10 casos de uso de la automatización del flujo de trabajo en la educación superior

Larissa Lewis 3 de marzo de 2022 Educación superior

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En todo el mundo, casi 300 millones de estudiantes están inscritos en el sistema de educación superior. Las universidades hacen algo más que ofrecer un producto independiente a estos millones de clientes. A menudo son responsables de una verdadera pirámide de Maslow para todos y cada uno de los estudiantes, incluyendo alojamiento, alimentación, programas de salud, seguridad pública y calidad de vida en general.

Sin los sistemas adecuados, los miles de millones de datos y los procesos internos en los que se basan estos sistemas pueden quedar rápidamente fuera de control. Entonces, ¿cómo gestionan el ciclo de vida de los estudiantes las instituciones de educación superior de mayor rendimiento? A través de la automatización del flujo de trabajo: a varita mágica para hacer el trabajo con facilidad y eficiencia.

Cómo los institutos y universidades aumentan la eficiencia mediante la automatización del flujo de trabajo

Un estudio reciente reveló que una cuarta parte del profesorado pierden cuatro o más horas al día luchando con tareas como la introducción manual de datos. Con los sistemas automatizados adecuados, los equipos educativos pueden reducir las horas dedicadas al papeleo y dedicar mejor ese tiempo a los propios estudiantes. De hecho, Ernst & Young reveló que, en un caso, la automatización ahorró a una universidad 1.330 horas de esfuerzo manual al año al reduciendo a una sola las 40 tareas que consumen productividad. El software de automatización del flujo de trabajo es un elemento que salva a los colegios y universidades que luchan por racionalizar sus procesos. He aquí diez formas de utilizarlo.

Seguimiento del rendimiento de los estudiantes

¿Por qué dedicar el mismo tiempo administrativo a la evaluación de un estudiante con una media de 4,0 y una asistencia perfecta que a la de uno con un GPA gradualmente decreciente? Aproximadamente 1.400 colegios y universidades de Estados Unidos utilizan automatización del flujo de trabajo para seguir el comportamiento de los estudiantes y predecir qué estudiantes requerirán una mayor atención.

Los programas pueden analizar una gran cantidad de datos e identificar a los alumnos atípicos que corren el riesgo de abandonar la universidad. Los sistemas pueden señalar automáticamente a los estudiantes con calificaciones bajas o a los que tienden a pagar la matrícula con retraso. Algunos profundizan aún más e identifican tendencias matizadas, como que los estudiantes que tienen muchas clases los jueves son más propensos a abandonar el barco. 

Seguimiento de la asistencia

Los asesores de éxito pueden utilizar el seguimiento de la asistencia para identificar a los estudiantes que corren el riesgo de abandonar los estudios y poner en marcha medidas preventivas para recuperar el rumbo. En una presentación, un miembro de la facultad de Georgia State estimó que encontrarían un puñado de estudiantes con probabilidad de abandonar los estudios durante el próximo año. Utilizando inteligencia automatizadaencontraron 800.

Las alertas proactivas informan automáticamente al personal de los retrasos o ausencias constantes, lo que aumenta las tasas de retención y graduación de los estudiantes de riesgo. No es necesario esperar a elaborar un informe, ya que en ese momento los alumnos habrán perdido aún más horas de clase. Con la visibilidad en tiempo real de la actividad de los estudiantes, puede enviar recordatorios automáticos a los estudiantes que faltan mientras la clase todavía está en sesión. 

Validación del documento de inscripción

Un estudiante entra para matricularse en el próximo semestre y descubre que no puede hacerlo. Para averiguar el motivo, tiene que llamar por teléfono varias veces y hacer cola en varias oficinas, pero descubre que todo se debe a un formulario que falta. 

Hay docenas de documentos necesarios para aprobar la inscripción de un estudiante: 

  • Transcripciones
  • Aprobación del asesor
  • Plan de estudio
  • Completar la formación obligatoria de la vida estudiantil 
  • Registros de vacunación
  • Recibo de matrícula 

En lugar de asignar a un miembro del personal para que recopile y compruebe manualmente el progreso de cada uno de estos formularios, una plataforma de automatización del flujo de trabajo puede agregar datos de varios departamentos. A continuación, los bots pueden revisar y marcar a los estudiantes que aún les faltan documentos clave. El software distribuye correos electrónicos o mensajes de texto que recuerdan a los académicos el formulario exacto necesario para completar su paquete de inscripción. 

Cuando todo se puede hacer con un clic, como CUNY School of Law puede dar fesu equipo tiene más tiempo para cultivar las relaciones con los estudiantes.

Análisis de elegibilidad

El análisis de elegibilidad no es más que otra lista de comprobación. Aproveche el poder de la automatización: transfiera la responsabilidad de completar estos elementos de un humano a un ordenador. El Tulsa Community College se vio obstaculizada por las tareas manuales que había detrás de sus aprobaciones de graduación hasta que optó por digitalizar el proceso de principio a fin.

