Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, hat eine Personalabteilung. Wenn so viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Mitarbeiterdaten verbracht wird, sei es bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, bei der Eingabe und Genehmigung von Stundenzetteln oder beim Sortieren von Formularen, gibt es ein großes Potenzial, um mit Prozessautomatisierung Zeit und Geld zu sparen. Besonders wenn Unternehmen wachsen, muss die Personalabteilung mit dem Unternehmen mitwachsen können. Durch die Automatisierung gängiger HR-Prozesse haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf die Rekrutierung der besten Talente oder die Senkung der Fluktuation zu konzentrieren, anstatt nur den Kopf über Wasser zu halten.
HR-Prozess Nr. 1: Einarbeitung der Mitarbeiter
Der Onboarding-Prozess ist der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen gewinnt. Wie erfolgreich der Einarbeitungsprozess für diesen Mitarbeiter ist, entscheidet oft über seinen zukünftigen Erfolg im Unternehmen. Es stellt sich also die Frage, wie Ihre Personalabteilung das Onboarding von Mitarbeitern so reibungslos wie möglich gestalten und gleichzeitig sicherstellen kann, dass jeder Mitarbeiter die Werkzeuge und Ressourcen erhält, die er für seinen Erfolg benötigt. Die Antwort lautet: Prozessautomatisierung.
Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt, sorgt eine Workflow-Software dafür, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung keinen einzigen Schritt verpassen. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter bei ihrem Eintritt in das Unternehmen bei jedem Schritt betreut werden. In dem Moment, in dem Ihr Unternehmen beabsichtigt, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, kann die Personalabteilung einen neuen Fall des Onboarding-Prozesses in ihrem Workflow-Software-Tool starten. Durch das Starten eines neuen Vorgangs wird automatisch eine ganze Abfolge von Ereignissen in Gang gesetzt, um den Mitarbeiter schnell und effizient einzuführen, ohne dass auch nur ein einziges Dokument oder eine Aufgabe vergessen wird.
HR-Prozess Nr. 2: Rechtfertigung des Engagements
In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und der öffentlichen Verwaltung ist manchmal mehr Papierkram als Teil des Onboarding-Prozesses erforderlich. In diesen Branchen ist die Einhaltung von Vorschriften ein ständiges Anliegen, da die Nichteinhaltung von Vorschriften Geldstrafen in Millionenhöhe nach sich ziehen kann. Die Verwendung papierbasierter Prozesse kann für Unternehmen in stark regulierten Branchen zu Strafen führen. Das Ausfüllen von Formularen, die Nachverfolgung und schließlich die Übermittlung an die richtige Stelle ist ohne Automatisierung oft eine fast unlösbare Aufgabe.
Die Digitalisierung des Prozesses der Auftragsbegründung spart Unternehmen in stark regulierten Branchen viel Zeit und Geld, da sie die Einhaltung aller Schritte des Vertragsprozesses gewährleistet. Die Workflow-Software verfolgt von Anfang an, wie lange jeder Fall bereits offen ist. Auf diese Weise werden die für den Prozess der Einstellungsbegründung zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung benachrichtigt, wenn bei einem Fall die Gefahr besteht, dass die Fristen überschritten werden. Die Workflow-Software zeichnet auch auf, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe in Anspruch genommen hat, so dass es viel einfacher ist, Schwachstellen zu finden, die verhindern, dass die Einstellungsbegründungen fristgerecht eingereicht werden.
