La inteligencia de procesos es el uso de estrategias y tecnologías de inteligencia empresarial en la gestión de procesos empresariales. La inteligencia de procesos puede utilizarse para eliminar cuellos de botella o mejorar la eficiencia operativa, y puede servir de catalizador para rediseñar los procesos empresariales.
La inteligencia de procesos empresariales es una metodología crucial que incorpora técnicas de inteligencia empresarial a la gestión de procesos empresariales. Desempeña un papel importante en la identificación de cuellos de botella y oportunidades de mejora, mejorando en última instancia la eficiencia operativa e informando el rediseño de procesos.
La inteligencia de procesos puede considerarse un enfoque analítico avanzado que combina la extracción de datos, el modelado de procesos y la automatización para optimizar y mejorar las operaciones empresariales mediante la mejora de la eficacia y la visibilidad de los procesos. De este modo, va mucho más allá del ámbito de la inteligencia empresarial para ofrecer una visión sofisticada de los procesos y un análisis automatizado de los mismos. análisis de procesos automatizado.
El software de inteligencia de procesos permite a las organizaciones conocer en profundidad cómo funcionan sus procesos, identificar áreas de mejora y aplicar cambios que conduzcan a una mayor eficiencia y eficacia. Existe en diferentes formas y a veces se confunde con la minería de procesos o el software de inteligencia empresarial (BI).
Inteligencia de procesos frente a minería de procesos
Inteligencia de procesos y minería de procesos son dos potentes metodologías utilizadas por las empresas para analizar, optimizar y mejorar sus operaciones. Aunque comparten algunas similitudes, presentan claras diferencias en cuanto a su enfoque, alcance y capacidades.
La inteligencia de procesos es un enfoque integral para comprender y optimizar los procesos empresariales mediante el aprovechamiento de datos y análisis. La minería de procesos es un subconjunto de la inteligencia de procesos que se centra en el análisis de los registros de eventos generados por los sistemas de información, como las aplicaciones ERP o CRM, e incluye funciones de minería de procesos para extraer información procesable.
Diferencias entre inteligencia de procesos y minería de procesos
- Ámbito de aplicación: La inteligencia de procesos abarca una gama más amplia de procesos en toda una organización, mientras que la minería de procesos se centra en procesos específicos que se capturan en los registros de eventos.
- Fuentes de datos: La inteligencia de procesos utiliza una mayor variedad de fuentes de datos, incluidos datos estructurados y no estructurados, mientras que la minería de procesos se basa principalmente en los registros de eventos de los sistemas de información.
- Enfoque: La inteligencia de procesos adopta un enfoque más holístico del análisis de procesos, que abarca el descubrimiento, la supervisión, la optimización y la automatización de procesos. La minería de procesos, por su parte, se centra principalmente en el descubrimiento y el análisis de procesos.
- Capacidades: La inteligencia de procesos ofrece una gama más amplia de capacidades, como la supervisión en tiempo real, la automatización del flujo de trabajo y el análisis avanzado. La minería de procesos es más especializada y se centra en el análisis de registros de eventos para descubrir ineficiencias y cuellos de botella en los procesos. Las herramientas de inteligencia de procesos proporcionan información sobre el rendimiento de los procesos, lo que permite a las organizaciones identificar ineficiencias, racionalizar las operaciones y mejorar continuamente las métricas que se alinean con los objetivos estratégicos.
Inteligencia de procesos frente a inteligencia empresarial
Otra fuente habitual de confusión es la que existe entre la inteligencia de procesos y las herramientas de inteligencia empresarial, como los análisis de procesos autoconstruidos.
La inteligencia empresarial (BI) es una metodología basada en la tecnología que se utiliza para analizar datos y transformarlos en información práctica que permita tomar decisiones con conocimiento de causa. Se centra en proporcionar una comprensión global del rendimiento de una organización, las tendencias del mercado y el comportamiento de los clientes.
