Cómo la automatización de los procesos empresariales redujo el error humano en un 75%

MDP es una compañía de seguros especializada en seguros en la costa este de los EE.UU. La firma reemplazó sus procesos manuales para la generación de propuestas y la contratación de corredores con un sistema completamente personalizado y automatizado usando ProcessMaker. Como resultado, MDP mejoró la calidad de sus propuestas y redujo drásticamente el tiempo de producción de sus productos.

Antes de implementar ProcessMaker, MDP utilizaba un sistema de administración de agencias que incluía características estándar, con una capacidad limitada de personalización. Dado que la empresa se centraba en los seguros especializados, MDP necesitaba una solución con más flexibilidad, que pudiera adaptarse a la especialización y complejidad de su modelo de negocio.

MDP utilizó un proceso manual para coordinar los datos entre la realización de análisis, las presentaciones y la preparación de informes. Esto implicaba copiar y pegar o volver a introducir manualmente los datos entre el sistema de gestión de la agencia, Microsoft Excel, PDFs, y otras herramientas. El resultado fue un error humano que incluía errores de mecanografía, omisiones y datos desorganizados. Además, este proceso manual resultó en una pérdida de tiempo y de enfoque.

El organismo necesitaba un sistema que permitiera vincular la forma de trabajar de su equipo con los requisitos del sistema de gestión del organismo proporcionado por su transportista principal. En lugar de adaptar la forma en que su equipo trabajaba para ajustarse a un sistema de gestión estandarizado y coordinar el trabajo que realizaban en torno a él en otras herramientas de forma manual, MDP automatizó estas tareas en torno a la forma en que su equipo trabaja utilizando ProcessMaker.

Solución deautomatización de procesos empresariales

ProcessMaker construyó una solución personalizada para MDP para servir a los requerimientos únicos de la empresa. La solución ofrecía la funcionalidad de ProcessMaker BPM, junto con el sistema de gestión de agencias de MDP, con una interfaz de usuario completamente personalizada. El sistema agilizó los procesos de generación de propuestas de suscripción, encuadernación y contratación de agentes.
ProcessMaker ayudó a MDP a automatizar cada fase de su proceso de solicitud de seguro, desde el envío de la solicitud hasta la facturación. El flujo de información entre las personas y los sistemas de la organización se produjo de forma automática. Finalmente, la información de cada fase del proceso es compilada en un PDF de la propuesta de seguro, que luego fue convertida en una factura y luego en una carpeta final.

Cada solicitud de seguro se presenta en un formulario personalizado de ProcessMaker que luego genera una propuesta en PDF que se envía a la compañía de seguros para ser calificada. Una vez que la propuesta es calificada, se envía automáticamente al asegurador de MDP para que se genere una cotización. Una vez completado este paso, se crea una propuesta final formal que se envía al cliente en una fase. Una vez completado este paso, la propuesta se vincula y se genera una factura. Finalmente, se le recuerda automáticamente a MDP cada año la renovación del contrato.

La policía de Memphis también automatizó su gestión de corredores y transportistas con Processmaker. Este proceso comprendía el examen y la gestión de documentos entre las diversas partes interesadas y los sistemas necesarios para aprobar un nuevo proveedor de seguros. Con ProcessMaker, todo este proceso fue racionalizado desde la propuesta inicial hasta la incorporación final del proveedor. Esta parte de la solución también interactúa con el software de gestión de proveedores, EPIC, y extrae su código de seguimiento para permitir una gestión fluida del corredor.

A través de ProcessMaker, MPD puede visualizar sus datos y rastrear sus objetivos. El panel de la solución incluye un número de envíos cotizados, premium y un índice de aciertos mensual. También incluye una lista priorizada de casos para que las cuentas clave se mantengan siempre en primer plano. El registro de auditoría de ProcessMaker proporciona un registro de toda la información, con fecha y hora. También hay tableros e informes disponibles para cada uno de los programas y proyectos de MPD. ProcessMaker también proporciona a MDP un tablero de control de abastecimiento de clientes potenciales para que la empresa pueda obtener información sobre sus iniciativas de marketing. Finalmente, a través de la pista de auditoría completa de ProcessMaker, MDP puede ver qué campo cambió, quién lo cambió y cuándo para una completa responsabilidad y visibilidad de sus operaciones.

Resultados de la automatización de los procesos empresariales

ProcessMaker permitió a MDP entregar planes de seguros más rápidamente, con mayor precisión y más fácilmente. Al implementar ProcessMaker, MDP redujo los errores humanos en sus propuestas en un 75 por ciento. La reducción de estos errores humanos ayuda a MDP en el aseguramiento de la calidad y en la protección de los márgenes de ganancias de su negocio principal.

ProcessMaker también permitió a MDP reducir al mínimo el tiempo necesario para producir y facturar una propuesta. El tiempo requerido para producir propuestas se redujo de 45 minutos a 7-12 minutos. Esto significó no sólo una mayor eficiencia para la empresa, sino que también tuvo el impacto humano de un equipo más centrado y satisfecho.

"El nivel de implicación que ProcessMaker y su equipo nos mostraron nos atrajo. Hemos estado trabajando con el mismo equipo en ProcessMaker durante ocho años. Eso es un gran positivo para nosotros y esa clase de relación consistente no tiene precedentes en el mundo de la tecnología. El equipo de ProcessMaker aprendió nuestro negocio y nuestra industria".

– Paul Lavardera, Vicepresidente Senior de Maury, Donnelly, y Parr

La más reciente iteración

ProcessMaker está creando la versión 2.0 de su producto personalizado para MDP. El nuevo producto incluirá una interfaz de usuario actualizada y se adaptará al nuevo modelo de cobertura de MDP y a la nueva compañía. También incluirá varias características nuevas solicitadas por MDP, entre ellas una integración automatizada con Outlook, un cálculo de riesgo automatizado y una compilación automática de PDF. Todo esto es posible gracias a ProcessMaker BPM, que permite a empresas como MDP automatizar sus tareas y sistemas en torno a la forma en que mejor funcionan.