanos tendrán que coexistir con ellas, utilizándolas como un recurso y no como un competidor.

La incorporación de la BPA a sus flujos de trabajo puede aumentar el rendimiento y la eficiencia, al tiempo que disminuye el peligro de accidentes, errores humanos y posibles litigios. ¿Cuándo es el momento perfecto para automatizar? Ahora mismo.

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