Diferencias entre inteligencia de procesos e inteligencia empresarial
- Enfoque principal: La inteligencia de procesos se centra principalmente en el análisis y la optimización de los procesos empresariales, mientras que la inteligencia empresarial se ocupa de proporcionar una visión holística del rendimiento de una organización, las tendencias del mercado y el comportamiento de los clientes.
- Ámbito de aplicación: La inteligencia de procesos suele analizar los procesos de una organización, como la gestión de la cadena de suministro, el servicio al cliente y los recursos humanos. La inteligencia de negocio abarca una gama más amplia de fuentes de datos, como datos financieros, datos de ventas, datos de clientes y datos del sector.
- Tipos de datos: La inteligencia de procesos se ocupa principalmente de los datos operativos relacionados con los procesos empresariales, incluidos los datos de procesos empresariales para identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia operativa, mientras que la inteligencia empresarial incorpora una amplia variedad de tipos de datos, como datos estructurados y no estructurados, así como fuentes de datos internas y externas.
- Capacidades: La inteligencia de procesos ofrece funciones como la automatización del flujo de trabajo, la supervisión en tiempo real y la optimización de procesos. Los algoritmos de aprendizaje automático se utilizan en la inteligencia de procesos para analizar datos, identificar patrones y predecir el rendimiento futuro, lo que permite a las organizaciones automatizar procesos y mejorar continuamente los resultados operativos. La inteligencia de negocio proporciona una gama más amplia de capacidades analíticas, incluyendo análisis descriptivos, de diagnóstico, predictivos y prescriptivos.
Cómo funciona la inteligencia de procesos
Conceptualmente, también se puede pensar en la inteligencia de procesos como datos que se han recopilado sistemáticamente para ser analizados por analistas de procesos o expertos en la materia, como los profesionales de la excelencia operativa. Este análisis fomenta la mejora continua al permitir a las organizaciones supervisar el rendimiento y realizar ajustes basados en datos a lo largo del tiempo.
En un nivel alto, puede visualizar que la inteligencia de procesos responde a tres preguntas clave:
Pregunta 1: ¿Cómo se recogen los datos del proceso?
Pregunta 2: ¿Qué se hace con los datos del proceso?
Pregunta 3: ¿Por qué se utiliza la inteligencia de procesos?
La mejora de los procesos es un resultado clave del análisis de inteligencia de procesos, que permite a las empresas optimizar sus flujos de trabajo, identificar ineficiencias e impulsar la excelencia continua de los procesos. excelencia continua de los procesos.
¿Cómo se recogen los datos del proceso?
La inteligencia de procesos comienza con la recopilación de datos de diversas fuentes, como sistemas informáticos, bases de datos e incluso aportaciones de los empleados. A continuación, esta información se utiliza para crear una visión completa de cómo funcionan actualmente los procesos dentro de la organización.
La automatización robótica de procesos puede integrarse con la inteligencia de procesos para agilizar la recopilación y el análisis de datos, lo que permite tomar decisiones más eficientes y reducir los costes operativos.
Método 1: minería de procesos
La minería de procesos consiste en extraer registros de eventos de los sistemas informáticos y utilizarlos para reconstruir modelos de procesos. Esto permite a las organizaciones visualizar y comprender el flujo real de sus procesos, identificar cuellos de botella y descubrir oportunidades de mejora.
Método 2: minería de tareas
La minería de tareas, por su parte, utiliza captura de tareas para analizar los datos generados por los usuarios, como los clics del ratón, las pulsaciones de teclas y las grabaciones de pantalla. Esto ayuda a las organizaciones a comprender cómo realizan sus tareas los empleados, identificar las mejores prácticas y señalar las áreas en las que puede ser necesaria formación o asistencia adicional.
Método 3: Enfoque híbrido
El último método para recopilar inteligencia de procesos es un método híbrido de inteligencia de procesos. En esencia, combina elementos de la minería de tareas y de la minería de procesos para proporcionar una forma más rápida y menos invasiva de recopilar datos de procesos desde la interfaz de usuario o desde los metadatos de las aplicaciones empresariales. Consulte el último libro blanco para obtener más información.
