5 processus RH que toute entreprise peut automatiser

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, dispose de ressources humaines. Lorsqu'on passe autant de temps à saisir manuellement les données des employés, qu'il s'agisse de passer des contrats avec les nouveaux employés, de saisir et d'approuver les feuilles de temps ou de trier les formulaires, l'automatisation des processus offre de nombreuses possibilités d'économiser du temps et de l'argent. Le service des ressources humaines doit pouvoir s'adapter à la croissance de l'entreprise, surtout lorsque celle-ci se développe. En automatisant les processus RH courants, votre personnel aura le temps de concentrer ses efforts sur le recrutement des meilleurs talents ou la réduction du taux de rotation, plutôt que de se contenter de garder la tête hors de l'eau.

Processus RH n° 1 : Embauche d'un employé

Le processus d'intégration est la première impression qu'un nouveau salarié a de votre entreprise. Le succès du processus d'intégration de ce salarié détermine souvent sa réussite future dans l'entreprise. La question qui demeure est donc la suivante : comment votre personnel des ressources humaines peut-il intégrer les employés aussi facilement que possible tout en veillant à ce que chaque employé dispose des outils et des ressources dont il a besoin pour réussir ? La réponse est l'automatisation des processus.

Lorsqu'un nouveau salarié entre dans votre entreprise, un logiciel de gestion des flux de travail veille à ce que le personnel des ressources humaines ne rate aucune étape. Cela signifie que les nouveaux employés sont pris en charge à chaque étape de leur entrée dans l'entreprise. Dès que votre entreprise a l'intention d'embaucher un nouveau membre du personnel, les RH peuvent lancer une nouvelle procédure d'intégration dans leur logiciel de gestion des flux de travail. Le lancement d'un nouveau dossier lance automatiquement toute une série d'événements pour l'intégration de cet employé, de manière rapide et efficace, sans oublier un seul document ou une seule tâche.

Processus RH n° 2 : justification de l'engagement

Pour les secteurs fortement réglementés, comme les soins de santé et le gouvernement, il faut parfois remplir plus de paperasserie dans le cadre du processus d'embarquement. Dans ces secteurs, la conformité est une préoccupation constante, car le non-respect des réglementations établies peut entraîner des millions de dollars d'amendes. L'utilisation de processus papier peut entraîner des pénalités pour les entreprises des secteurs fortement réglementés. Remplir des formulaires, en garder la trace et les soumettre au bureau compétent est souvent une tâche presque impossible à réaliser sans l'aide de l'automatisation.

La numérisation du processus de justification de l'engagement permet aux entreprises des secteurs fortement réglementés d'économiser beaucoup de temps et d'argent en garantissant le respect de chaque étape du processus de passation de marché. Dès le début, un logiciel de gestion des flux de travail permet de suivre la durée d'ouverture de chaque dossier. De cette façon, le personnel des RH chargé du processus de justification de la mission est informé lorsque des dossiers risquent de dépasser les délais. Le logiciel de gestion des flux de travail enregistre également le temps nécessaire à l'exécution de chaque tâche individuelle, ce qui facilite grandement la recherche des points sensibles qui empêchent la présentation des justifications d'engagement dans les délais.

Processus RH n°3 : Processus de congé

Ce processus est probablement le préféré des travailleurs du monde entier, mais il peut entraîner beaucoup de problèmes pour les RH. Le problème commence par le remplissage des formulaires papier. Surtout dans les entreprises comptant beaucoup de salariés, les RH et les employés finissent par perdre du temps à imprimer et à récupérer les formulaires de demande de congé. Après avoir rempli les formulaires, le prochain obstacle est l'obtention des autorisations nécessaires. Les formulaires papier ont tendance à se perdre sur les bureaux, ce qui entraîne des retards et des goulots d'étranglement. Si le formulaire de demande de congé parvient au service du personnel, celui-ci doit souvent saisir manuellement le congé et calculer le congé restant dont dispose l'employé, ce qui laisse la porte ouverte aux erreurs.

L'utilisation d'un logiciel de flux de travail élimine ces problèmes en numérisant d'abord les formulaires. Comme les RH n'ont plus besoin d'imprimer les formulaires, il y a beaucoup moins de temps perdu à l'imprimante ou à la photocopieuse. Les informations sur les employés à l'embarquement sont automatiquement remplies dans les formulaires, ce qui minimise les erreurs et permet de gagner du temps. La possibilité d'intégrer des vérifications pour s'assurer que les employés choisissent des dates valides ou déterminent s'il leur reste des congés à prendre réduit encore l'erreur humaine. En outre, les formulaires sont automatiquement stockés dans le système de gestion des dossiers du logiciel, ce qui réduit considérablement le temps que les RH passent à classer les documents.

