Weltweit sind fast 300 Millionen Studenten im Hochschulsystem eingeschrieben. Hochschulen und Universitäten liefern diesen Millionen von Kunden mehr als nur ein einzelnes Produkt. Sie sind oft für eine veritable Maslowsche Pyramide für jeden einzelnen Studenten verantwortlich, einschließlich Unterkunft, Verpflegung, Gesundheitsprogramme, öffentliche Sicherheit und allgemeine Lebensqualität.
Ohne die richtigen Systeme können die Milliarden von Datenpunkten und die internen Prozesse, die diesen Systemen zugrunde liegen, schnell außer Kontrolle geraten. Wie managen also leistungsstarke Hochschulen den Lebenszyklus der Studierenden? Durch Workflow-Automatisierung: a Zauberstab, mit dem sich die Arbeit einfach und effizient erledigen lässt.
Wie Hochschulen und Universitäten ihre Effizienz durch Workflow-Automatisierung steigern
Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass ein Viertel der Lehrkräfte vier oder mehr Stunden pro Tag damit verbringt mit Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe vergeuden. Mit den richtigen automatisierten Systemen können Bildungsteams die Zeit, die sie mit Papierkram verbringen, reduzieren und diese Zeit besser für die Studierenden verwenden. Ernst & Young hat herausgefunden, dass in einem Fall eine Universität durch Automatisierung 1.330 Stunden manuellen Aufwand pro Jahr einsparen konnte, indem 40 produktivitätsfressende Aufgaben auf eine einzige reduziert wurden. Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ist die Rettung für Hochschulen und Universitäten, die mit der Rationalisierung ihrer Prozesse kämpfen. Hier sind zehn Möglichkeiten, wie sie sie einsetzen.
Überwachung der Schülerleistungen
Warum sollten Sie für die Beurteilung eines Studenten mit einem 4,0-Durchschnitt und perfekter Anwesenheit die gleiche Zeit aufwenden wie für einen Studenten mit einem allmählich sinkenden Notendurchschnitt? Ungefähr 1.400 Colleges und Universitäten in den USA nutzen Workflow-Automatisierung, um das Verhalten der Studenten zu verfolgen und vorherzusagen, welche Studenten mehr Aufmerksamkeit benötigen.
Die Programme können Massen von Daten durchforsten und Ausreißer identifizieren, die Gefahr laufen, ihr Studium abzubrechen. Die Systeme können automatisch Studenten mit einem schlechten Notendurchschnitt oder solche, die ihre Studiengebühren zu spät bezahlen, erkennen. Einige Systeme gehen sogar noch tiefer und erkennen nuancierte Trends, wie z. B. dass Studenten, die donnerstags in der Regel nur eine Stunde Unterricht haben, eher das Schiff verlassen.
Verfolgung der Anwesenheit
Studienerfolgsberater können die Anwesenheitsüberwachung nutzen, um Studierende zu identifizieren, bei denen die Gefahr eines Studienabbruchs besteht, und Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um sie wieder auf Kurs zu bringen. In einer Präsentation schätzte ein Fakultätsmitglied der Georgia State, dass sie im nächsten Jahr eine Handvoll Studenten finden würden, die das Studium wahrscheinlich abbrechen würden. Mit automatischer Intelligenzfanden sie 800.
Proaktive Warnmeldungen informieren das Personal automatisch über ständiges Zuspätkommen oder Fehlen - und erhöhen so die Verbleibs- und Abschlussquoten dieser gefährdeten Schüler. Sie brauchen nicht zu warten, bis Sie einen Bericht erstellen - bis dahin haben die Schüler noch mehr Unterrichtsstunden verpasst. Da Sie in Echtzeit Einblick in die Schüleraktivitäten haben, können Sie automatische Erinnerungen an fehlende Schüler versenden, während der Kurs noch läuft.
Validierung von Einschreibungsunterlagen
Ein Student meldet sich an, um sich für das nächste Semester anzumelden, und muss feststellen, dass er dazu nicht in der Lage ist. Um den Grund dafür herauszufinden, muss er mehrere Anrufe tätigen und vor einigen Ämtern Schlange stehen - nur um festzustellen, dass es an einem einzigen fehlenden Formular liegt.
Für die Zulassung eines Studenten zur Immatrikulation sind Dutzende von Dokumenten erforderlich:
- Abschriften
- Genehmigung des Beraters
- Studienplan
- Absolvierung der obligatorischen Ausbildung zum Studentenleben
- Aufzeichnungen über Impfungen
- Schulgeldquittung
Anstatt einen Mitarbeiter mit der manuellen Zusammenstellung und Überprüfung des Fortschritts jedes dieser Formulare zu beauftragen, kann eine Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen Daten aus mehreren Abteilungen zusammenführen. Dann können Bots die Daten überfliegen und Studenten markieren, denen noch wichtige Dokumente fehlen. Die Software versendet E-Mails oder Textnachrichten, um Akademiker an das genaue Formular zu erinnern, das für die Vervollständigung ihres Immatrikulationspakets erforderlich ist.
Wenn alles mit einem Mausklick erledigt werden kann, wie die CUNY School of Law bestätigen kannhat Ihr Team mehr Zeit für die Pflege der Beziehungen zu den Studierenden.
Analyse der Anspruchsberechtigung
Die Förderfähigkeitsanalyse ist nur eine weitere Checkliste. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Automatisierung: Übertragen Sie die Verantwortung für das Ausfüllen dieser Punkte von einem Menschen auf einen Computer. Das Tulsa Community College wurde durch die manuellen Aufgaben bei der Genehmigung von Studienabschlüssen gelähmt, bis man sich entschloss, den Prozess von Anfang bis Ende zu digitalisieren.
