¿Puede el tratamiento inteligente de documentos impulsar la hiperproductividad?
El procesamiento inteligente de documentos (PID) es una de las tres herramientas de IA que encabezan las listas de éxito de la automatización. En la actualidad, casi 4 de cada 10 organizaciones están llevando a cabo proyectos piloto relacionados con IDP.
La automatización inteligente de procesos basada en IA, como la IDP, es tan popular que McKinsey establece una nueva prioridad para los directivos en 2024: Encontrar formas sin explotar de superar a los competidores que juegan con tecnologías similares.
Ya no se trata de si utiliza la hiperautomatización, sino de cómo la utiliza. Cuando todo el mundo clama por un giro único en una estrategia generalizada, la hiperproductividad es la forma en que los principales líderes en automatización se aseguran los beneficios que otras organizaciones se están perdiendo.
¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos (PID ) es una rama de la inteligencia artificial y las herramientas de visión por ordenador adaptadas a las empresas. Tecnologías similares se utilizan a diario. Los coches semiautónomos pueden distinguir entre contenedores de comida rápida desechados y carriles K. Nuestros smartphones organizan automáticamente las fotos de la tía Jeanine y de nuestro mejor amigo de la universidad en álbumes separados. Nuestros smartphones organizan automáticamente las fotos de la tía Jeanine y de nuestro mejor amigo de la universidad en álbumes separados.
Mediante el llamado reconocimiento óptico de caracteres (OCR), IDP puede extraer información del mundo real y ayudar a los ordenadores a darle sentido. Cargue una solicitud de hipoteca e IDP podrá "leer" su contenido para extraer por sí mismo información como el nombre, la dirección y el número de la Seguridad Social. Utiliza un conjunto de ojos digitales para extraer información importante de papeles impresos, fotos y documentos escaneados, todo ello sin intervención humana. IDP es la alternativa mejor y más intuitiva a la automatización robótica de procesos (RPA).
Otra tecnología, el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), da a IDP aún más potencia que un escáner convencional. Ya has visto cómo esta tecnología hace girar las ruedas de herramientas de IA como ChatGPT y Google Gemini. IDP no sólo recoge datos de los documentos, sino que también puede comprender su contexto.
¿Esta opinión del cliente es positiva o negativa?
Nunca he visto un documento con este formato, pero tiene suficientes similitudes con otros acuerdos como para saber que se trata de un contrato.
Éstas son sólo un par de formas en las que IDP razona con los documentos para ayudar a su equipo a organizar, buscar y dar sentido a sus datos.
Hiperproductividad y tratamiento automatizado de documentos
Con IDP, el contenido de los documentos es fácilmente utilizable. Junto con otras tareas automatizadas, puede editarlo, buscar en él o copiarlo y pegarlo en otra ubicación. Los documentos más importantes para su organización -solicitudes, formularios de solicitud, notas de reuniones, facturas- se introducen instantáneamente en sus sistemas en un abrir y cerrar de ojos.
IDP es una IA experta en leer y organizar todo tipo de datos. Puede tratarse de un documento estructurado, en el que la información suele aparecer en el mismo lugar. Piensa en un recibo que un empleado presenta para un reembolso.
Normalmente, el nombre de la empresa aparece en la parte superior, con los artículos y sus costes organizados a continuación. Incluso antes de la era de la IA en todas partes, los robots de software, como los RPA, eran expertos en extraer datos de documentos rígidamente organizados.
Pero IDP va un paso más allá al dominar también los datos no estructurados. Por ejemplo, puede identificar automáticamente información en un documento poco estructurado, como una imagen. Compruébelo usted mismo: haga una foto de un número de teléfono con su smartphone y le pedirá que lo marque. O, pruebe la herramienta de extracción de datos AI de ProcessMaker con una identificación propia.
Ahora piense en esto a nivel de toda la organización, peinando millones de documentos para localizar la información exacta que necesita. A continuación, ejecuta una acción determinada basándose en sus hallazgos. IDP introduce el contenido de los documentos en sus procesos.
Imagínatelo en acción:
- Extraer datos de una factura en papel: la información fluye entonces a través de un flujo de trabajo de pago automatizado. El sistema sabe automáticamente a cuánto asciende la factura -400 dólares- y decide qué hacer en función de los datos extraídos por IDP.
Su motor de reglas paga automáticamente las facturas inferiores a 500 $. Voilá: escaneadas, validadas y pagadas sin complicaciones. (Pruebe a crear su propio proceso de aprobación de facturas con sólo describir lo que necesita en pocas palabras).
- Rellene una base de datos de clientes con formularios escritos a mano: Desde las cooperativas de crédito hasta las consultas médicas, muchos sectores siguen confiando en que los clientes rellenen el papeleo a mano. En lugar de teclear a mano información como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, déjelo en manos de IDP. IDP extrae los datos de forma intuitiva, incluso de aquellos clientes o pacientes que siempre confunden los campos de los formularios.
- Verifique los datos de sus clientes mediante el sistema "Conozca a su cliente": IDP puede extraer identificadores personales de miles de documentos de identidad emitidos por los gobiernos, como pasaportes y carnés de conducir de todo el mundo. En lugar de esperar a que un empleado introduzca manualmente un nombre en una base de datos contra el blanqueo de capitales, cree una secuencia de IDP autodirigida. IDP puede capturar los datos del cliente y conducirlo a través de un proceso automatizado que busca a los defraudadores conocidos, todo ello en cuestión de segundos.
Con IDP, puede subir la apuesta en la automatización de documentos y empezar a disfrutar del multiplicador de rendimiento de 2024: la hiperproductividad.
Ventajas de combinar el tratamiento inteligente de documentos y la hiperproductividad
Esta es la razón por la que IDP está aumentando los beneficios de la hiperproductividad para 2024:
- Sin herramientas de automatización, entre el 60 y el 73% de los datos empresariales no se procesan, pasan desapercibidos o se analizan. La capacidad de IDP para leer rápidamente miles de documentos es una gran noticia para las organizaciones inundadas de datos. No sólo reducirá por fin los retrasos en el procesamiento, sino que podrá aumentar el tiempo medio de respuesta y, por tanto, la satisfacción del cliente. IDP también le ayuda a descubrir ideas creativas a partir de datos antes inaccesibles, y a encontrar esas joyas que pueden ser la clave para superar a la competencia.
- El procesamiento manual supone una enorme pérdida de recursos. Un estudio revela que procesar manualmente las facturas puede costar hasta 9 dólares cada una. La IA y la automatización se alían para reducir los costes a menos de 1,50 dólares, a menudo casi a cero.
- IDP ofrece una tasa de precisión del 99%, lo que es una gran noticia para las operaciones que dependen de la introducción manual de datos. Por otro lado, el 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Desde la sobreventa de entradas para los Juegos Olímpicos de 2012 hasta la infradeclaración de casos de COVID, los errores tipográficos inocentes se cuelan a menudo en las fórmulas o en la comunicación con los clientes y se convierten en un desastre.
- Imposible encontrar documentos que devoran las ganancias de productividad. Un estudio revela que, en una empresa de 2.000 empleados, se pierden 16.000 a la semana buscando incansablemente en los documentos la información necesaria. El resultado es una búsqueda inútil: nadie está seguro de cuál es el documento más actualizado y una simple búsqueda de información puede convertirse en varios correos electrónicos de ida y vuelta. IDP pone la información correcta al alcance de todos los miembros del equipo.
Vea cómo IDP cambia las reglas del juego en comparación con las herramientas de RPA que utiliza actualmente.
Vea el PDI y la hiperproductividad en acción
KPN, una de las principales empresas de telecomunicaciones de Europa, se enfrentaba al problema de la búsqueda inútil de documentos. Con un gran número de contratos que mantener, almacenar copias en papel en archivadores ya no era viable. Los jefes de ventas pedían ver los detalles de un acuerdo y la caza comenzaba: los empleados pasaban horas rebuscando la versión actual.
Reconfiguraron su estrategia con una mentalidad de hiperproductividad. Con IDP, subieron a la nube 2 millones de contratos en papel. Gracias a la extracción automatizada de metadatos, las versiones digitales podían consultarse al instante.
Mejor aún, sus metadatos eran ahora inteligentes. En lugar de limitarse a extraer detalles básicos directamente del documento (como el título o el nombre del proveedor), IDP aprendía sobre el documento a través del Procesamiento del Lenguaje Natural. Los empleados de KPN podían buscar pistas más matizadas en lugar de términos de búsqueda estrictos.
En lugar de acumular polvo en un sótano, IDP sacó a la luz los datos archivados, revelando nuevas y valiosas perspectivas y aumentando la productividad general de los equipos.
El número de documentos que llegan a su organización no va a disminuir: según todos los indicios, los datos aumentarán drásticamente en la próxima década. El procesamiento y la gestión manual ya no son posibles, y no hay lugar para los errores humanos. Para asegurarse de que no sólo se mantiene por delante de la competencia, sino que la supera continuamente, IDP es el siguiente paso en su viaje hacia la transformación digital.
