Haben Sie sich jemals gewünscht, dass es eine Möglichkeit gibt, monotone Prozesse zu rationalisieren, damit Sie sich auf vorrangige Projekte konzentrieren können? Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) ist eine Lösung, die durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufe so weit zu automatisieren, dass menschliches Eingreifen nicht mehr erforderlich ist. Aber es geht nicht nur darum, Papier zu ersetzen; der Zweck von BPA zielt auch darauf ab, Abläufe kosteneffizienter, fehlerfreier und sichtbarer zu machen, indem redundante Arbeitsabläufe und ineffiziente Silos beseitigt werden. Einfach ausgedrückt: BPA lindert und verhindert Engpässe in den Geschäftsprozessen und steigert die Produktivität, indem es Ihnen zeitraubende Prozesse abnimmt.
Dennoch müssen Sie zunächst die besonderen Ziele Ihres Unternehmens bewerten, um festzustellen, was automatisiert werden kann und was nicht. Und wie? Nun, Sie können damit beginnen, die strategischen und operativen Gründe für eine Prozessverbesserung in Ihrem jeweiligen Unternehmen und Ihrer Branche zu ermitteln. Die meisten Unternehmen stehen unter dem Druck, die Verbraucher so schnell wie möglich mit Produkten zu versorgen und möglichst als erste auf den Markt zu kommen. Natürlich sind Preiserhöhungen nicht immer erwünscht, aber die Unternehmen müssen Methoden finden, um Geld zu sparen, um rentabel zu sein.
Daher suchen viele Organisationen wie die Ihre nach Lösungen, um verschiedene Vorgänge zu beschleunigen und zu automatisieren, da sie viel Zeit und Ressourcen erfordern und anfällig für menschliche Fehler sind. Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, lassen Sie uns nun einige der wichtigsten Vor- und Nachteile der Nutzung von BPA durchgehen.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Erhöhte Einsparungen bei Zeit und Geld
Durch die Automatisierung von Geschäftsabläufen können Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die einen messbaren Einfluss auf das Endergebnis haben. Dank der höheren Produktivität und Effizienz können Sie auch Innovationen und Expansion in den Vordergrund stellen.
Menschliches Versagen ist immer ein Risiko, denn es kostet die Unternehmen manchmal Hunderttausende bis Millionen von Dollar pro Jahr. Auch wenn die Technik nicht perfekt ist, wird durch den Einsatz einer automatisierten Softwarelösung die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers erheblich minimiert, was zu weniger Verschwendung und mehr Ressourcen führt, die Sie anderweitig einsetzen können.
Vertrauen mit operativen Prozessen aufbauen
Häufig gibt es bei der Ausführung von Tätigkeiten oder dem Hochladen/Verwalten von Dokumenten bei der Verwendung eines automatisierten Systems bestimmte Richtlinien. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Mitarbeiter die Anforderungen einer Aufgabe oder ein wichtiges Dokument nicht übersieht.
Glücklicherweise müssen sich Ihre Teammitglieder keine Gedanken über die Genauigkeit der Daten machen, die sie sehen, da eine BPA-Plattform bereits über vorprogrammierte Kriterien verfügt. So können das Unternehmen und seine Mitarbeiter mehr Vertrauen in automatisierte Abläufe haben.
Verringerung des Zeitaufwands für überflüssige Aufgaben
BPA kann Aufgaben bis zu 70 % schneller erledigen als ein Mensch und ist damit effizienter als ein Mensch. Und dieser Effizienzgewinn gilt auch für den Betrieb.
Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz von Software zur Automatisierung zeitaufwändiger und regelbasierter Arbeitsabläufe das Beste aus seinen besten Mitarbeitern herausholen. Eine gesteigerte betriebliche Effizienz führt auch zu einer höheren Anzahl von Ergebnissen und einer höheren Gewinnspanne für das Unternehmen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtert die Einhaltung von Vorschriften
Die Gesetze ändern sich ständig, und es ist von entscheidender Bedeutung, nachzuweisen, dass Ihr Unternehmen die grundlegenden Kriterien der sozialen Verantwortung und der Ethik erfüllt, um seine Lizenzen zu behalten.
In einigen Fällen muss jeder Mitarbeiter an einer Compliance-Schulung teilnehmen und im Falle eines Vorfalls rechtlich haftbar gemacht werden. Infolgedessen gibt es viel Raum für Fehler, die zu Schwierigkeiten führen können, wenn das Unternehmen die lokalen, staatlichen, nationalen und globalen Richtlinien nicht einhält. Der Einsatz von BPA, das die Einhaltung aller Vorschriften garantiert, kann die Bedenken eines Unternehmens hinsichtlich der Nichteinhaltung von Vorschriften verringern. Außerdem werden Prüfprotokolle erstellt, die Ihr Unternehmen als Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften verwenden kann.
Verbessern Sie das Kunden- und Mitarbeitererlebnis
BPA konzentriert sich sowohl auf den Kundenservice als auch auf die Mitarbeiterentwicklung. Die Kunden profitieren von einer besseren IT-Unterstützung, einem reaktionsschnellen Kundendienst und einer großen Auswahl an Optionen für die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen. BPA ist auch so konzipiert, dass Geschäftsanwender in der Lage sind, ihre Karriere in einem anspruchsvollen, aber lohnenden Tempo voranzutreiben, da sie nun mehr Zeit haben, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
Nachteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Potenzial für Arbeitsplatzunsicherheit
Ein Nachteil der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist, dass sie bei den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ein Gefühl der Unsicherheit hervorrufen kann. Mitarbeiter, die sich Sorgen um ihren Arbeitsplatz machen, könnten sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen. Außerdem kann ein nervöser Mitarbeiter Ihrem Unternehmen nicht dabei helfen, seine langfristigen Ziele zu erreichen, daher ist Beruhigung hier der Schlüssel.
Neue Fortschritte sind manchmal mit Einschränkungen verbunden
Wenn es um BPA geht, sollten sowohl die moderne Technologie als auch die menschliche Arbeitskraft so weit wie möglich genutzt werden. Auf der anderen Seite sind viele wohlmeinende Organisationen schnell dabei, die neuesten und besten Technologien zu installieren, versäumen es aber dennoch, sich an die sich verändernden Technologien und Trends anzupassen. Und warum? Weil sie ein bereits kompliziertes technisches Paket aufstocken, ohne vorher zu ermitteln, wie die Plattform ihnen helfen wird, ihre langfristigen strategischen Ziele zu erreichen. Daher werden die Absicht und das Design der Technologie verschwendet.
Zusammenfassend
Auch wenn manche glauben, dass Menschen zugunsten von Robotern ausgemustert werden, wird es immer noch einen Bedarf an menschlichen Mitarbeitern geben. In den letzten Jahren hat die künstliche Intelligenz enorme Fortschritte gemacht, aber ein Roboter kann niemals einen Menschen ersetzen. Die Betriebsführung erfordert menschliche Interaktion. Deshalb werden die Menschen nicht durch Maschinen ersetzt, sondern müssen mit ihnen koexistieren und sie als Ressource und nicht als Konkurrenten nutzen.
Die Integration von BPA in Ihre Arbeitsabläufe kann den Output und die Effizienz steigern und gleichzeitig die Gefahr von Unfällen, menschlichen Fehlern und möglichen Rechtsstreitigkeiten verringern. Wann ist der perfekte Zeitpunkt für die Automatisierung? Genau jetzt.