HR-Prozess Nr. 3: Verfahren bei Abwesenheit
Dieses Verfahren ist wahrscheinlich bei Berufstätigen auf der ganzen Welt sehr beliebt, kann aber für die Personalabteilung zu einer Menge Ärger führen. Das Problem beginnt mit dem Ausfüllen von Papierformularen. Vor allem in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern verschwenden sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter viel Zeit damit, die Urlaubsanträge auszudrucken und abzurufen. Nach dem Ausfüllen der Formulare besteht die nächste Hürde darin, die entsprechenden Genehmigungen einzuholen. Papierformulare gehen leicht auf dem Schreibtisch verloren, was zu Verzögerungen und Engpässen führt. Wenn das Urlaubsantragsformular den Weg zur Personalabteilung findet, muss diese den Urlaub oft manuell eingeben und den verbleibenden Urlaub berechnen, der dem Mitarbeiter noch zur Verfügung steht, was Fehlerquellen Tür und Tor öffnet.
Der Einsatz von Workflow-Software beseitigt diese Probleme, indem zunächst die Formulare digitalisiert werden. Da die Personalabteilung keine Formulare mehr ausdrucken muss, wird deutlich weniger Zeit am Drucker oder Kopierer verschwendet. Die Mitarbeiterinformationen aus dem Onboarding werden automatisch in die Formulare eingefügt, wodurch Fehler minimiert und weitere Zeit gespart wird. Durch die Möglichkeit, Überprüfungen einzubetten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gültige Daten auswählen oder feststellen, ob sie noch Resturlaub haben oder nicht, werden menschliche Fehler weiter reduziert. Darüber hinaus werden die Formulare automatisch im Dateiverwaltungssystem der Software gespeichert, was die Zeit, die die Personalabteilung mit der Ablage von Dokumenten verbringt, drastisch reduziert.
HR-Prozess Nr. 4: Eingabe und Genehmigung von Stundenzetteln
Eine weitere Quelle von Kopfschmerzen sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung sind Stundenzettel. Für viele Mitarbeiter ist das mühsame Ausfüllen von Stundenzetteln ein Grund zur Frustration, wenn sie arbeiten müssen. Wenn der Stundenzettel schließlich zur Genehmigung bei der Personalabteilung eingeht, muss diese über jeden eingereichten Stundenzettel blinzeln, um die Handschrift zu entziffern und dann die korrekte Vergütung für jeden Mitarbeiter zu berechnen. Selbst wenn ein biometrisches System für jeden Mitarbeiter installiert ist, der die Zeiterfassung vornimmt, müssen die Mitarbeiter die Informationen oft manuell in verschiedene Systeme eingeben, wenn dieses System nicht mit einem BPM-System verbunden ist. Ganz zu schweigen von den Problemen, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter einen Stempel verpasst. All diese manuellen Dateneingaben führen zu einer erheblichen Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
Durch die Automatisierung des Genehmigungsverfahrens für Stundenzettel können die Mitarbeiter der Personalabteilung den Prozess der Gehaltsabrechnung rationalisieren und gleichzeitig menschliche Fehler stark reduzieren, so dass sich alle Mitarbeiter wieder ihren wichtigsten Aufgaben widmen können. Durch die Digitalisierung der Zeiterfassungsbögen muss die Personalabteilung nicht mehr ihr Augenlicht riskieren, um die Handschrift jedes Mitarbeiters zu erkennen. Alles, was die Mitarbeiter am Ende der Woche zu tun haben, ist das Öffnen eines Zeiterfassungsformulars und die Eingabe ihrer Informationen in ein digitales Formular. In das Formular eingebettete Validierungen und automatisch ausgefüllte Felder stellen sicher, dass die Mitarbeiter jedes Mal die richtigen Informationen eingeben. Nach dem Absenden werden die Stundenzettel automatisch an die Personalabteilung zur Genehmigung weitergeleitet. Alle geänderten Informationen werden automatisch in der Datenbank aktualisiert, so dass die Personalabteilung nicht doppelt arbeiten muss, um Korrekturen vorzunehmen und die ursprünglichen Zeiterfassungsbögen zu überprüfen. Die Personalabteilung muss nur noch eventuelle Unstimmigkeiten überprüfen, bevor sie den Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung freigibt.
