5 étapes essentielles pour l'analyse des processus d'affaires (BPA)

Les organisations du monde entier découvrent qu'avec les technologies actuelles, l'automatisation peut décharger 45 % des tâches rémunérées du lieu de travail actuel. Pour une fraction des quelque 2 000 milliards de dollars dépensés chaque année en salaires, les solutions automatisées semblent gagnantes. Cependant, tout nouvel outil ou toute nouvelle méthode peut introduire de nouveaux problèmes si vous traitez les symptômes plutôt que les problèmes de fond.

Analyse des processus d'affaires (BPA) vous permet de clarifier les choses avant d'opter pour des solutions telles que l'automatisation. Les nouvelles technologies ne sont pas une solution autonome à vos flux de travail inefficaces. Considérez plutôt votre processus comme la fondation sur laquelle repose votre technologie de performance.

Une fois que vous avez tiré parti du BPA pour affiner votre processus et en faire une base solide, l'automatisation peut renforcer votre processus de manière fiable pour réduire les goulets d'étranglement et accroître la rentabilité.

Pour exploiter correctement l'APP, vous devez suivre cinq étapes précieuses pour examiner, réévaluer et affiner votre processus.

1. Connaissez vos cibles

Première étape : Identifiez vos objectifs et le processus que vous utilisez actuellement pour les atteindre.

L'APB doit commencer par des séances de fixation d'objectifs. En d'autres termes, où voulez-vous que vos performances soient ? Réfléchissez à ce que vous espérez accomplir. SMART sont les suivants :

• Se savoir quand votre processus répond aux attentes est très important.
• Measurable - pour suivre vos progrès en vous basant sur des faits plutôt que sur des opinions.
• Atainable - pour encourager une charge de travail saine pour les employés et un moral élevé.
• Relevant - pour s'aligner sur les besoins des clients et de l'entreprise elle-même.
• Timebound - pour favoriser l'urgence et aider votre équipe à hiérarchiser les objectifs.

Maintenant que vous savez quels sont vos résultats idéaux, vous pouvez facilement repérer les processus existants qui déterminent votre réussite. Définissez clairement où commence et où finit chaque processus cible.

Ce sont les processus que vous disséquerez et surveillerez tout au long de votre APB. Veillez à travailler sur chaque processus un par un afin de maintenir la stabilité de l'organisation dans son ensemble.

2. Apprenez votre processus actuel

Deuxième étape : Compilez les données sur votre processus cible tel qu'il est aujourd'hui, c'est-à-dire le processus "tel quel".

Aucune bonne analyse n'est complète sans beaucoup de données. De la première ligne à la direction et même aux processus adjacents, glanez des informations à chaque point de contact du processus.

Vous devez comprendre exactement comment votre processus est actuellement organisé - sur le papier et dans la pratique.

À ce stade, vos analystes sont simplement des étudiants du processus. Vous organiserez des séances de collecte d'informations avec toutes les parties prenantes afin d'obtenir des avis d'experts, des observations de novices et toute autre perspective pertinente. Cela peut inclure :

• Entretiens avec le personnel
• Observation des processus en direct
• Séances de brainstorming en équipe

De plus, vous voudrez localiser et rassembler toutes les informations enregistrées que votre équipe possède sur le processus. La documentation peut inclure :

• Enregistrements des activités de traitement
• Procédures opératoires normalisées (POS)
• Guides ou listes de contrôle non officiels créés par les employés.

En cours de route, vous vous demanderez souvent : Qui fait quoi ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Quels sont les résultats possibles de chaque action ?

L'objectif ici est de décortiquer minutieusement chaque dimension disponible de chaque étape de votre processus. Ce n'est qu'alors que vous pourrez vraiment voir ce qui est présent, ce qui manque et comment tout cela sert vos objectifs commerciaux.

3. Visualisez votre processus actuel

Troisième étape : Cartographiez votre processus tel qu'il fonctionne aujourd'hui.

Une fois que vous êtes sûr d'avoir appris suffisamment de choses pour couvrir les éventuels angles morts, vous êtes prêt à organiser les informations sous la forme d'un support visuel propre.

La cartographie des processus d'entreprise vous permet de "cartographier" littéralement les étapes du processus en séquence, du début à la fin. Vous pouvez utiliser un tableau de bord drag-and-drop à faible code pour créer des organigrammes élaborés, ou simplement un stylo et du papier.