Ahora, los formularios se rellenan previamente con la información correcta y se pasan automáticamente al nivel superior para recoger las firmas electrónicas de los departamentos adecuados. Los sistemas escanean la solicitud para detectar cualquier dato que falte, y recuerdan al estudiante o a la otra parte que debe atar los cabos sueltos. 

Solicitudes de cambios importantes

Las solicitudes de cambio de especialidad son otro campo propicio para la automatización. Para que un estudiante cambie de especialidad, las universidades revisan un conjunto de datos como las calificaciones obtenidas en cursos anteriores o el cumplimiento de requisitos previos. Ponderar manualmente estos requisitos para cada estudiante puede llevar semanas, pero un sistema automatizado puede aprobar o denegar las solicitudes en cuestión de segundos. Una vez que haya establecido las reglas, una tecnología como la automatización de procesos robóticos puede tomar el relevo y hacer que los estudiantes que reúnen los requisitos suban los peldaños de aprobación para el visto bueno final o rechazar a los que no cumplen las condiciones adecuadas.

Añadir/abandonar clases

Un portal de autoservicio puede permitir a los estudiantes añadir/abandonar clases sin salir de la comodidad de su dormitorio. Usted establecerá las reglas y los requisitos para añadir o abandonar un curso específico, y su formulario en línea los hará cumplir. Digamos que un estudiante no ha superado los requisitos adecuados para añadir un determinado curso, o que entra en conflicto con otra clase de su horario. Usted enseñará a los sistemas a evaluar las solicitudes entrantes para tomar decisiones rápidas sin interrumpir al personal. 

Revisión de las ayudas a la matrícula

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo pueden ayudarle a establecer un tablero de información sobre los estudiantes, como el GPA, las puntuaciones SAT y la contribución financiera familiar esperada, para ayudar a los empleados a identificar mejor las perspectivas de becas y otros programas de ayuda a la matrícula. La introducción de los datos correctos en este paso crítico puede ser una gran ayuda para la matriculación. Según un estudio compartido por Brookings, al identificar mejor las perspectivas de ayuda financiera las universidades pueden disfrutar de un aumento del 10% en las inscripciones.

Cumplimiento

Reducir las tareas innecesariamente repetitivas no significa recortar las esquinas reglamentarias. La automatización del flujo de trabajo refuerza sus procesos de cumplimiento garantizando que sus sistemas y miembros del personal sigan una lista de pasos obligatoria para completar las tareas esenciales. El software suple la necesidad del paseo físico al archivador y almacena automáticamente los documentos vitales en la nube. Evitará los riesgos del error humano y establecerá una pista de auditoría clara.

Revisiones no rutinarias de los datos de los estudiantes

Ocasionalmente, los estudiantes necesitan actualizar la información del expediente, como la dirección, la información de contacto o un cambio de asesor. Sin procesos automatizados, el procedimiento se parece a esto. Un estudiante debe ir a la oficina de registro y rellenar una hoja de papel. El formulario se lleva a la oficina de un administrador, que realiza horas de trabajo de mecanografía cada semana para actualizar los sistemas. Al final, el formulario se procesa, se pierde en la confusión o se teclea incorrectamente. 

Con un sistema automatizado sólido, puedes establecer un sistema de autoservicio para que los estudiantes actualicen su propia información a través de una aplicación o un sitio web. De este modo, se elimina el tiempo de las entregas manuales para su equipo y también se cultiva una experiencia más agradable para los estudiantes. 

Planificar y programar las reuniones del profesorado, la junta directiva y los estudiantes

Diga adiós a la tarea de coordinar una reunión entre varias partes, que tanto tiempo consume. Los flujos de trabajo automatizados pueden "leer" los horarios del campus y automáticamente tachar los días y horas ocupados por las clases o las actividades del campus. Estos "administradores digitales" pueden encontrar franjas horarias libres en cuestión de segundos, dando a su equipo un 50-75% más de tiempo para concretar el itinerario y preparar el escenario para un evento más productivo, en lugar de ahogarse en las idas y venidas de la programación.

Del 55% de los dirigentes universitarios que calificaron a su centro como "digital performer", sólo un tercio creía que sus datos eran realmente utilizables para apoyar las decisiones estratégicas clave. A las universidades y centros de enseñanza superior no les faltan datos, sino que necesitan las herramientas para utilizarlos mejor. Mediante la automatización del flujo de trabajo las universidades pueden finalmente obtener el control de sus datos y convertirlos en información práctica que impulse el rendimiento de la inversión, aumente la productividad del profesorado y, lo que es más importante, cree un viaje impresionante para los estudiantes.

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