De nombreux services des ressources humaines passent leur temps à mettre en place un excellent processus d'intégration, qui comprend une documentation détaillée, un accueil chaleureux, des doubles vérifications et une formation pour que les nouveaux employés soient rapidement opérationnels. Pourtant, nombreux sont ceux qui négligent le processus de délocalisation des employés. Le site Le processus d'embarquement des employés exige la même attention aux détails que l'embarquement. Il est essentiel de disposer d'une liste de contrôle pour vos employés qui quittent l'entreprise et cela aide l'organisation à minimiser les risques à l'avenir.
Qu'est-ce qu'une liste de contrôle pour l'embarquement d'un employé ?
Une liste de contrôle pour le départ d'un employé à l'étranger présentera toutes les étapes et les processus à prendre en compte lorsqu'un employé quitte votre organisation. Souvent, une liste de contrôle comprendra un processus numérique que le personnel des RH marquera à chaque étape. De cette manière, votre équipe RH peut rapidement voir ce qui a déjà été fait et ce qui doit encore être complété.
Pourquoi s'embêter avec un processus aussi formel ? Cela permettra de réduire les menaces à la sécurité, les problèmes juridiques et d'autres risques. Elle permet également aux employés qui quittent l'entreprise de fournir un retour d'information essentiel qui permettra à votre entreprise de s'améliorer. Un bon processus de départ peut même permettre à votre entreprise de faire revenir plus facilement des employés brillants qui ont quitté pour une autre entreprise.
Voyons ce que vous devriez inclure dans votre liste de contrôle pour les navires en partance pour l'étranger.
Liste de contrôle pour les employés en déplacement
1. Communication
Certains traînent les pieds une fois que le processus d'embarquement commence (par exemple, un employé annonce qu'il part). Il est préférable de réagir rapidement et d'exposer les choses en certains termes.
- Quel est le dernier jour de l'employé ? Convenez-en et documentez-le.
- Qui prend les responsabilités ? Il y a souvent un décalage entre le départ d'une personne et l'embauche d'un remplaçant. Assurez-vous qu'un soutien est en place.
- Quand l'offre d'emploi sera-t-elle affichée et où ?
Une réponse rapide réduira les maux de tête et les commérages. Si un employé semble mystérieusement partir, certains supposeront le pire.
2. Connaissances institutionnelles
Lorsqu'un employé quitte l'organisation, il emporte avec lui beaucoup de connaissances sur l'entreprise. La connaissance institutionnelle est la combinaison des expériences, des processus, des données, de l'expertise, des valeurs et des informations que possèdent les employés de l'entreprise. Il peut s'étendre sur des décennies et comprendre des tendances, des projets, des perspectives et des éléments cruciaux qui définissent l'histoire d'une entreprise.
Un processus d'externalisation efficace contribuera à garantir que votre entreprise conserve le plus de connaissances possible. Dans une situation idéale, un remplaçant sera déjà en poste et prêt à être recyclé. Dans le cas contraire, une documentation et des discussions approfondies peuvent aider votre entreprise à conserver ses connaissances jusqu'à l'embauche d'un nouveau collaborateur.
3. Matériel et actifs de l'entreprise
Votre liste de contrôle pour le départ doit comprendre une sous-liste de contrôle pour tous les biens que l'employé sortant doit restituer. Cela comprend les ordinateurs, les accessoires, les cartes d'accès, les clés, et tout le reste. Les cartes d'accès doivent être désactivées et reprogrammées si nécessaire. Ce lettre de restitution des biens peut aider à démarrer.
4. Accès et biens numériques
Vous devez également vous assurer que les biens numériques, tels que les connexions au système et les comptes de courrier électronique, sont traités. Il est judicieux de mettre en place des redirections de courrier électronique à partir du courrier électronique du client disparu pour s'assurer qu'aucun message n'est perdu. Là encore, il est judicieux d'établir une sous-liste de contrôle pour chaque actif. Votre équipe informatique devra également créer son propre processus d'externalisation et sa propre documentation. L'équipe informatique doit cependant se coordonner avec l'équipe des RH pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
5. Documentation
Une liste de contrôle de l'embarquement des employés de votre organisation doit contenir de nombreux documents. Il s'agit notamment des documents suivants
- Lettre de résiliation ou de démission (avec les dates nécessaires)
- Accords de non-concurrence et de non-divulgation, le cas échéant
- Documents relatifs aux prestations (y compris la retraite, les soins de santé, les assurances, etc...)
Si des problèmes juridiques surviennent, une trace écrite vérifiable peut s'avérer vitale. Les garanties en matière de licenciement peuvent également protéger les entreprises contre les employés mécontents et faire en sorte que l'employé sache qu'il est licencié. Par ailleurs, la documentation sur les avantages sociaux apporte des éclaircissements tant aux entreprises qu'aux anciens salariés. Cela peut réduire les tensions et les futures disputes.
Le processus d'embarquement implique souvent beaucoup de paperasserie, de processus manuels et de documents individuels. Assurez-vous que rien ne se perd dans le processus, car il est facile de négliger un document. Veillez à ce que tout soit signé et daté et à ce que des copies physiques soient fournies si nécessaire.
6. Entretien de sortie
Un entretien bien pensé et honnête est bénéfique pour votre organisation et pour l'employé qui part. Il peut s'agir d'un entretien en personne ou d'un questionnaire. Il peut être préférable de laisser l'employé choisir.
Ce qui est important, c'est de comprendre pourquoi l'employé est parti, quels problèmes il y avait et comment votre entreprise peut accroître ses propres forces. Un retour d'information honnête peut s'avérer essentiel pour comprendre les domaines dans lesquels votre entreprise peut s'améliorer et les points faibles présents.
Conclusion
Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, son voyage est probablement terminé, mais cela ne signifie pas que vous devez négliger le processus de départ. Une liste de contrôle bien conçue protégera votre entreprise, apportera de la clarté et, à long terme, pourrait aider votre organisation à remédier aux faiblesses et à accroître la fidélisation.