Quelle que soit la méthode utilisée, l'essentiel est d'organiser vos informations en un réseau cohérent, en naviguant de l'entrée à la sortie.

Une carte de processus réussie transforme l'ambiguïté des actions quotidiennes de votre équipe en un fil conducteur concret d'étapes vérifiées. Comme de nombreuses équipes ont tendance à "fixer et oublier" leurs processus, cette étape révèle une immense valeur en illustrant les évolutions involontaires de vos opérations quotidiennes.

Plus important encore, la cartographie des processus offre une vue simple pour identifier la "douleur" dans le processus.

4. Repérer où combler les lacunes avec le BPA

Quatrième étape : Identifiez les domaines que vous pouvez améliorer dans votre processus.

Sur la base de ce que vous avez appris, vous avez maintenant votre processus réduit à un squelette facile à naviguer. À partir de cette vue fondamentale, vous pouvez passer en revue chaque étape pour évaluer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui peut être amélioré.

Par exemple, gardez un œil attentif sur toutes les actions, tâches ou exigences qui sont.. :

• Redondant
• Non essentiel
• Les "gardiens" du progrès
• Interdépendance avec les autres étapes
• Drainage des ressources
• Répétitif
• Complété manuellement
• Utilisez beaucoup de paperasse

Ces problèmes présumés doivent être évalués en posant davantage de questions. Au fur et à mesure que vous dépassez chaque couche symptomatique et que vous révélez les problèmes de fond, rencontrez ces problèmes avec des solutions possibles. Envisagez d'autres sessions avec votre équipe pour obtenir un retour sur les idées.

Il serait sage de penser à la durabilité et au long terme tout en tenant compte de tous les effets sur tout et tous ceux qui sont liés au processus.

Par-dessus tout, n'oubliez pas que la définition de vos objectifs en matière de BPA doit correspondre à vos idées d'amélioration. Choisissez les étapes que vous allez éliminer, réduire, rationaliser et déléguer jusqu'à ce que vous ayez un plan d'action prêt à être mis en œuvre.

5. Mettre en œuvre, observer, itérer (encore, et encore...)

Cinquième étape : Mettez le plan en marche et surveillez pour trouver d'autres moyens de s'améliorer dans un avenir prévisible.

Les changements vont inévitablement bouleverser les résultats dans l'ensemble de l'organisation. Vous devrez savoir ce qui est différent, comment cela a changé, et si ces résultats soutiennent vos objectifs.

Établissez des priorités et évitez les grandes vagues d'impact négatif en introduisant vos changements au compte-gouttes dans le processus. Le rythme des mises à jour vous permet de passer efficacement à de meilleurs flux de travail sans perturber le tableau d'ensemble.

Au-delà de ces notes initiales, le suivi ne vise pas seulement à "maintenir", mais à "itérer" en permanence. Les besoins des entreprises et des clients évoluent avec le temps, c'est pourquoi BPA aide les entreprises à évoluer de manière intentionnelle. Cette étape vous aide à répondre à ces besoins en :

• Réévaluer la valeur de chaque étape pour l'entreprise et le client.
• Affiner le processus pour une performance allégée.

Quelle est la prochaine étape après l'analyse des processus d'entreprise ?

En vérité, une analyse réussie des processus d'entreprise ne s'arrête pas au premier tour.

Votre première utilisation du BPA constitue la base solide dont vous aurez besoin pour tirer le meilleur parti de l'automatisation des processus. Néanmoins, vous devrez veiller à suivre et à analyser toutes les modifications futures de vos flux de travail.

Pour que vos employés fassent partie de ceux qui qui économisent 30 % de leur temps de travail grâce à l'automatisationpour rester proactif plutôt que réactif.

Avec chaque nouvel ajustement et ajout au processus, n'oubliez pas : 

1. Connaissez vos cibles.
2. Réapprenez votre processus. 
3. Visualisez votre processus.
4. Détectez la douleur et trouvez les points à améliorer.
5. Mettez en œuvre les changements, observez et itérez.

Tant que vous continuerez à suivre ces étapes, vous serez sur la bonne voie pour tirer le meilleur parti de vos processus.