Los 5 casos principales de IDP

¿Cree que los documentos son objetos estáticos? Esa creencia está cambiando gracias a una tecnología de automatización de documentos denominada procesamiento inteligente de documentos (PID). Los documentos no sólo se procesan a sí mismos, sino que se convierten en fuentes dinámicas de información que usted puede analizar y sobre las que puede actuar en tiempo real.

Esto es una gran noticia, teniendo en cuenta que entre el 60 y el 73% de todos los datos empresariales pasan desapercibidos, no se procesan o no se analizan. Qué es el procesamiento inteligente de documentos y cuáles son los cinco casos de uso que inspirarán su estrategia de automatización de documentos?

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos (PID) utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para leer documentos como facturas, recibos, solicitudes y otros. Puede encontrar la información deseada en un documento, como el nombre de la tienda y el importe de un recibo. A continuación, puede utilizar esa información para rellenar formularios como solicitudes de reembolso, enviar correos electrónicos o realizar pagos.

La IDP puede centrarse en los datos clave de cualquier documento. Contratos, extractos bancarios y registros de identificación personal son también los principales candidatos para IDP. Esto incluye documentos físicos escaneados y digitalizados, o documentos electrónicos.

Con IDP, la inteligencia artificial gestiona los dos tipos de datos con los que luchan las organizaciones: documentos estructurados y no estructurados.

Antes, había que dedicar tiempo a reestructurar los datos en un formato coherente. Por ejemplo, no hace mucho tiempo alguien tenía que rebuscar entre montones de tarjetas de visita recogidas en una conferencia e introducir manualmente los contactos en una hoja de cálculo.

El procesamiento inteligente de documentos realiza la estructuración de datos por usted, extrayendo información de todo el documento, por inesperada que sea su ubicación.

Automatización robótica de procesos (RPA)

Como se ha mostrado anteriormente, el procesamiento inteligente de documentos es una solución óptima para la gestión de datos, una mejora muy necesaria de las capacidades de la automatización robótica de procesos (RPA). A diferencia de IDP, RPA está mucho más limitado en lo que puede hacer. Mientras que IDP es una solución intuitiva, RPA necesita que le digan lo que tiene que hacer, y sólo puede seguir tareas específicas.

¿Cómo funciona la PDI junto con la automatización?

IDP facilita el Santo Grial corporativo: los datos limpios. Esta victoria prepara a su organización para el éxito con otros tipos de herramientas de automatización.

La mayoría de las tecnologías de hiperautomatización, como la automatización robótica de procesos o la minería de procesos, funcionan infinitamente mejor cuando se alimentan con datos limpios, coherentes y precisos. Esto significa datos que siguen reglas de formato (¡piensa en las muchas formas en que puedes escribir un número de teléfono!).

Por ejemplo, un nombre o una dirección de correo electrónico mal escritos pueden estropear futuras comunicaciones con un cliente. Los datos de mala calidad son algo más que un error tipográfico: se abren camino a través de otros procesos automatizados y se convierten en una bola de nieve.

Utilizar una potente plataforma IDP para extraer información con una precisión superior al 99% es el primer paso para aprovechar el gran mundo de la automatización del flujo de trabajo.

¿Cuáles son las principales ventajas de la PDI?

• Mejorar la asignación de recursos: Traslade la carga de trabajo administrativo a las máquinas. Los humanos pueden centrarse más en la estrategia, las relaciones con los clientes e inventar oportunidades de crecimiento.
• Reduzca costes: Según un estudio, el procesamiento manual puede costar a su organización hasta 9 dólares por factura. Hoy en día, las empresas con mejores resultados utilizan la IA y la automatización para reducir esos costes a menos de 1,42 $.
• Aumentar la moral: Admitámoslo, 40 horas semanales de tareas de copiar y pegar en una silla giratoria hunden el ánimo de los empleados. Al reducir la aburrida introducción de datos y permitir que los empleados se centren en proyectos más atractivos, conseguirás un equipo más entusiasta.
• Reduce los errores: En los negocios, los errores tipográficos no son meras meteduras de pata inocentes; pueden acumular pérdidas y hundir la reputación. Una empresa de seguridad japonesa esperaba vender una acción por 610.000 yenes, pero una pulsación errónea de una tecla vendió 610.000 acciones por un yen cada una. IDP mejora la precisión de sus actividades empresariales reduciendo los puntos de contacto humano.

Los 5 casos de uso de IDP que debe conocer

El procesamiento de documentos con IA acelera la entrada de datos y el análisis en todos los sectores. No es de extrañar que los expertos pronostiquen que este sector de 1.100 millones de dólares ascenderá a 5.200 millones sólo en los próximos dos años. Exploremos algunas de las áreas en las que IDP está reescribiendo la gestión de documentos.

Procesamiento de facturas

IDP extrae información clave de las facturas, como detalles del proveedor, números de factura, partidas e importes. Con IDP, procesará las facturas más rápidamente y mejorará la eficiencia de las cuentas a pagar.