Processus RH n° 4 : saisie et approbation de la feuille de temps

Les feuilles de temps sont une autre source de maux de tête pour les employés et le département des ressources humaines. Pour de nombreux employés, le pénible manque à gagner dû au remplissage manuel des feuilles de temps est une source de frustration lorsqu'ils ont du travail à faire. Lorsque la feuille de temps arrive enfin aux RH pour approbation, ils doivent passer en revue chaque feuille de temps soumise en essayant de déchiffrer l'écriture et de calculer ensuite le salaire correct pour chaque employé. Même si un système biométrique est installé pour chaque employé qui poinçonne, si ce système n'est pas connecté à un BPM, le personnel finit souvent par saisir manuellement les informations dans différents systèmes. Sans parler des problèmes causés lorsqu'un employé manque un poinçon. Toute cette saisie manuelle de données entraîne un important gaspillage de temps et de ressources.

L'automatisation des processus d'approbation des feuilles de temps permet au personnel des RH de rationaliser le processus de paie tout en réduisant considérablement les erreurs humaines et en permettant à tous les employés de se consacrer à leurs tâches les plus importantes. En numérisant les feuilles de temps, les RH n'ont plus besoin de risquer leur vue en essayant de déchiffrer l'écriture de chaque employé. Tout ce que le personnel doit faire à la fin de la semaine est d'ouvrir un formulaire de feuille de temps et de saisir ses informations dans un formulaire numérique. Des validations et des champs à remplissage automatique intégrés au formulaire garantissent que les employés saisissent à chaque fois les informations correctes. Une fois soumises, les feuilles de temps sont automatiquement acheminées aux RH pour approbation. Toute information modifiée est automatiquement mise à jour dans la base de données, de sorte que les RH n'ont pas besoin de doubler leur travail pour mettre en œuvre les corrections en même temps que la révision des feuilles de temps originales. Il ne reste plus aux RH qu'à examiner et à vérifier les éventuelles incohérences avant d'approuver la feuille de temps pour la paie.

Processus RH n° 5 : Embarquement d'un employé

Le dernier point douloureux dans le cycle de vie des employés est le processus d'embarquement. Pour les entreprises qui traitent des données sensibles, comme les banques et les entreprises militaires, il est essentiel de supprimer l'accès des employés licenciés. Compte tenu du nombre d'outils logiciels utilisés par chaque employé, la clôture rapide et efficace des comptes devient une tâche d'une difficulté exponentielle. En dehors de l'écosystème numérique, il existe des procédures que les RH doivent suivre en cas de licenciement ou de cessation d'emploi involontaire. En outre, les délocalisations rocailleuses entraînent des transferts rocailleux, ce qui signifie que des connaissances essentielles sont perdues lorsque les employés quittent l'entreprise.

L'utilisation d'un logiciel de gestion des flux de travail pour les employés externes est essentielle pour rendre les transferts aussi fluides que possible tout en sécurisant les données de l'entreprise. Si l'employé a été intégré à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail avec une liste de contrôle de l'intégration des employés, l'intégration est alors instantanée. Il suffit aux RH de lancer un dossier pour confirmer que l'employé doit être délocalisé, puis l'outil de gestion des flux de travail ferme automatiquement tous les comptes associés à cet utilisateur. De cette façon, toute donnée sensible est sécurisée dès que l'ancien employé passe la porte pour la dernière fois. La sécurisation immédiate des données sensibles permet à l'entreprise d'éviter les amendes pour violation de la sécurité des données et de se conformer à la législation sur les données personnelles, comme la GDPR.

Résumer tout cela

En automatisant l'ensemble du cycle de vie des employés du début à la fin, le service des ressources humaines de toute entreprise peut connaître une réduction significative du temps et des coûts de gestion des employés. Les logiciels de gestion des flux de travail résolvent de nombreux problèmes pour permettre aux départements des ressources humaines de faire leur travail efficacement, notamment

• Réduire de manière significative l'erreur humaine en limitant ou en éliminant la saisie manuelle des données
• Accroître la précision en remplissant automatiquement les informations sur les employés dans les formulaires et les contrats et en utilisant des validations pour signaler à l'utilisateur les erreurs et les incohérences
• Faciliter la gestion des dossiers en générant automatiquement les dossiers des employés et en les organisant sur la base des informations recueillies au fil du temps grâce à l'outil de gestion des flux de travail
• Veiller au respect des réglementations gouvernementales et/ou industrielles lors de chaque embauche
• Rationalisation de tous les processus des RH en acheminant les dossiers vers la bonne personne à chaque fois pour approbation et examen
• Combler les lacunes en matière de connaissances laissées par les employés qui quittent l'entreprise en aidant les RH à lancer automatiquement le processus de recrutement, à programmer l'entretien de fin d'emploi et à stocker les informations sur les employés.  

En résumé, l'automatisation des RH est essentielle pour qu'ils puissent se concentrer sur la création du meilleur environnement de travail possible afin de cultiver des employés heureux et productifs. La meilleure partie ? Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les logiciels de gestion des flux de travail évoluent avec l'entreprise afin d'étendre les capacités du département des ressources humaines. Il n'est donc pas nécessaire d'investir dans un nouvel outil ou de passer à l'échelle supérieure. Vous souhaitez savoir ce qu'un logiciel de gestion des flux de travail peut faire d'autre pour votre entreprise ? Demandez une démo dès aujourd'hui.