5 kritische Schritte für die Geschäftsprozessanalyse (BPA)

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Unternehmen auf der ganzen Welt stellen fest, dass die Automatisierung mit aktueller Technologie 45 % der heutigen bezahlten Arbeitsaufgaben auslagern kann. Für einen Bruchteil der rund 2 Billionen Dollar, die jährlich für Löhne und Gehälter ausgegeben werden, scheinen automatisierte Lösungen ein klarer Gewinner zu sein. Jedes neue Werkzeug oder jede neue Methode kann jedoch neue Probleme mit sich bringen, wenn man eher die Symptome als die eigentlichen Probleme behandelt.

Analyse von Geschäftsprozessen (BPA) stellt sicher, dass Sie Klarheit haben, bevor Sie sich für Lösungen wie die Automatisierung entscheiden. Neue Technologien sind keine eigenständige Lösung für Ihre ineffizienten Arbeitsabläufe. Betrachten Sie stattdessen Ihren Prozess als das Fundament, auf dem Ihre Leistungstechnologie aufsitzt.

Sobald Sie Ihren Prozess mithilfe von BPA zu einer soliden Grundlage verfeinert haben, kann die Automatisierung Ihren Prozess zuverlässig ergänzen und so für weniger Engpässe und mehr Rentabilität sorgen.

Um BPA richtig zu nutzen, sollten Sie fünf wertvolle Schritte befolgen, um Ihren Prozess zu untersuchen, neu zu bewerten und zu verfeinern.

1. Kennen Sie Ihre Ziele

Schritt eins: Bestimmen Sie Ihre Ziele und den Prozess den Sie derzeit anwenden, um sie zu erreichen.

BPA sollte mit Zielvereinbarungssitzungen beginnen. Mit anderen Worten: Wo wollen Sie mit Ihrer Leistung stehen? Überlegen Sie, was Sie zu erreichen hoffen. SMART Ziele sind:

Scharf - um zu wissen, wann Ihr Prozess das Ziel erreicht.
Measurable - um Ihre Fortschritte anhand von Fakten statt Meinungen zu verfolgen.
Attainable - zur Förderung einer gesunden Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und einer hohen Arbeitsmoral.
Relevant - um den Bedürfnissen der Kunden und des Unternehmens selbst gerecht zu werden.
Timebound - um die Dringlichkeit zu fördern und Ihrem Team zu helfen, Prioritäten zu setzen.

Jetzt, da Sie wissen, was Ihre idealen Ergebnisse sind, können Sie leicht erkennen, welche Ihrer bestehenden Prozesse Ihren Erfolg bestimmen. Definieren Sie klar, wo jeder Zielprozess beginnt und endet.

Dies sind die Prozesse, die Sie während Ihres gesamten BPA analysieren und überwachen werden. Achten Sie darauf, dass Sie jeden Prozess einzeln abarbeiten, um die Stabilität der gesamten Organisation zu gewährleisten.

2. Lernen Sie Ihren aktuellen Prozess kennen

Zweiter Schritt: Sammeln Sie Daten zu Ihrem Zielprozess, wie er heute ist, d.h. der Prozess "wie er ist".

Keine gute Analyse ist vollständig ohne eine Vielzahl von Daten. Sammeln Sie Informationen an jedem Berührungspunkt des Prozesses, von der Frontlinie bis zum Management und sogar bei angrenzenden Prozessen.

Sie wollen genau wissen, wie Ihr Prozess derzeit gestaltet ist - auf dem Papier und in der Praxis.

In dieser Phase sind Ihre Analysten einfach Studenten des Prozesses. Sie führen Informationssitzungen mit allen Beteiligten durch, um Erkenntnisse von Experten, Beobachtungen von Neulingen und andere relevante Perspektiven zu erhalten. Dazu könnten gehören:

Interviews mit dem Personal
Live-Prozessbeobachtungen
Team-Brainstorming-Sitzungen

Außerdem sollten Sie alle aufgezeichneten Informationen, die Ihrem Team über den Prozess vorliegen, ausfindig machen und sammeln. Die Dokumentation kann Folgendes umfassen:

Leistungsnachweise verarbeiten
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Inoffizielle, von Mitarbeitern erstellte Leitfäden oder Checklisten

Auf dem Weg dorthin werden Sie sich oft fragen: Wer macht was? Wann? Wie? Und warum? Was sind die möglichen Ergebnisse der einzelnen Aktionen?

Das Ziel besteht darin, jede verfügbare Dimension jedes Schrittes in Ihrem Prozess gründlich zu entpacken. Nur dann können Sie wirklich erkennen, was vorhanden ist, was fehlt und wie das Ganze Ihren Geschäftszielen dient.

3. Visualisieren Sie Ihren aktuellen Prozess

Dritter Schritt: Bilden Sie Ihren Prozess ab wie er heute funktioniert.

Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie genug gelernt haben, um mögliche blinde Flecken abzudecken, sind Sie bereit, die Informationen in einem übersichtlichen visuellen Hilfsmittel zusammenzustellen.