Antes, alguien tenía que abrir cada sobre de factura, introducir manualmente los datos en el sistema de contabilidad de la empresa y luego archivar la factura. IDP puede mejorar este lento proceso. Con IDP, el software puede realizar esas tareas automáticamente, extrayendo los datos y enviándolos también a los gestores encargados de la aprobación.

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Gestión de contratos

IDP agiliza la gestión de contratos extrayendo datos de los mismos, como nombres de empresas, fechas clave y términos y condiciones. Acelera la preparación y revisión de los contratos, reduciendo el riesgo de introducir en los flujos de trabajo información de contacto o entregables inexactos.

La PDI no se limita a incorporar los contratos actuales. También puede ayudar a crear otros nuevos. Si su organización tiene problemas para mantener la coherencia lingüística entre los acuerdos, IDP es la herramienta que necesita. Extraiga los términos clave y añádalos a un nuevo acuerdo. Busque contratos que compartan obligaciones o encuentre contratos que no coincidan con los demás.

Cliente a bordo

IDP da a la incorporación de clientes un lavado de cara muy necesario. Extraiga y verifique automáticamente los datos del cliente a partir de documentos como el DNI y los formularios de solicitud.

A veces, el proceso de incorporación incluye formularios y notas escritos a mano. Este es otro ámbito en el que brilla la automatización de documentos. IDP puede leer e interpretar la escritura a mano (¡incluso la cursiva!) y rellenar los caracteres que faltan con un alto nivel de precisión. Los documentos fiscales, la admisión de pacientes o los formularios gubernamentales se convierten fácilmente en formularios digitales y utilizables a través de IDP.

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Cumplimiento e informes reglamentarios

IDP ayuda a automatizar la extracción y clasificación de datos con fines normativos y de elaboración de informes. Ayuda a supervisar el cumplimiento y garantiza que las organizaciones se mantengan al día de los cambios en la normativa y la legislación.

Encontrará IDP basado en IA en sectores muy regulados, como la banca y las finanzas. La IDP ayuda a codificar el procesamiento de documentos sensibles. Puede automatizar las comprobaciones de Conozca a su cliente gestionando contenidos como:

• Prueba de residencia
• Facturas de servicios públicos
• Estatutos
• Prueba de ingresos
• Tarjetas de gestión de firmantes

Sectores como la banca y la enseñanza superior procesan todo tipo de documentos de identidad oficiales, como pasaportes, carnés de conducir y registros de vacunas de todo el mundo. Encargar a una persona que aprenda los distintos formatos puede llevar semanas y ensuciar los datos. IDP captura rápidamente identificaciones personales limpias y puede incluso enmascarar identificadores sensibles -como números de la seguridad social- de miembros del equipo no autorizados.

A partir de ahí, la automatización puede conducir la información por otros pasos. Añada la información a una base de datos, utilícela para rellenar otra serie de documentos o introdúzcala en un sistema de comprobación de antecedentes.

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Tramitación de siniestros

Los profesionales de los seguros utilizan AL y ML para ayudarles a recopilar y organizar documentos como formularios de siniestros, historiales médicos y pruebas justificativas. IDP agiliza el flujo de trabajo de tramitación de siniestros, reduce el esfuerzo manual y mejora la precisión en la liquidación de siniestros. Encontrará compañías de seguros que utilizan la automatización de documentos para:

• Valide la información: Compare automáticamente las reclamaciones con los registros para señalar fechas o ubicaciones incorrectas.
• Recopilar información: Recopilar documentos manuscritos, correos electrónicos y otros contenidos en un solo archivo.
• Reconocer la información que falta: Cuando los sistemas automatizados detectan un campo que falta, pueden activar una secuencia de comunicación con el cliente para localizarlo rápidamente.

La IDP mejora la eficacia y precisión operativas de la tramitación de siniestros, pero también aumenta la satisfacción del cliente. Accenture descubrió que el 31% de los clientes se sentían insatisfechos con la tramitación de su siniestro de hogar o automóvil. ¿Cuál es la causa de la frustración? La rapidez: seis de cada diez consideraban que el proceso era demasiado largo. Muchos huyeron a una aseguradora de la competencia debido a la mala experiencia. La inteligencia artificial puede ayudar al sector de los seguros a retener a sus clientes y recuperar los 170.000 millones de dólares que, según Accenture, les costará la lentitud de los plazos.

La clave de una estrategia eficaz de procesamiento de documentos con IA es contar con un socio que destaque también en automatización. No basta con extraer las direcciones de la empresa del papeleo de incorporación en una hoja de cálculo. Esa información tiene que moverse a través de sus operaciones y la automatización de procesos es su pastor.

La IA y la IDP, combinadas con la automatización de procesos, le ayudan a realizar acciones con la información extraída. Consulte las bases de datos contra el blanqueo de capitales, solicite una lista de los productos con mejores resultados en Texas y evalúe las opiniones de los clientes para identificar posibles oportunidades. Con IDP + automatización, la información se vuelve utilizable. Se convierte en conocimiento. En lugar de languidecer en un repositorio de datos, por fin puede dar vida a sus datos más importantes.

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