Jetzt werden die Formulare mit den richtigen Informationen vorausgefüllt und automatisch weitergereicht, um elektronische Unterschriften von den richtigen Abteilungen einzuholen. Die Systeme scannen den Antrag auf fehlende Daten und erinnern den Studenten oder die andere Partei daran, die losen Enden zu vervollständigen.
Größere Änderungswünsche
Ein weiterer Bereich, der sich für eine Automatisierung anbietet, sind Anträge auf Studiengangswechsel. Damit ein Student sein Hauptfach wechseln kann, überprüfen die Universitäten eine Vielzahl von Daten, wie z. B. die Noten in früheren Kursen oder die Erfüllung von Voraussetzungen. Die manuelle Abwägung dieser Anforderungen für jeden einzelnen Studenten kann Wochen dauern - ein automatisiertes System kann jedoch in Sekundenschnelle die Anträge durchgehen und sie genehmigen oder ablehnen. Sobald Sie die Regeln festgelegt haben, können Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung übernehmen und die in Frage kommenden Studenten zur endgültigen Freigabe weiterleiten oder diejenigen ablehnen, die nicht die richtigen Voraussetzungen erfüllen.
Klassen hinzufügen/absetzen
Über ein Selbstbedienungsportal können Studierende Kurse hinzufügen oder absetzen, ohne ihr Wohnheim zu verlassen. Sie legen die Regeln und Anforderungen für das Hinzufügen oder Absetzen eines bestimmten Kurses fest, und Ihr Online-Formular setzt diese durch. Angenommen, ein Student hat die Voraussetzungen für einen bestimmten Kurs nicht erfüllt, oder es gibt einen Konflikt mit einem anderen Kurs auf seinem Stundenplan. Sie werden den Systemen beibringen, wie sie eingehende Anfragen bewerten können, um rasche Entscheidungen zu treffen, ohne die Mitarbeiter zu stören.
Überprüfung der Studienbeihilfe
Tools zur Workflow-Automatisierung können Ihnen dabei helfen, ein Dashboard mit Studenteninformationen wie GPA, SAT-Ergebnisse und erwarteter finanzieller Beitrag der Familie einzurichten, um den Mitarbeitern zu helfen, Interessenten für Stipendien und andere Studienförderprogramme besser zu identifizieren. Diesen wichtigen Schritt mit den richtigen Daten zu versehen, kann sich als Segen für die Immatrikulation erweisen. Laut einer von Brookings veröffentlichten Studie können Hochschulen durch eine bessere Identifizierung von Interessenten für finanzielle Unterstützung, können Universitäten einen Anstieg der Einschreibungen um 10 % verzeichnen.
Einhaltung der Vorschriften
Unnötige, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, bedeutet nicht, dass man bei den Vorschriften Abstriche machen muss. Automatisierung des Arbeitsablaufs untermauert Ihre Compliance-Prozesse, indem sie sicherstellt, dass Ihre Systeme und Mitarbeiter eine verbindliche Checkliste von Schritten befolgen, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Software macht den Gang zum Aktenschrank überflüssig und speichert wichtige Dokumente automatisch in der Cloud. So vermeiden Sie das Risiko menschlicher Fehler und schaffen einen klaren Prüfpfad.
Nicht-routinemäßige Überarbeitungen von Schülerdaten
Gelegentlich müssen Studierende Informationen in ihrer Akte aktualisieren, z. B. Adresse, Kontaktinformationen oder einen Wechsel des Betreuers. Ohne automatisierte Prozesse sieht das Verfahren in etwa so aus. Ein Student muss zum Standesamt gehen und ein Blatt Papier ausfüllen. Das Formular wird in das Büro eines Verwaltungsangestellten gebracht, der jede Woche stundenlang Schreibarbeiten durchführt, um die Systeme zu aktualisieren. Schließlich wird das Formular bearbeitet, geht im Durcheinander verloren oder wird falsch eingegeben.
Mit einem soliden automatisierten System können Sie ein Selbstbedienungssystem einrichten, mit dem die Studierenden ihre eigenen Informationen über eine App oder eine Website aktualisieren können. Auf diese Weise vermeiden Sie zeitaufwändige manuelle Übergaben für Ihr Team und sorgen für ein angenehmeres Studentenerlebnis.
Planung und Terminierung von Fakultäts-, Vorstands- und Studententreffen
Verabschieden Sie sich von der zeitraubenden Aufgabe, ein Treffen zwischen mehreren Parteien zu koordinieren. Automatisierte Arbeitsabläufe können die Stundenpläne auf dem Campus "lesen" und automatisch Tage und Zeiten schwärzen, die durch Kurse oder Campusaktivitäten belegt sind. Diese "digitalen Administratoren" können in Sekundenschnelle freie Zeitfenster finden, so dass Ihr Team 50-75% mehr Zeit hat Zeit, um den Zeitplan festzulegen und die Voraussetzungen für eine produktivere Veranstaltung zu schaffen, anstatt sich mit der Terminplanung herumzuschlagen.
Von den 55 % der Hochschulleiter, die ihre Schule als "digitale Leistungsträger" bezeichneten glaubte nur ein Drittel, dass ihre Daten tatsächlich um wichtige strategische Entscheidungen zu unterstützen. Den Universitäten und Hochschulen mangelt es nicht an Daten - sie brauchen die Werkzeuge, um sie besser nutzen zu können. Mithilfe von Workflow-Automatisierung, können Universitäten endlich die Kontrolle über ihre Daten gewinnen und sie in verwertbare Erkenntnisse umwandeln, die den ROI steigern, die Produktivität der Lehrkräfte erhöhen und - was am wichtigsten ist - den Studierenden ein beeindruckendes Erlebnis bieten.