Geschäftsprozess-Mapping ermöglicht es Ihnen, die Prozessschritte buchstäblich "abzubilden", und zwar von Anfang bis Ende. Sie können ein Low-Code-Drag-and-Drop-Dashboard verwenden, um ausgefeilte Flussdiagramme zu erstellen, oder einfach nur einen Stift und Papier.

Unabhängig von der Methode besteht der Schlüssel darin, Ihre losen Informationen zu einem zusammenhängenden Netz zu ordnen - von der Eingabe zur Ausgabe zu navigieren.

Eine erfolgreiche Prozesslandkarte ordnet die Mehrdeutigkeit der täglichen Handlungen Ihres Teams in einen konkreten Faden von überprüften Schritten ein. Da viele Teams die Tendenz haben, ihre Prozesse "festzulegen und zu vergessen", offenbart dieser Schritt einen immensen Wert, indem er die unbeabsichtigten Entwicklungen Ihrer täglichen Abläufe veranschaulicht.

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Prozessabbildung eine einfache Möglichkeit bietet, den "Schmerz" im Prozess zu identifizieren.

4. Erkennen, wo Lücken mit BPA geschlossen werden müssen

Vierter Schritt: Ermitteln Sie, welche Bereiche Sie in Ihrem Prozess.

Auf der Grundlage des Gelernten haben Sie Ihren Prozess nun auf ein einfach zu navigierendes Gerüst reduziert. Ausgehend von dieser grundlegenden Übersicht können Sie jeden einzelnen Schritt durchgehen, um zu beurteilen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was verbessert werden kann.

Achten Sie zum Beispiel genau auf alle Aktionen, Aufgaben oder Anforderungen, die es gibt:

Redundant
Nicht wesentliche
"Torwächter" des Fortschritts
Abhängig von anderen Schritten
Abfluss von Ressourcen
Wiederholte
Manuell ausgefüllte
Viel Papierkram verwenden

Diese vermuteten Probleme sollten mit weiteren Fragen bewertet werden. Wenn Sie alle symptomatischen Schichten durchdringen und die grundlegenden Probleme aufdecken, sollten Sie diesen Problemen mit möglichen Lösungen begegnen. Ziehen Sie weitere Sitzungen mit Ihrem Team in Betracht, um Feedback zu den Ideen zu erhalten.

Sie tun gut daran, nachhaltig und langfristig zu denken und dabei alle Auswirkungen auf alles und jeden zu berücksichtigen, der mit dem Prozess verbunden ist.

Denken Sie vor allem daran, dass sich Ihre BPA-Zielsetzung an Ihren Verbesserungsvorstellungen orientieren sollte. Wählen Sie die Schritte aus, die Sie eliminieren, reduzieren, rationalisieren und delegieren wollen, bis Sie einen handlungsfähigen Plan haben.

5. Implementieren, beobachten, iterieren (wieder und wieder...)

Fünfter Schritt: Setzen Sie den Plan in die Tat um und überwachen Sie nach weiteren Verbesserungsmöglichkeiten in der absehbaren Zukunft.

Veränderungen werden unweigerlich die Ergebnisse in der gesamten Organisation durcheinander bringen. Sie müssen wissen, was anders ist, wie es sich verändert hat und ob diese Ergebnisse Ihre Ziele unterstützen.

Setzen Sie Prioritäten und vermeiden Sie große Wellen negativer Auswirkungen, indem Sie Ihre Änderungen nach und nach in den Prozess einfließen lassen. Die zeitliche Staffelung der Aktualisierungen gibt Ihnen den nötigen Spielraum, um effektiv zu besseren Arbeitsabläufen überzugehen, ohne das Gesamtbild zu stören.

Über diese anfänglichen Notizen hinaus soll die Überwachung nicht nur "aufrechterhalten", sondern kontinuierlich "iteriert" werden. Geschäfts- und Kundenbedürfnisse ändern sich mit der Zeit, daher hilft BPA den Unternehmen, sich absichtlich zu ändern. Dieser Schritt hilft Ihnen, diese Bedürfnisse zu erfüllen, indem:

Neubewertung des Werts jedes Schritts für das Unternehmen und den Kunden.
Verfeinerung des Prozesses für schlanke Leistungen.

Wie geht es nach der Geschäftsprozessanalyse weiter?

In der Tat endet eine erfolgreiche Geschäftsprozessanalyse nicht nach der ersten Runde.

Ihr erster Durchlauf mit BPA ist die solide Grundlage, die Sie brauchen, um das Beste aus der Prozessautomatisierung herauszuholen. Dennoch müssen Sie darauf achten, dass Sie alle künftigen Änderungen an Ihren Arbeitsabläufen verfolgen und analysieren.

Damit Ihre Mitarbeiter zu denjenigen gehören, die die durch Automatisierung 30 % ihrer Arbeitszeit einsparenbleiben Sie proaktiv und nicht reaktiv.

Denken Sie bei jeder neuen Anpassung und Ergänzung des Prozesses einfach daran: