10 cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail dans l'enseignement supérieur

Dans le monde, près de 300 millions d'étudiants sont inscrits dans le système d'enseignement supérieur. Les collèges et les universités font plus que livrer un produit autonome à ces millions de clients. Ils sont souvent responsables d'une véritable pyramide de Maslow pour chaque étudiant, y compris le logement, la nourriture, les programmes de santé, la sécurité publique et la qualité de vie en général.

Sans les bons systèmes en place, les milliards de points de données et les processus internes qui sous-tendent ces systèmes peuvent rapidement devenir incontrôlables. Alors comment les établissements d'enseignement supérieur les plus performants gèrent-ils le cycle de vie des étudiants ? Grâce à l'automatisation des flux de travail: a baguette magique pour accomplir le travail avec facilité et efficacité..

Comment les collèges et les universités améliorent leur efficacité grâce à l'automatisation des flux de travail

Une étude récente a révélé qu'un quart des professeurs perdent quatre heures ou plus par jour à se débattre avec des tâches comme la saisie manuelle de données. Avec les bons systèmes automatisés en place, les équipes éducatives peuvent réduire les heures consacrées à la paperasserie et mieux consacrer ce temps aux étudiants eux-mêmes. En fait, Ernst & Young a révélé que dans un cas, l'automatisation a permis à une université d'économiser 1 330 heures de travail manuel par an en en réduisant 40 tâches dévoreuses de productivité à une seule.. Les logiciels d'automatisation des flux de travail est un moyen de sauver les collèges et les universités qui s'efforcent de rationaliser leurs processus. Voici dix façons dont ils l'utilisent.

Suivi des performances des élèves

Pourquoi consacrer le même temps administratif à l'évaluation d'un étudiant ayant une moyenne de 4,0 et une assiduité parfaite qu'à celle d'un étudiant dont la moyenne générale baisse progressivement ? Environ 1 400 établissements d'enseignement supérieur et universités aux États-Unis utilisent l'automatisation des flux de travail pour suivre le comportement des étudiants et prédire quels étudiants nécessiteront une plus grande attention.

Les programmes peuvent parcourir des masses de données et identifier les étudiants aberrants qui risquent d'abandonner leur parcours universitaire. Les systèmes peuvent signaler automatiquement les étudiants dont la moyenne générale est en baisse ou ceux qui ont tendance à payer leurs frais de scolarité en retard. D'autres vont encore plus loin et identifient des tendances nuancées, comme les étudiants qui ont des cours en continu le jeudi et qui sont plus susceptibles d'abandonner le navire. 

Suivi des présences

Les conseillers en réussite scolaire peuvent utiliser le suivi de l'assiduité pour identifier les étudiants susceptibles d'abandonner leurs études et prendre des mesures préventives pour remettre les choses sur la bonne voie. Lors d'une présentation, un membre du corps enseignant de l'État de Géorgie a estimé qu'il trouverait une poignée d'étudiants susceptibles de décrocher au cours de l'année suivante. En utilisant l intelligence automatiqueils ont trouvé 800.

Des alertes proactives informent automatiquement le personnel en cas de retard ou d'absence répétés, ce qui favorise la persévérance scolaire et l'obtention d'un diplôme chez ces élèves à risque. Vous n'avez pas besoin d'attendre pour compiler un rapport - à ce moment-là, les étudiants auront manqué encore plus d'heures de cours. Grâce à la visibilité en temps réel de l'activité des étudiants, vous pouvez envoyer des rappels automatiques aux étudiants absents alors que la classe est encore en cours. 

Validation du document d'enrôlement

Un étudiant se connecte pour s'inscrire à son prochain semestre de cours, mais découvre qu'il n'a pas le droit de le faire. Pour savoir pourquoi, il doit passer plusieurs coups de téléphone et faire la queue devant quelques bureaux - pour découvrir que tout cela est dû à un seul formulaire manquant. 

Des dizaines de documents sont nécessaires pour approuver l'inscription d'un étudiant : 

• Transcriptions
• Approbation du conseiller
• Plan d'études
• Avoir suivi la formation obligatoire sur la vie étudiante 
• Dossiers de vaccination
• Reçu de frais de scolarité 

Au lieu de charger un membre du personnel de compiler et de vérifier manuellement l'état d'avancement de chacun de ces formulaires, une plateforme d'automatisation des flux de travail peut regrouper les données de plusieurs départements. Ensuite, des robots peuvent parcourir et signaler les étudiants auxquels il manque encore des documents clés. Le logiciel distribue des courriels ou des messages texte rappelant aux universitaires le formulaire exact requis pour compléter leur dossier d'inscription. 

Quand tout peut être fait en un clic de bouton, comme la CUNY School of Law peut en témoignervotre équipe a plus de temps pour entretenir les relations avec les étudiants.

Analyse de l'éligibilité

L'analyse d'admissibilité n'est qu'une autre liste de contrôle. Tirez parti de la puissance de l'automatisation : confiez la responsabilité de remplir ces éléments à un ordinateur plutôt qu'à un humain. Le Tulsa Community College était paralysé par les tâches manuelles liées à l'approbation des diplômes jusqu'à ce qu'il décide de numériser le processus du début à la fin.

