5 procesos de RRHH que cualquier empresa puede automatizar

Toda empresa, no importa cuán grande o pequeña sea, tiene recursos humanos. Cuando se dedica tanto tiempo a introducir manualmente los datos de los empleados, ya sea contratando a nuevos empleados, introduciendo y aprobando hojas de tiempo o clasificando formularios, hay un gran potencial para ahorrar tiempo y dinero con la automatización de los procesos. Especialmente a medida que las empresas crecen, el departamento de RRHH necesita ser capaz de escalar con la empresa. Al automatizar los procesos comunes de RRHH, su personal tendrá tiempo para centrar sus esfuerzos en la contratación de los mejores talentos o en la reducción de la rotación, en lugar de limitarse a mantener la cabeza por encima del agua.

Proceso de RRHH #1: Incorporación del empleado

El proceso de incorporación es la primera impresión que un nuevo empleado tiene de su empresa. El éxito del proceso de incorporación para ese empleado a menudo determina su futuro éxito en la empresa. Por lo tanto, la pregunta que queda por responder es: ¿cómo puede su personal de RR.HH. incorporar a los empleados de la manera más fluida posible, asegurándose al mismo tiempo de que cada empleado tenga las herramientas y los recursos que necesita para tener éxito? La respuesta es la automatización del proceso.

Cuando un nuevo empleado entra en su empresa, el software de flujo de trabajo se asegura de que el personal de RRHH no se pierda ni un solo paso. Esto significa que los nuevos empleados se encargan de cada paso del camino cuando entran en la empresa. En el momento en que su empresa tiene la intención de contratar a un nuevo miembro del personal, RRHH puede iniciar un nuevo caso del proceso de incorporación en su herramienta de software de flujo de trabajo. El inicio de un nuevo caso lanza automáticamente una secuencia completa de eventos para incorporar a ese empleado de manera rápida y eficiente, sin olvidar un solo documento o tarea.

Proceso de RRHH #2: Justificación del compromiso

En el caso de las industrias fuertemente reguladas, como la sanidad y el gobierno, a veces se requiere más papeleo como parte del proceso de incorporación. En estas industrias, el cumplimiento es una preocupación constante porque el incumplimiento de las normas establecidas puede dar lugar a millones de dólares en multas. El uso de procesos basados en el papel puede dar lugar a sanciones para las empresas de las industrias fuertemente reguladas. Rellenar formularios, hacer un seguimiento de los mismos y finalmente presentarlos en la oficina correcta es a menudo una tarea casi imposible cuando se completa sin la ayuda de la automatización.

La digitalización del proceso de justificación de la contratación ahorra a las empresas de las industrias fuertemente reguladas una cantidad significativa de tiempo y dinero al garantizar el cumplimiento de cada paso del proceso de contratación. Desde el principio, el software de flujo de trabajo lleva un registro de la cantidad de tiempo que cada caso ha estado abierto. De esta manera, el personal de recursos humanos encargado del proceso de justificación de la contratación es notificado cuando los casos corren el riesgo de sobrepasar los plazos. El software de flujo de trabajo también lleva un registro de cuánto tiempo ha tardado en completarse cada tarea individual, lo que facilita mucho la búsqueda de puntos débiles que impiden que las justificaciones de los compromisos se presenten a tiempo.

Proceso de RRHH #3: Proceso de permiso de ausencia

Este proceso es probablemente el favorito de la gente trabajadora de todo el mundo, pero puede resultar en muchos problemas para los recursos humanos. El problema comienza con el llenado de formularios de papel. Especialmente en empresas con muchos empleados, RRHH y empleados por igual terminan perdiendo el tiempo sólo imprimiendo formularios de solicitud de permisos y recuperándolos respectivamente. Después de rellenar los formularios, el siguiente obstáculo es conseguir las aprobaciones adecuadas. Los formularios de papel son propensos a perderse en los escritorios, provocando retrasos y cuellos de botella. Si el formulario de solicitud de vacaciones encuentra su camino hacia RRHH, entonces a menudo necesitan introducir manualmente las vacaciones y calcular las restantes que el empleado tiene disponibles, dejando la puerta abierta a los errores.

El uso de software de flujo de trabajo elimina estos problemas al digitalizar primero los formularios. Dado que RRHH ya no tiene que imprimir formularios, se pierde mucho menos tiempo en la impresora o en la fotocopiadora. La información de los empleados que se incorpora a los formularios se rellena automáticamente, lo que minimiza los errores y ahorra más tiempo. La capacidad de incorporar verificaciones para garantizar que los empleados seleccionen fechas válidas o determinen si les queda algún permiso restante reduce aún más el error humano. Además, los formularios se almacenan automáticamente en el sistema de gestión de archivos del software, lo que reduce drásticamente el tiempo que el personal dedica a archivar documentos.