¿Qué se hace con los datos del proceso?
Una vez recopilados los datos, las herramientas de inteligencia de procesos utilizan algoritmos de minería de procesos para limpiar, armonizar y presentar los datos de proceso de forma que puedan ser analizados por analistas de procesos. Los tres componentes clave de la inteligencia de procesos son:
Análisis y visualizaciones
La inteligencia de procesos proporciona visualizaciones avanzadas, cuadros de mando y tablas de datos que los analistas pueden trocear o exportar a otras herramientas de elaboración de informes y análisis, como hojas de cálculo o informes empresariales de BI.
Control en tiempo real
Una de las principales ventajas de la inteligencia de procesos frente al análisis manual de procesos es la capacidad de recopilar y analizar datos en tiempo real. Los informes de inteligencia de procesos pueden actualizarse periódicamente o algunas herramientas de inteligencia de procesos ofrecen capacidades de supervisión continua a medida que se recopilan y utilizan los datos en diferentes procesos.
Información automatizada
Una vez analizados y optimizados los procesos, Process Intelligence puede proporcionar información y recomendaciones automatizadas. Esto puede abarcar desde simples oportunidades de mejora de tareas hasta recomendaciones más complejas para la ejecución de procesos de extremo a extremo.
Ejemplo de software automatizado de inteligencia de procesos - ProcessMaker PI
¿Por qué se utilizan los datos del proceso?
La inteligencia de procesos es una herramienta poderosa en manos de un analista de procesos o de un líder de transformación empresarial. Algunas de las principales formas en que puede utilizarse para impulsar el valor empresarial son el descubrimiento de procesos, la comprobación de la conformidad y el impulso de la excelencia operativa.
Descubrimiento de procesos
Mediante la visualización de los procesos a través de mapas y diagramas, Process Intelligence permite a las organizaciones obtener una comprensión clara de su estado actual. El descubrimiento de procesos no sólo ayuda a identificar ineficiencias y cuellos de botella, sino que también facilita la comunicación y la colaboración entre diferentes equipos y departamentos.
Comprobación de la conformidad
La inteligencia de procesos se utiliza para supervisar los procesos y flujos de trabajo en relación con el modelo de proceso ideal acordado o la ruta feliz. Esta comprobación de la conformidad puede alinear el rendimiento de los equipos y las unidades de negocio con los procedimientos operativos estándar acordados en común.
Impulsar la excelencia operativa
Las métricas de procesos son medidas cuantitativas que ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del rendimiento de sus procesos para impulsar la excelencia operativa. Algunos ejemplos son la duración de los ciclos, el rendimiento, la tasa de errores y la satisfacción del cliente. Estas métricas proporcionan información valiosa sobre la eficacia de los procesos y ayudan a identificar áreas de mejora.
Ventajas de la inteligencia de procesos
Al considerar las ventajas de la inteligencia de procesos, conviene recordar que la mayoría de las empresas siguen utilizando métodos manuales de análisis de procesos, como talleres de descubrimiento de procesos, entrevistas de análisis de procesos o estudios de tiempo y movimiento. En comparación con estos métodos de análisis de procesos, que requieren mucho tiempo y trabajo, la inteligencia de procesos automatizada ofrece una serie de ventajas:
- Mayor eficiencia. Al identificar y eliminar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, la Inteligencia de Procesos permite a las organizaciones racionalizar sus operaciones y mejorar la productividad global.
- Reducción de costes. La optimización de procesos suele generar ahorros de costes gracias a la reducción del esfuerzo manual, la disminución de las tasas de error y la agilización de los tiempos de ejecución de los procesos. Estas reducciones de costes pueden tener un impacto significativo en la cuenta de resultados de una empresa.
- Mejora del cumplimiento. La Inteligencia de Procesos ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento de las normativas del sector y las políticas internas proporcionando una mayor visibilidad de los procesos y garantizando que cualquier desviación se identifique y solucione rápidamente.