Désormais, les formulaires sont préremplis avec les informations correctes et sont automatiquement transmis en haut de l'échelle pour recueillir les signatures électroniques des bons services. Les systèmes analysent la demande pour détecter toute donnée manquante et rappellent à l'étudiant ou à l'autre partie de régler les derniers détails. 

Demandes de changements majeurs

Les demandes de changement de matière principale sont un autre domaine propice à l'automatisation. Pour qu'un étudiant puisse changer de matière principale, les universités examinent un ensemble de données telles que les notes obtenues dans les cours précédents ou la satisfaction des conditions préalables. L'évaluation manuelle de ces exigences pour chaque étudiant peut prendre des semaines, mais un système automatisé peut passer en revue les demandes pour les approuver ou les refuser en quelques secondes seulement. Une fois que vous avez établi les règles, une technologie comme l l'automatisation robotique des processus peut prendre le relais et faire passer les étudiants éligibles en haut des échelons d'approbation pour la signature finale ou refuser ceux qui ne remplissent pas les bonnes conditions.

Ajouter/abandonner des classes

Un portail en libre-service peut permettre aux étudiants d'ajouter ou d'abandonner des cours sans quitter le confort de leur chambre. Vous définirez les règles et les exigences relatives à l'ajout ou à l'abandon d'un cours spécifique, et votre formulaire en ligne les appliquera. Supposons qu'un étudiant n'ait pas satisfait aux conditions requises pour ajouter un certain cours ou que celui-ci entre en conflit avec un autre cours de son emploi du temps. Vous apprendrez aux systèmes à évaluer les demandes entrantes pour prendre des décisions rapides sans perturber le personnel. 

Examen de l'aide à la scolarité

Les outils d'automatisation du flux de travail peuvent vous aider à établir un tableau de bord d'informations sur les étudiants, telles que la moyenne générale, les résultats au SAT et la contribution financière familiale attendue, afin d'aider les employés à mieux identifier les candidats potentiels aux bourses d'études et autres programmes d'aide à la scolarité. L'intégration des bons points de données à cette étape critique peut être un atout pour les inscriptions. Selon une étude partagée par Brookings, en identifiant mieux les perspectives d'aide financière, les universités peuvent bénéficier d'une augmentation de 10 % des inscriptions..

Conformité

Réduire les tâches inutilement répétitives ne signifie pas pour autant réduire les contraintes réglementaires. L'automatisation du flux de travail renforce vos processus de conformité en veillant à ce que vos systèmes et votre personnel suivent une liste de contrôle obligatoire d'étapes pour accomplir des tâches essentielles. Les logiciels suppriment la nécessité de la balade physique dans le classeur et stockent automatiquement les documents essentiels dans le cloud. Vous éviterez les risques d'erreur humaine et établirez une piste d'audit claire.

Révisions non routinières des données des étudiants

De temps en temps, les étudiants doivent mettre à jour des informations figurant dans leur dossier, comme l'adresse, les coordonnées ou un changement de conseiller. Sans processus automatisé en place, la procédure ressemble à ceci. L'étudiant doit se rendre au bureau du registraire et remplir une feuille de papier. Le formulaire est transmis au bureau d'un administrateur, qui effectue des heures de travail de dactylographie chaque semaine pour mettre à jour les systèmes. Finalement, le formulaire est traité, perdu dans la masse ou mal saisi. 

Avec un système automatisé solide en place, vous pouvez mettre en place un système en libre-service pour que les étudiants mettent à jour leurs propres informations via une application ou un site web. En procédant ainsi, vous éliminez les transferts manuels fastidieux pour votre équipe et vous favorisez une expérience plus agréable pour les étudiants. 

Planification et programmation des réunions du corps enseignant, du conseil d'administration et des étudiants.

Dites adieu à la tâche fastidieuse de coordonner une réunion entre plusieurs parties différentes. Les flux de travail automatisés peuvent "lire" les calendriers des campus et occulter automatiquement les jours et les heures occupés par les cours ou les activités du campus. Ces "administrateurs numériques" peuvent trouver des créneaux horaires libres en quelques secondes seulement, ce qui donne à votre équipe 50 à 75 % de temps en plus pour affiner l'itinéraire et préparer le terrain pour un événement plus productif - au lieu de se noyer dans des allers-retours de programmation.

Sur les 55 % de dirigeants d'université qui ont qualifié leur établissement de "performant sur le plan numérique". seulement un tiers pensait que leurs données étaient réellement utilisables pour soutenir les décisions stratégiques clés. Les universités et les établissements d'enseignement supérieur ne manquent pas de données - ils ont besoin d'outils pour mieux les utiliser. Grâce à l'automatisation des flux de travail, les universités peuvent enfin prendre le contrôle de leurs données et les transformer en informations exploitables qui permettent d'augmenter le retour sur investissement, d'accroître la productivité du corps enseignant et, surtout, de créer un parcours étonnant pour les étudiants.