Proceso de RRHH #4: Registro y aprobación de la hoja de horas

Otra fuente de dolores de cabeza tanto para los empleados como para el departamento de RRHH son las hojas de asistencia. Para muchos empleados, el tedioso hundimiento del tiempo causado por llenar manualmente las hojas de asistencia es una causa de frustración cuando tienen trabajo que hacer. Cuando la hoja de horas llega finalmente a RRHH para su aprobación, tienen que entrecerrar los ojos sobre cada hoja de horas presentada tratando de descifrar la escritura y luego calcular el pago correcto para cada empleado. Incluso si se instala un sistema biométrico para cada empleado que fichan, si este sistema no está conectado a un BPM, el personal a menudo termina introduciendo manualmente la información en diferentes sistemas. Sin mencionar los problemas causados cuando un empleado pierde un puñetazo. Toda esta entrada manual de datos conlleva una importante pérdida de tiempo y recursos.

La automatización de los procesos de aprobación de la hoja de horas permite al personal de recursos humanos racionalizar el proceso de la nómina de sueldos y, al mismo tiempo, reducir en gran medida los errores humanos y permitir que todos los empleados vuelvan a sus tareas más importantes. Al digitalizar las hojas de horas, RRHH ya no necesita arriesgar su vista tratando de distinguir la letra de cada empleado. Todo lo que el personal tiene que hacer al final de la semana es abrir un formulario de hoja de horas e introducir su información en un formulario digital. Las validaciones y los campos rellenados automáticamente incrustados en el formulario aseguran que los empleados introduzcan la información correcta cada vez. Una vez presentadas, las hojas de horas se envían automáticamente a Recursos Humanos para su aprobación. Cualquier información modificada se actualiza automáticamente en la base de datos, por lo que el RRHH no necesita duplicar su trabajo implementando correcciones junto con la revisión de las hojas de horas originales. Lo único que le queda a HR es revisar y comprobar cualquier inconsistencia antes de aprobar la hoja de horas para la nómina.

Proceso de RRHH #5: Empleado fuera de la empresa

El punto final del ciclo de vida del empleado es el proceso de fuera de la nave. Para las empresas que manejan datos sensibles, como bancos y contratistas militares, eliminar el acceso de los empleados despedidos es crítico. Con la cantidad de herramientas de software que utiliza cada empleado, cerrar las cuentas de manera rápida y eficiente se está convirtiendo en una tarea exponencialmente difícil. Fuera del ecosistema digital, hay procedimientos que RRHH necesita seguir en caso de despidos o terminaciones involuntarias. Además, los despidos rocosos conducen a traspasos rocosos, lo que significa que el conocimiento esencial se pierde a medida que los empleados se van.

El uso de software de flujo de trabajo para desplazar a los empleados es esencial para que las entregas sean lo más fluidas posibles y para asegurar los datos de la empresa. Si el empleado se incorporó usando un software de flujo de trabajo con una lista de verificación de empleados externos, entonces la incorporación es muy fácil. Todo lo que RRHH tiene que hacer es iniciar un caso para confirmar que el empleado necesita ser dado de baja, entonces la herramienta de flujo de trabajo cierra automáticamente todas las cuentas asociadas a ese usuario. De esta manera, cualquier información sensible está asegurada en el momento en que el ex-empleado sale por última vez. Asegurar los datos sensibles inmediatamente ayuda a la empresa a evitar las multas causadas por violaciones de la seguridad de los datos y a cumplir con la legislación sobre datos personales, como la GDPR.

Resumiendo todo

Al automatizar todo el ciclo de vida de los empleados de principio a fin, el departamento de RRHH de cualquier empresa puede experimentar una reducción significativa del tiempo y los costes de gestión de los empleados. Hay múltiples problemas que el software de flujo de trabajo resuelve para permitir a los departamentos de RRHH hacer su trabajo de manera eficiente, incluyendo:

• Reducir significativamente el error humano limitando o eliminando la introducción manual de datos
• Aumento de la precisión mediante la introducción automática de la información de los empleados en los formularios y contratos y el uso de validaciones para alertar al usuario de errores e inconsistencias
• Hacer que la gestión de archivos sea un juego de niños generando automáticamente los registros de los empleados y organizándolos en base a la información recogida a lo largo del tiempo a través de la herramienta de flujo de trabajo
• Asegurar el cumplimiento de los reglamentos gubernamentales y/o industriales con cada contratación
• Racionalizar todos los procesos de recursos humanos dirigiendo los casos a la persona adecuada cada vez para las aprobaciones y revisiones
• Llenar los vacíos de conocimiento dejados por los empleados que se van, ayudando a Recursos Humanos a iniciar automáticamente el proceso de reclutamiento, programar la entrevista de salida y almacenar la información de los empleados.  

En resumen, la automatización de los recursos humanos es esencial para que puedan centrarse en la creación del mejor entorno de trabajo posible para cultivar empleados felices y productivos. ¿La mejor parte? A medida que las empresas crecen, el software de flujo de trabajo se escala con la empresa para ampliar las capacidades del departamento de RRHH. Por lo tanto, no hay necesidad de invertir dinero en la ampliación o en la inversión en una nueva herramienta. ¿Está interesado en encontrar qué más puede hacer el software de flujo de trabajo por su empresa? Solicite una demostración hoy.