- Mayor agilidad. Con un conocimiento más profundo de sus procesos, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, las demandas de los clientes y las tecnologías emergentes. Esta agilidad es crucial para mantenerse por delante de la competencia e impulsar la innovación.
Lea el estudio de caso cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos a los 30 días de implantar la inteligencia de procesos.
Mejores prácticas para implantar herramientas de inteligencia de procesos
La inteligencia de procesos rara vez es un ejercicio de una sola vez. El éxito requiere coherencia, experiencia y gestión del cambio. Estas son algunas de las mejores prácticas para una implantación eficaz.
- Elegir los procesos adecuados. Cuando se implanta la Inteligencia de Procesos, es esencial centrarse en los procesos que tienen un impacto más significativo en las metas y objetivos de la organización. Puede tratarse de procesos orientados al cliente, procesos operativos básicos o procesos de apoyo.
- Establecer objetivos claros. Antes de embarcarse en una iniciativa de Inteligencia de Procesos, es crucial definir metas y objetivos claros. Estos pueden incluir la reducción de costes, la mejora del cumplimiento, el aumento de la eficiencia o la mejora de la satisfacción del cliente.
- Utilice las herramientas adecuadas. Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de inteligencia de procesos. Esto puede implicar invertir en software de minería de procesos, soluciones RPA o plataformas de análisis avanzado.
- Forme a su equipo. Es esencial asegurarse de que su equipo dispone de las competencias y los conocimientos necesarios para implantar y gestionar eficazmente la Inteligencia de Procesos. Esto puede implicar formación en mapeo de procesos, análisis de datos, herramientas de automatización o gestión del cambio.
- Supervisar y optimizar. Una vez implantada la Inteligencia de Procesos, es vital supervisar continuamente el rendimiento, identificar oportunidades de mejora y optimizar los procesos en consecuencia. Esto garantiza que las organizaciones sigan obteniendo el máximo valor de sus iniciativas de Inteligencia de Procesos.
El resultado final
La Inteligencia de Procesos es un potente enfoque que permite a las organizaciones optimizar sus procesos de negocio, impulsar la eficiencia, reducir costes y mejorar el cumplimiento. Al aprovechar el análisis de datos, la visualización de procesos y la automatización, las empresas pueden obtener una ventaja competitiva y prosperar en el vertiginoso entorno empresarial actual.
Preguntas frecuentes sobre inteligencia de procesos:
1. ¿Cuál es el objetivo principal de la Inteligencia de Procesos?
El principal objetivo de la Inteligencia de Procesos es optimizar y mejorar los procesos empresariales proporcionando a las organizaciones una visión profunda de sus procesos y permitiéndoles tomar decisiones basadas en datos.
2. ¿En qué se diferencia la Inteligencia de Procesos de gestión de procesos empresariales (BPM)?
Aunque tanto Process Intelligence como BPM se centran en la mejora de los procesos empresariales, Process Intelligence hace hincapié en la información, el análisis y la automatización basados en datos, mientras que BPM suele centrarse en el diseño, la documentación y la gobernanza de los procesos.
3. ¿Cuáles son los casos de uso más comunes de la Inteligencia de Procesos?
Los casos de uso habituales de la inteligencia de procesos incluyen la identificación y eliminación de cuellos de botella, aumentar la eficiencia, reducir costes, mejorar el cumplimiento, y aumentar la agilidad.
4. ¿Necesito un software especializado para la Inteligencia de Procesos?
Aunque el software especializado puede ser útil para aspectos específicos de la Inteligencia de Procesos, como la minería de procesos o la RPA, gran parte del análisis y la optimización pueden realizarse con herramientas estándar de análisis y visualización de datos.
5. ¿Cuál es la diferencia entre inteligencia de procesos y minería de procesos?
La inteligencia de procesos es un enfoque integral para comprender y optimizar los procesos empresariales mediante el aprovechamiento de datos y análisis. La minería de procesos es un subconjunto de la inteligencia de procesos que se centra en analizar los registros de eventos generados por los sistemas de información, como las aplicaciones ERP o CRM.
