5 pasos críticos para el análisis de procesos empresariales (BPA)

Las organizaciones de todo el mundo están descubriendo que, con la tecnología actual, la automatización puede descargar el 45% de las tareas laborales remuneradas de hoy en día. Por una fracción de los aproximadamente 2 billones de dólares que se gastan en salarios anuales, las soluciones automatizadas parecen un claro ganador. Sin embargo, cualquier herramienta o método nuevo puede introducir nuevos problemas si se tratan los síntomas en lugar de las cuestiones de fondo.

Análisis de procesos empresariales (BPA) le garantiza claridad antes de pasar a soluciones como la automatización. Las nuevas tecnologías no son una solución independiente para sus flujos de trabajo ineficientes. En su lugar, piense en su proceso como la base sobre la que se asienta su tecnología de rendimiento.

Una vez que aproveche el BPA para perfeccionar su proceso hasta convertirlo en una base sólida, la automatización puede aumentar de forma fiable su proceso para reducir los cuellos de botella y aumentar la rentabilidad.

Para aprovechar adecuadamente el BPA, debe seguir cinco pasos inestimables para examinar, reevaluar y perfeccionar su proceso.

1. Conozca sus objetivos

Primer paso: Identifique sus objetivos y el proceso que estás utilizando actualmente para alcanzarlos.

La BPA debe comenzar con sesiones de fijación de objetivos. En otras palabras, ¿dónde quiere que esté su rendimiento? Piense en lo que espera conseguir. SMART son:

• Se trata de saber cuándo su proceso está cumpliendo el objetivo.
• Mágil: para seguir su progreso con hechos y no con opiniones.
• Antegrable - para fomentar una carga de trabajo saludable y una moral alta de los empleados.
• Relevante: para ajustarse a las necesidades de los clientes y de la propia empresa.
• Timbuido - para fomentar la urgencia y ayudar a su equipo a priorizar los objetivos.

Ahora que sabe cuáles son sus resultados ideales, puede detectar fácilmente cuáles de sus procesos actuales determinan su éxito. Defina claramente dónde empieza y termina cada proceso objetivo.

Estos son los procesos que diseccionará y supervisará a lo largo de su BPA. Ten en cuenta que debes trabajar en cada proceso de uno en uno para mantener la estabilidad en la organización en general.

2. Conozca su proceso actual

Segundo paso: Recopilar datos sobre su proceso objetivo tal y como es hoy, es decir, el proceso "tal y como es".

Ningún buen análisis está completo sin muchos datos. Desde la primera línea hasta la gestión e incluso los procesos adyacentes, recoge cada punto de contacto del proceso para obtener información.

Deberá tener un conocimiento profundo de cómo está diseñado actualmente su proceso, tanto sobre el papel como en la práctica.

En esta etapa, sus analistas son simplemente estudiantes del proceso. Llevará a cabo sesiones de recopilación de información con todas las partes interesadas para obtener las opiniones de los expertos, las observaciones de los novatos y cualquier otra perspectiva relevante. Estas podrían incluir:

• Entrevistas con el personal
• Observaciones del proceso en vivo
• Sesiones de brainstorming en equipo

Además, querrá localizar y reunir toda la información registrada que tenga su equipo sobre el proceso. La documentación puede incluir:

• Procesar los registros de actividad
• Procedimientos normalizados de trabajo (PNT)
• Guías o listas de control no oficiales creadas por los empleados

En el camino, a menudo se preguntará: ¿Quién hace qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Cuáles son los posibles resultados de cada acción?

El objetivo es desentrañar a fondo todas las dimensiones disponibles de cada paso de su proceso. Sólo entonces podrá ver realmente lo que está presente, lo que falta y cómo todo ello sirve a sus objetivos empresariales.

3. Visualice su proceso actual

Tercer paso: Trace un mapa de su proceso tal y como funciona actualmente.

Una vez que esté seguro de haber aprendido lo suficiente para cubrir los posibles puntos ciegos, estará preparado para organizar la información en una ayuda visual limpia.