HR-Prozess Nr. 5: Ausgliederung von Mitarbeitern
Der letzte Schmerzpunkt im Lebenszyklus eines Mitarbeiters ist der Entlassungsprozess. Für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, wie z. B. Banken und militärische Auftragnehmer, ist es von entscheidender Bedeutung, den Zugang für ausgeschiedene Mitarbeiter zu sperren. Mit der Anzahl der von jedem Mitarbeiter verwendeten Software-Tools wird das schnelle und effiziente Schließen von Konten zu einer exponentiell schwierigen Aufgabe. Außerhalb des digitalen Ökosystems gibt es Verfahren, die die Personalabteilung im Falle von Entlassungen oder unfreiwilligen Kündigungen einhalten muss. Außerdem führt ein schlechtes Offboarding zu einer schlechten Übergabe, was bedeutet, dass wichtiges Wissen verloren geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Der Einsatz von Workflow-Software beim Offboarding von Mitarbeitern ist unerlässlich, um die Übergabe so reibungslos wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Daten des Unternehmens zu schützen. Wenn der Mitarbeiter mithilfe einer Workflow-Software mit einer Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern aufgenommen wurde, ist das Offboarding ein Kinderspiel. Die Personalabteilung muss lediglich einen Fall starten, um zu bestätigen, dass der Mitarbeiter entlassen werden muss, und das Workflow-Tool schließt dann automatisch alle Konten, die mit diesem Benutzer verbunden sind. Auf diese Weise sind alle sensiblen Daten in dem Moment gesichert, in dem der ehemalige Mitarbeiter zum letzten Mal zur Tür hinausgeht. Die sofortige Sicherung sensibler Daten hilft dem Unternehmen, Geldstrafen aufgrund von Verstößen gegen die Datensicherheit zu vermeiden und die Rechtsvorschriften für personenbezogene Daten, wie z. B. die GDPR, einzuhalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen
Durch die Automatisierung des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters von Anfang bis Ende kann die Personalabteilung eines Unternehmens den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Mitarbeitern erheblich reduzieren. Es gibt mehrere Probleme, die Workflow-Software löst, damit Personalabteilungen ihre Arbeit effizient erledigen können, darunter:
- Deutliche Verringerung menschlicher Fehler durch Einschränkung oder Abschaffung der manuellen Dateneingabe
- Erhöhung der Genauigkeit durch automatisches Ausfüllen von Mitarbeiterinformationen in Formularen und Verträgen und Verwendung von Validierungen, um den Benutzer auf Fehler und Unstimmigkeiten hinzuweisen
- Vereinfachung der Dateiverwaltung durch automatische Erstellung von Mitarbeiterdatensätzen und deren Organisation auf der Grundlage von Informationen, die im Laufe der Zeit über das Workflow-Tool gesammelt wurden
- Sicherstellung der Einhaltung behördlicher und/oder industrieller Vorschriften bei jeder Einstellung
- Rationalisierung aller HR-Prozesse durch Weiterleitung von Vorgängen an die jeweils richtige Person für Genehmigungen und Überprüfungen
- Füllen von Wissenslücken, die von ausscheidenden Mitarbeitern hinterlassen werden, indem die Personalabteilung dabei unterstützt wird, den Einstellungsprozess automatisch zu starten, Austrittsgespräche zu planen und Mitarbeiterinformationen zu speichern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung der Personalverwaltung unerlässlich ist, damit sie sich auf die Schaffung eines optimalen Arbeitsumfelds konzentrieren kann, um zufriedene und produktive Mitarbeiter zu fördern. Und das Beste daran? Wenn Unternehmen wachsen, lässt sich die Workflow-Software mit dem Unternehmen skalieren, um die Möglichkeiten der Personalabteilung zu erweitern. Es ist also nicht nötig, Geld für die Skalierung oder die Investition in ein neues Tool auszugeben. Möchten Sie herausfinden, was Workflow-Software noch für Ihr Unternehmen tun kann? Fordern Sie noch heute eine Demo an.