El mapeo de procesos de negocio le permite literalmente "mapear" los pasos del proceso en secuencia, de principio a fin. Puedes utilizar un tablero de arrastrar y soltar de bajo código para configurar elaborados diagramas de flujo, o simplemente un bolígrafo y un papel.

Sea cual sea el método, la clave es organizar la información suelta en una red cohesionada, navegando de la entrada a la salida.

Un mapa de procesos exitoso resuelve la ambigüedad de las acciones diarias de su equipo en un hilo concreto de pasos verificados. Dado que muchos equipos tienden a "fijar y olvidar" sus procesos, este paso revela un inmenso valor al ilustrar las evoluciones imprevistas de sus operaciones cotidianas.

Y lo que es más importante, el mapeo de procesos ofrece una visión sencilla para localizar el "dolor" en el proceso.

4. Detectar dónde cerrar las brechas con BPA

Cuarto paso: Identifique qué áreas puede mejorar en su proceso.

Basándose en lo que ha aprendido, ahora tiene su proceso reducido a un esqueleto fácil de navegar. A partir de esta visión fundamental, puedes profundizar en cada paso para evaluar lo que funciona, lo que no y lo que puede mejorarse.

Por ejemplo, vigile con diligencia cualquier acción, tarea o requisito que sea:

• Redundante
• No esencial
• Los "guardianes" del progreso
• Interdependiente de otros pasos
• Drenaje de recursos
• Repetitivo
• Completado manualmente
• Utilizar mucho papeleo

Estos presuntos problemas deben evaluarse con más preguntas. A medida que vaya superando todas las capas sintomáticas y revele los problemas de fondo, enfréntese a estos problemas con posibles soluciones. Considera la posibilidad de realizar más sesiones con tu equipo para que te comenten las ideas.

Sería prudente pensar de forma sostenible y a largo plazo, teniendo en cuenta todos los efectos para todo y todos los que están relacionados con el proceso.

Por encima de todo, recuerde que la fijación de objetivos de BPA debe estar en consonancia con sus ideas de mejora. Elige los pasos que eliminarás, reducirás, agilizarás y delegarás hasta que tengas un plan de juego preparado para la acción.

5. Implementar, observar, iterar (una y otra vez...)

Quinto paso: Poner en marcha el plan y supervisar para encontrar más formas de mejorar en el futuro inmediato.

Los cambios inevitablemente sacudirán los resultados en toda la organización. Tendrá que saber qué es diferente, cómo ha cambiado y si estos resultados apoyan sus objetivos.

Priorice y evite grandes olas de impacto negativo introduciendo sus cambios en el proceso. El ritmo de las actualizaciones le da espacio para pasar a mejores flujos de trabajo sin interrumpir el panorama general.

Más allá de estos apuntes iniciales, la monitorización no tiene por objeto simplemente "mantener", sino "iterar" continuamente. Las necesidades de las empresas y los clientes cambian con el tiempo, por lo que BPA ayuda a las empresas a cambiar con intención. Este paso le ayuda a satisfacer estas necesidades:

• Reevaluar el valor de cada paso para la empresa y el cliente.
• Perfeccionamiento del proceso para un rendimiento ajustado.

¿Qué sigue después del análisis de procesos de negocio?

La verdad es que un análisis de procesos de negocio exitoso no termina después de la primera ronda.

Su primera ejecución con BPA es la base sólida que necesitará para sacar el máximo partido a la automatización de procesos. Aun así, tendrá que tener en cuenta el seguimiento y el análisis de todos los cambios futuros en sus flujos de trabajo.

Para incluir a sus empleados entre los que ahorro del 30% del tiempo de trabajo con la automatizaciónSea proactivo en lugar de reactivo.

Con cada nuevo ajuste y adición al proceso, sólo recuerda: 

1. Conozca sus objetivos.
2. Reaprende tu proceso. 
3. Visualice su proceso.
4. Detecte el dolor y encuentre dónde mejorar.
5. Aplicar los cambios, observar e iterar.

Mientras sigas estos pasos, estarás en el camino correcto para obtener el máximo valor de tus procesos.